Пара слів про Планування та Управління товарним запасом

У міру руху вперед, вони роблять закономірні кроки у своєму житті та розвитку своєї справи.

Багато програмістів та організацій, які займаються питаннями автоматизації, вважають, що можна щось впроваджувати лише тоді, коли їхні замовники «дозріють» до будь-якого рішення самостійно. Можливо, це правильне рішення для великих програмістських «контор», але ми все ж таки намагаємося спілкуватися зі своїми замовниками доброзичливо і намагаємося їх навести на якісь цікаві думки. Тому що, вважаємо, якщо у них йдуть добре справи – то й у нас буде добре.

А тепер перейдемо до статті :).

Тема: планування та управління складськими запасами.

Тут же багато хто каже, що їм планування не потрібне – вони і так все знають і в них є тямущі люди, які самі в усьому розуміються. Чудово! Так ось, вміння розібратися – це і є вміння планувати. Ви ж думаєте, що, де, коли і як купити? Ось ви самі й відповідаєте на свої запитання.

Можна сказати, що управління буває двох видів: поточне (тільки за фактом) та перспективне (за планом з урахуванням поточного стану). Це неточні та ненаукові терміни, але людям подобаються гарні слова, і ми спробуємо їх розтлумачити.

Управління за фактом – це найпростіше рішення. Ви дивитеся в кімнаті, де лежить ваш товар, згадуєте що, коли і скільки купили-продали і що треба зробити завтра, після чого – сміливо заявляєте: треба купити те й те, там і так. Думаємо, що зрозуміло. Тобто ви далеко не заглядаєте, товару у вас мало, оборот невеликий, «страхові» і «гарантійні» запаси не тримаєте. Приклад такого планування – кіоск, в якому самі продавці щось і десь замовляють, коли їм зручно.

Цей спосіб управління не має на увазі будь-якогожорсткості у замовленнях. Замовлення робляться нерегулярно, «страхові запаси» зазвичай відсутні. Відхилення у термінах постачання часто не враховуються. Ну, ні сьогодні, скінчилося – приходьте завтра… Сьогодні не привезли, буде наступного тижня.

Такий тип управління зручний для компаній, які починають свою діяльність (у них немає чіткого порядку роботи), малих компаній (малий склад припускає «ручне» управління). І у випадках, коли ринок слабо вивчений чи він непередбачуваний (важко поставити планові характеристики складського запасу). Як правило, у такого роду компаніях, що максимум роблять – це обмежуються вказівкою «точок замовлення» і усними рекомендаціями (від керівництва) що і як варто замовляти.

Позитивні якості: швидкий старт, простота, персонал практично не потрібно навчати. Замовлення постачальникам для поповнення "страхового" запасу складу можна робити в будь-який зручний час, але чим частіше - тим краще (бо орієнтація - "точка замовлення"). З часом (непрямим шляхом), можна дізнатися необхідні параметри для більш серйозного керування складом і перейти до такого.

Недоліки: немає обмеження обсягу складу «згори» і за відсутності необхідного досвіду чи ретельності та контролю у створенні замовлень – склад постійно тяжіє до збільшення. Не зрозуміло час, коли потрібно робити замовлення, неясно який має бути обсяг цього замовлення - у персоналу, який робить замовлення постачальнику, тут велика можливість зробити помилку.

Ось. Тут ми використовували кілька цікавих термінів. Давайте їх розберемо "на пальцях" J .

"Точка замовлення". "Точка замовлення" - це обсяг якогось товару, при досягненні якого варто зробити замовлення. Фактично визначається кількістю, яку треба мати, щоб спокійно продовжувати роботу та успішно дочекатися чергового постачання. В інтернет-в магазині точка замовлення дорівнює нулю, т.к. товар у принципі не повинен залишатися, все продається «з коліс». У звичайному магазині - цілком можливо, наприклад, якщо на полиці залишилося дві пачки порошку - настав час підкинути ще десяток :) .

Як правило, точка замовлення вказується на номенклатуру у вигляді потрібної кількості в необхідних одиницях вимірювань. Наприклад: порошок "Лотос", 2 пачки.

