Підвищуємо авторитет головбуха в очах колег та начальства
Від чого вбереже: керівник більше не думатиме, що бухгалтерія даремно отримує зарплату.
Мова цифр замість слів-паразитів
Щоб виключити непорозуміння з начальником, потрібно лише перекласти ваші слова на мову цифр. Наприклад, показати, що кількість основних засобів за рік зросла вдвічі. Тому необхідно або виділити окремого бухгалтера на цю ділянку, або вкласти гроші в автоматизацію. Тоді директор змінить ставлення до свого головбуха і усвідомлює, що, якщо той про щось просить, це не просто так, а справді обґрунтовано.
Найцікавіше, що змушувати себе відмовлятися від слів-паразитів доведеться лише спочатку. Ви самі не помітите, як це увійде до звички.
Чого хоче генеральний директор від бухгалтерії
"Я попереджаю про наслідки" замість "я забороняю"
Візьмемо ПДВ. Компанія щомісяця перераховує постачальникам 30 млн. руб. З них ПДВ - 18 відсотків, тобто близько 5 млн руб. Якщо зовсім не враховувати первинні документи, то ми не зможемо прийняти податок до вирахування і переплачуватимемо ці 5 млн до бюджету. Або зарахуємо ПДВ, але без документів. А це вже як мінімум адміністративне правопорушення. Тому три роки ми сидітимемо як на голках і чекатимемо, пронесе — не пронесе, помітять — не помітять. Якщо не пронесе та прийде податкова перевірка, то доведеться перерахувати до бюджету і цю суму, і штраф у розмірі щонайменше 20 відсотків. Тобто ще мільйон карбованців за кожен місяць. І це тільки ПДВ, а є ще податок на прибуток у розмірі 20 відсотків. Тобто ми повинні будемо заплатити ще 6 млн руб., Бо без первинних документів віднести такі витрати на зменшення оподатковуваного прибутку не можна.
Тут я хочу наголосити: як би не була для нас очевидна та чи іншапроблема, завдання головного бухгалтера не забороняти, а попереджати про наслідки. І лише генеральний директор має право ухвалити остаточне рішення. Причому не завжди це рішення співпадатиме з нашою думкою. Він цілком може сказати: «Та гаразд, нісенітниця, це все несуттєво». А нам простіше: не треба — не робимо. Тобто документи, які в бухгалтерію встигли прийти до 5-го числа, проводимо, а ті, які не встигли, не проводимо. Адже насильно милий все одно не будеш.
У цьому випадку головбуху треба набратися терпіння і дочекатися, коли генеральний директор все ж таки змінить свою точку зору. І сприяти тому, щоб це сталося якнайшвидше. Скажімо, шеф побачить, яку величезну суму податків доводиться сплачувати до бюджету. Викличе вас і запитає, чи є можливість зменшити цю суму. А ви йому: «Звичайно, є, потрібно просто чіткіше налагодити роботу щодо своєчасної передачі до бухгалтерії первинних документів, що входять». Іншими словами, «клієнт має дозріти», сам відчув проблему. Бажано, звісно, не доводити до негативних наслідків. І чим частіше директор розумітиме, що головбух його попереджав не дарма, тим більше він прислухатиметься до його думки надалі.
"Центр економії витрат" замість "центру витрат"
Якщо він не розуміє, чим займається бухгалтерія, йому буде шкода і 300 руб. премії виплатити. А необхідність у будь-якому додатковому співробітнику потрібно буде дуже довго й муторно доводити.
Мета головного бухгалтера – показати, як діяльність бухгалтерії допомагає компанії. Якщо директор побачить, що в результаті оптимізуються податки, знижується дебіторська заборгованість, раціонально використовуються кредитні ресурси, картина стане зовсім іншою. Коли головний бухгалтер прийде та попросить ще однуштатну одиницю з окладом в 25 000 руб., Шеф не дивлячись підпише цю службову записку.
Необхідно з "бухгалтерії - центру витрат" перетворитися на "бухгалтерію - центр економії витрат". Комерційний відділ - молодці, вони забезпечують виторг. Але кому ця виручка потрібна, якщо вона потім з'їдається через неефективне оподаткування, високий рівень дебіторської заборгованості та нераціональні витрати? Тому головний бухгалтер має пояснити директору, що головне не виручка, а фінансовий результат, «доходи – мінус витрати».
І саме у формуванні фінансового результату правильно орієнтована бухгалтерія бере безпосередню участь. І роль бухгалтерії така ж важлива, як і роль продавців. Одні відповідають за оптимізацію доходів, інші — за оптимізацію витрат.
Робота з «мільйонами» замість пошуку «копійок»
Щоб результати вашої роботи стали видно, потрібно строго обмежити втрати часу. А заощаджені години та хвилини присвятити конкретним справам. Одночасно необхідно перестати займатися дрібними копійчаними питаннями та перейти до вирішення справді серйозних, з погляду генерального директора, завдань.
Зокрема, не варто витрачати час на шкідливого постачальника, який не може надіслати рахунок-фактуру на 5831 крб. 62 коп. Краще розробити та затвердити у директора систему мотивації менеджерів за своєчасну передачу документів до бухгалтерії. Тобто вирішувати не приватні питання, а проблему загалом.
Підвищуйте цінність вирішуваних вами питань та завдань, а копійчанні справи доручайте своїм підлеглим. І якщо генеральний директор бачитиме, що його головний бухгалтер не займається нісенітницею, а справді допомагає бізнесу, то спілкуватися та вирішувати поточні питання буде набагато простіше.
Ефективнеделегування замість одноосібної роботи на знос
Насправді бухгалтерія все встигає лише завдяки двадцятигодинному робочому дню головного бухгалтера, який працює буквально на знос. І чим більше у нього в підпорядкуванні співробітників, тим гострішою є проблема ефективного делегування.
Припустимо, у бухгалтерії числяться сім осіб. Тоді головбух може використати 1120 людино-годин (з розрахунку 160 годин на особу) на місяць. Складність у тому, що кожен із цієї сімки має свої професійні та особистісні особливості, тому правильний розподіл роботи між ними стає дуже непростим завданням. Але це не означає, що треба робити все за своїх підлеглих.
Генеральний директор хоче бачити на чолі кожного підрозділу, зокрема й бухгалтерії, передусім ефективного керівника. І чим краще головний бухгалтер керує своїми співробітниками, тим професійнішим він виглядає в очах начальства.
До того, що було сказано вище, є ще одне невелике, але важливе доповнення. Директор, як правило, людина дуже зайнята, тому багатьох позитивних змін, що відбуваються в бухгалтерії, вона може просто не помічати. Головному бухгалтеру не треба соромитися чи тим більше шкодувати часу на те, щоб розповідати про свої успіхи. Здоровий ненав'язливий піар потрібний обов'язково.