Планування комунікаційного процесу, Планування внутрішніх комунікацій, Планування зовнішніх
Планування комунікаційного процесу
Функція планування передбачає рішення про те, якими мають бути цілі організації та що мають робити члени організації, щоб досягти цих цілей.
Планування - безперервний процес встановлення або уточнення та конкретизації цілей розвитку організації та всіх структурних підрозділів.
Результатом процесу планування у створенні є система взаємозалежних планових документів - планів.
План - основа діяльності будь-якої організації з будь-якою формою власності, містить вказівки кому яке завдання, і в який час необхідно вирішити, як і які ресурси для цього необхідні.
Для організації роботи служби бронювання менеджер повинен:
- Намітити кінцеву мету;
- визначити проміжні цілі, що дозволяють дійти кінцевої мети;
- визначити терміни досягнення цієї мети;
- визначити виконавців цих завдань та відповідальних за їх виконання;
- визначити необхідні ресурси (інформаційні, фінансові, людські, технологічні);
- коригувати та стежити за здійсненням завдань
Мета- це конкретний кінцевий стан чи бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом.
Мета працівників служби бронювання – забезпечити безперебійне, швидке та якісне попереднє резервування номерів у готелі.
Для цього необхідно:
- налагодити систему внутрішніх комунікацій (між підрозділами);
- налагодити систему зовнішніх комунікацій (між готелем та клієнтами).
Планування внутрішніх комунікацій
Для ефективної роботи служби бронювання необхідно забезпечити безперебійне переміщення інформації між наступними підрозділами (ДодатокМал. 3):
- службою експлуатації номерного фонду;
- додатковими службами ( сектором транспорту, сектором розваги, дозвілля та відпочинку, сектором організації конференцій тощо)
Служба експлуатації номерного фонду.Функція служби - підтримання необхідного рівня комфорту та санітарно-гігієнічного стану готельних номерів та громадських приміщень.
До цієї служби надходить інформація про те, які номери заброньовані і до якого терміну їх треба підготувати для заселення.
Служба харчування.Туди надходять заявки на організацію банкетів, інформація про раціон харчування гостей (наприклад: вегетаріанець, що приїжджає гість, отже, в меню для цього гостя не включатимуть м'ясні страви).
Сектор транспорту.Має винятково важливе значення, оскільки надає туристам можливість скористатися послугою трансферт, забронювати та придбати проїзні документи на всі види транспорту.
Сектор розваги, дозвілля та спорту.Грає важливу роль у суспільній інфраструктурі індустрії гостинності та вирішує різноманітні завдання: відпочинку, розваги, оптимізації настрою, розвиток культури.
Велике значення в організації дозвілля гостям мають екскурсійні бюро, дитячі кімнати, анімаційні служби тощо.
Сектор організації конференцій.В даний час в готелях дуже велика увага приділяється конгресному бізнесу як джерелу високого і, головне, стабільного доходу. До готелів приходить безліч заявок від бізнес-туристів на проведення семінарів та конференцій.
Планування зовнішніх комунікацій
Для того, щоб служба бронювання розпочала свою роботу, необхідно організувати налагоджену систему зовнішніх комунікацій.
- Готелю необхідномати взаємні зв'язки з прилеглими готелями.