Перелік документів, які можуть не оформлюватись на папері

Колись діловоди чинили опір переходу з паперових журналів реєстрації в системи електронного документообігу. Наразі у більшості організацій внутрішнє узгодження документів уже проводиться у ВЕД і не викликає побоювань. Тепер перед нами з'явились нові можливості, які дають ще більше перспектив для переходу на повністю «безпаперову» роботу. Проте, разом з тим, нас починають долати й нові страхи.

У деяких може виникнути неприємне почуття невпевненості та сумніву під час читання словосполучення «електронний документ». Відразу на думку лізе стільки запитань: Чи надійно це? Як зберігати? А суди ухвалять?

Але чомусь ніхто не задається такими ж питаннями при роботі з папером, та просто тому, що це звично і здається надійним. Хоча і «паперове» законодавство не зовсім і можна визначити недоліки. Так, нормативна база з електронного документообігу теж далека від досконалості і є білі плями, але вона розвивається і постійно покращується, тоді як «паперове» законодавство поступово зживає себе.

Але що робити із нашими питаннями? Потрібно шукати на них відповіді. Електронний документ – надійний, зберігати його просто і судами приймається.

Зараз саме час, щоби піти в ногу з електронними документами, а не доживати з папером її вік. Настав час отримати відповіді на ваші запитання та побоювання, щоб потім не бути в ролі наздоганяючого.

Юридична значимість електронного документа

Для того, щоб зрозуміти, які документи можуть обходитися без паперу, необхідно в першу чергу дізнатися, як з юридичної точки зору розцінюється електронний документ.

Паперова чи електроннаформа

Існує ще вимоги деяких нормативних актів, які наказують оформляти низку документів на спеціальних паперових бланках. Це пов'язано зазвичай із наявністю на таких бланках гербів і емблем і більшою мірою відноситься до федеральних органів виконавчої влади.

У будь-якому випадку для більшості внутрішніх документів комерційних організацій таких жорстких умов не існує. Для закріплення форми електронного документа у комерційній організації достатньо локального нормативного акта.

Проте державні органи також не відстають від прогресу. Все більше документів їх компетенції переводяться в електронний вигляд, з одним лише застереженням, що якщо орган влади не має технічної можливості вести електронний документообіг (як внутрішній, так і зовнішній), то в такому разі орган влади продовжує працювати з папером. Можна сказати навіть навпаки – вони рухають прогрес, одним із прикладів є Федеральна податкова служба, що переводить в електронний вид взаємодію з організаціями звітності.

Кадровий облік та класичне діловодство

На даний момент кадрове діловодство один із найскладніших процесів для переведення його на повністю безпаперовий варіант роботи. Це пов'язано в першу чергу з:

відсутністю, у більшості випадків, у майбутнього (або поточного) працівника електронного підпису, який гарантує надійність електронного документа, і без якого не вийде укласти договір (і підписати низку інших кадрових і не лише документів);
вимогою тривалого, а деяких випадках і постійного зберігання. Кадрові документи одні з найбільш «довгограючих» документів, і довгострокове зберігання має низку складнощів. Велика відмінність електронного документа в тому, щододатково з'являється необхідність зберігати такий довгий період (тобто в ряді випадків це постійний термін зберігання)систему або технології, які дозволять відтворити електронний документ та сертифікати, що підтвердять його справжність;
необхідністю підписання низки документів більше одного разу тощо.

Але електронні документи завойовують і цю консервативну сферу. Навіть таку начебто непорушно паперову річ, як трудова книжка, незабаром законодавці планують перевести в електронний вигляд.

Однак є документи кадрового обліку, які вже можна повністю перевести в електронний вигляд:

журнал реєстрацій трудових договорів та змін до них;
журнал обліку наказів прийому працювати;
форма Т-60 (записка-розрахунок про надання відпустки працівникові);
форма Т-61 (записка-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення));
табель обліку робочого дня і т.д.

Також, відповідно до статті 312.2 ТК РФ, у кадровому обліку існує можливість оформлення трудового договору в електронному вигляді (при дотриманні деяких умов), проте роздрукувати його все ж таки доведеться.

Що ж до типових для класичного діловодства документів (накази, службові записки, вихідні листи і т.д.), то немає жодних перешкод для переходу на повністю безпаперовий варіант роботи (за умови наявності в учасників процесу електронного підпису (ЕП)) .

Єдиний момент, який буде потрібно вирішити це можливість Генерального директора працювати в системі, а без цієї можливості (або бажання) організувати передачу права на підписання документів від його особи іншим співробітником.

У зв'язку з цим можна зіткнутисяіз ситуацією, коли Генеральний директор не бажає працювати в системі та вважає неприпустимим передачу його функцій щодо підписання документів іншому співробітнику, навіть у рамках законодавства.

Первинні облікові документи

Що ж до зберігання даних документів, то згідно із законодавством електронні документи зберігаються та ж кількість часу, яка обумовлена для їх паперових аналогів. Однак, у зв'язку з тим, що це не просто документ, який як паперовий можна просто взяти з полиці, накладається додаткова вимога на зберігання коштів, що забезпечують відтворення електронних документів, а також засобів перевірки автентичності електронного підпису. Термін зберігання цих коштів дорівнює терміну зберігання документа.

При використанні електронних документів необхідно пам'ятати, що вони мають бути готовими до передачі контрагентами, контролюючим органам і, за необхідності, судовим. Зокрема ФНП пред'являє суворі вимоги до формату та способу обміну. З контрагентами обмін простіше за вимогами та ширше за варіантами.