Підручник Діловодство (Організація та технології документаційного забезпечення управління) -
3.2. нормативно-методичне регулювання діловодства
Загальне методичне керівництво постановкою діловодства в Україні, як і в більшості цивілізованих країн світу, здійснюють архівні органи, оскільки найцінніші документи після використання в оперативній роботі передаються на постійне зберігання до державних архівів.
Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи щодо організації діловодства мають бути у кожній організації. До них відносяться:
1. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення.
В даний час відповідно до федеральної цільової програми розробляється нова редакція ДСДОУ - системи положень, що визначають основні правила роботи з документами в організаціях. Система орієнтована і комерційні структури. Вона складатиметься з двох частин: нормативної та методичної. У нормативній частині, як і в існуючому сьогодні документі, визначаються основні завдання та функції, правове регулювання діяльності служби документаційного забезпечення в організації, її зразкова структура; порядок підготовки та оформлення документів; всі етапи роботи з ними: доставка, проходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання документів, пошук документів та інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів до архіву; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документів
* Банасюкевич В.Д; Ларін М.В. Розробка державної системи документаційного забезпечення управління - актуальне завдання // Діловодство. - 1998. - № 1.
2. Типоваінструкція з діловодства у міністерствах та відомствах України.
Інструкція зареєстрована у Міністерстві юстиції РФ. Вона включає як загальний порядок підготовки та оформлення документів, і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У ній розписано процедуру реєстрації документів, побудову пошукових систем для довідкової роботи, організацію контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ та передачу їх на архівне зберігання. . У додатку до Інструкції надано форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін. Як видно з короткого перерахування змісту Інструкції, вона відображає практично всі питання організації діловодства. Хоча вона призначена насамперед для міністерств та відомств, нею можуть скористатися і знайдуть багато корисного для себе служби діловодства організацій будь-яких форм власності. Вона може бути покладена в основу розробки інструкції з діловодства конкретної організації.
Стандарт поширюється на «організаційно-розпорядчі документи, що належать до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін., що використовуються в діяльності:
- федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів України, включаючи суб'єкти України, що мають поряд з українською мовою як державну національну мову, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правовоїформи».
4. Основні правила роботи відомчих архівів:
Правила умовно можна поділити на дві частини. У першій (розд. 2-4) детально висвітлено діловодні питання:
- вимоги до номенклатур справ, їх види, порядок їх складання, заповнення, ведення;
- порядок формування справ у діловодстві;
- організація та порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
- порядок виділення документів для знищення;
- підготовка справ до передачі до архіву: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформлення обкладинки тощо), складання описів, передача до архіву.
В іншій частині правил (розд. 5-14) докладно розкривається робота з документами в архіві.
Для комерційних організацій, які не передають документи на державне зберігання, а зберігають їх у себе, правила є незамінною підмогою в організації їхнього архіву.
5. Переліки документів із зазначенням термінів зберігання (Типовий чи відомчий)*.
* Про переліки докладно див. 14.
6. Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях.
Пакет цих документів треба постійно оновлювати у міру заміни нормативно-методичних актів на нові.
Але крім того, що треба знати як виконувати ту чи іншу роботу, треба ще мати уявлення про норми часу або вироблення, що існують на ці види робіт.
Центральним бюро нормативів праці розроблено досить багато нормативних документів, містять норми часу на роботи, виконувані працівниками управлінського апарату. Роботу з документами відображають:
• Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи зкомплектування та обліку кадрів.
Останній нормативний документ необхідний роботи з кадрової документацією.
Всі ці нормативи рекомендуються до застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності.
Пакет загальнодержавних нормативно-методичних документів необхідно мати кожній службі справи як довідковий матеріал. Він використовується для розробки таких індивідуальних організаційних документів, як Положення про службу ДОП, посадові інструкції її працівників та інструкція з діловодства конкретної організації.
1. Які законодавчі акти наказують обов'язковість документування інформації?
2. Які вимоги до документів викладено у законодавчих актах?
3. Які питання роботи із документами регламентуються законодавчими актами?
4. На кого покладено методичне керівництво постановкою діловодства країни?
5. Яке значення ДСДОУ та що вона регламентує?
6. Що регламентує типова інструкція з діловодства?
8. Навіщо складаються переліки документів із зазначенням термінів зберігання?
9. Які нормативно-методичні акти використовують у роботі з документами кадрові служби?
10. Хто розробляє нормативи часу на управлінські види робіт і як вони застосовуються?