"Страховий запас". Це якийсь додатковий обсяг товару для згладжування проблем із поставками та непередбачуваним збільшенням попиту. Зазвичай цей обсяг враховують щодо «точок замовлення». Якщо ми порахуємо «страхову» кількість за кожною позицією та вкажемо собівартість цього товару – отримаємо шукане.

Тобто, як правило, «страховий запас» зручніше вимірювати в грошах та обсягах від існуючого торгового запасу.

"Обмеження зверху". Легко бачити, що мінімальний обсяг складу (товарного запасу) визначається "страховим запасом". Але багатьом хотілося б, щоб склад (товарний запас) не розростався безконтрольно. Ось ці перешкоди (у вигляді якихось організаційних чи програмних рішень) ми називаємо «обмеженням зверху».

Є ще й "гарантійний запас". Тут 99,99% замовників одразу кажуть, що цього вони не мають, і не буде. Можна з ними погодитись, а можна – порахувати. Ви даєте гарантії своїм клієнтам? Ні – значить, гарантійного запасу у вас немає. Даєте - значить, є. Не вірите? Легко перевірити: порахуйте, що і скільки ви міняєте, ремонтуєте чи обслуговуєте за гарантією в період між замовленнями постачальникам – це ваш «гарантійний запас». Як правило, він невеликий чи нікчемний.

Планове управління.

Методи планування складу бувають різноманітними, т.к. вони залежать від діяльності компанії. Найпростіше плануваннямає на увазі, що компанія вирішила організаційні питання, знає параметри ринку, сформувала вимоги до якості та обсягу складу та переходить (або вже перейшла) до підтримки чи поліпшення якості складських запасів. Тобто почали думати наперед або змушені так зробити через зростання організації, намагаючись відновити керованість своїх підрозділів.

Тут недостатньо поставити «точки замовлення». При перспективному управлінні можуть вирішуватись питання підтримки страхового та гарантійного складського запасу. Можуть враховуватись сезонні та інші коливання на ринку товарів, інші передбачення та вимоги до майбутніх продажів.

Планове управління набагато жорсткіше, воно потребує регулярності та точності.

Для переходу до нього необхідно вирішити мінімум низку питань:

Який товар матиме «страховий запас».
Який розмір страхового запасу.
Чи є «гарантійний» запас, який товар він матиме.
Розмір «гарантійного» запасу.
Регулярність та контроль проведення замовлень постачальникам.
Обмеження складського запасу зверху. Це робиться завданням норми замовлення та (або) завданням фонду закупівлі.

Недоліки: потрібне оперативне вирішення організаційних питань, потрібна вища кваліфікація персоналу (можливо, знадобиться навчання), потрібна вищу виробничу дисципліну і відповідальність персоналу, за відсутності належного підходу з боку персоналу – питання поповнення складу можуть вирішуватися неправильно. Виконання замовлення постачальників має бути строго регулярним, точним та документальним.

Переваги: прозорість та зрозумілість поповнення складу, можливість фінансовими чи іншими важелями управління впливати на якість складу, можливість на підставі даних про якість складуробити більш точні необхідні планові рішення щодо подальшої стратегії компанії. Склад стає більш керованим і тенденція до переповнення зменшується (це питання вирішується остаточно лише за належного обліку та контролю поповнення та повернення товару під замовлення клієнтів, які не підлягають регулярному поповненню, а так само – при вирішенні питань бракованого та «лежалого» товару). Планове замовлення постачальнику може виконуватися рідше й у персоналу, відповідального замовлення постачальникам може зменшитися обсяг роботи.

Ось тут виник ще один термін – «якість складу». Що це таке? Це певний набір характеристик товару чи всього (частини) складу, слідуючи яким під час закупівлі – ми матимемо бажані результати роботи. Наприклад, ми можемо сказати, що ми будемо продавати олівці такої марки, з такою собівартістю з такою швидкістю і націнкою ... І т.д. і т.п. А в результаті – маємо отримати те, що хочемо.

Все дуже просто :) . А як ви думали? Варто лишень почати.