Планування роботи бібліотеки
. Система планів бібліотеки
Планування роботи – складова управління бібліотекою, його серцевина, спрямовану визначення перспективних і поточних цілей і завдань бібліотеки.
Основною метою планування є оптимальне за часом та якістю виконання завдань бібліотеки, максимальна мобілізація для цього всіх необхідних ресурсів. Вона полягає у визначенні:
- цілей та завдань роботи бібліотеки, основних напрямів її діяльності;
- Обсягу роботи, що виражається в системі планових показників;
- трудових, матеріально-технічних та фінансових витрат на виконання планових завдань.
Головні завдання та напрямки роботи бібліотеки:
¨ безумовне виконання основних контрольних показників роботи та залучення нових читачів до бібліотеки та до читання;
¨ допомога у розвитку історичного мислення, залучення користувачів до читання історичної літератури;
¨ поширення краєзнавчих знань та виховання у читачів інтересу до історії своєї малої батьківщини, формування патріотичних почуттів;
¨ виховання дбайливого ставлення до навколишнього світу, формування активної гуманної позиції стосовно природи, створення умов для читання природничо літератури;
¨ залучення користувачів до читання правової та моральної літератури, сприяння підвищенню рівня етичної грамотності, виховання культури спілкування;
¨ залучення користувачів до кращих зразків класичної вітчизняної та зарубіжної літератури, створення умов для читання та різних літературних занять тощо.
План роботи бібліотеки – це система взаємопов'язаних, об'єднаних спільною метою планових завдань, що визначають порядок, терміни тапослідовність, виконання робіт, а також проведення заходів у бібліотеці.
Показники плану роботи бібліотеки – контрольні цифри, що визначають обсяг роботи бібліотеки в планований період, які виражаються як в абсолютних величинах (кількість читачів, обсяг бібліотечного фонду, кількість відвідувань, видач, масових заходів та ін.), так і відносних (читаність, оборотність, книгозабезпеченість та ін.).
На жаль, існуюча в даний час у загальнодоступних бібліотеках система планування не позбавлена недоліків. До найістотніших можна віднести:
- відсутність перспективних планів та прогнозів розвитку окремих бібліотек;
- Різноманітність поточних планів, що дублюють один одного;
- неузгодженість між запланованим обсягом та фондом робочого часу бібліотеки.
У бібліотечній практиці застосовуються різні види планів, які можна класифікувати з різних підстав.
За термінами виконання плани поділяються на перспективні (стратегічні) та поточні (річні, квартальні, місячні, оперативні), а за обсягом планованої роботи - план бібліотеки, структурного підрозділу, індивідуальний план співробітника бібліотеки.
План може бути універсальним, що охоплює роботу бібліотеки в цілому, і тематичним, що відображає лише один із напрямів її діяльності. Поряд із планами окремих бібліотек складаються зведені плани, що охоплюють діяльність не однієї, а кількох бібліотек.
Всі ці плани різного наповнення та тривалості, виконуючи певні специфічні функції, покликані забезпечити в сукупності планомірність та узгодженість розвитку бібліотеки.
Різноманітні плани, що складаються як для бібліотеки в цілому, так і для кожного структурного підрозділу тавиконавця повинні бути приведені в систему, що забезпечує безперервну роботу за планом і в той же час виключає їх дублювання. Тільки за цієї умови система бібліотечного планування буде відповідати вимогам оптимальності як найважливішого методологічного принципу планування.
Очевидно, що чим більша бібліотека, тим більш розгорнутою буде і система її планів. Принципова модель системи планів бібліотеки включає:
- Перспективний (стратегічний) план бібліотеки;
- Річний план бібліотеки;
- квартальні плани структурних підрозділів (відділів, філій);
- Індивідуальні місячні плани співробітників бібліотеки.
Дещо іншою буде система планів централізованої бібліотечної системи (ЦБС). У тих, у яких філії мають розгорнуту структуру, тобто складаються з кількох структурних підрозділів (відділів, секторів), доцільно поруч із річним планом централізованої системи загалом мати й річні плани таких філій. Відповідно структурні підрозділи філії повинні мати квартальні плани.
Перспективний план бібліотеки розрахований кілька років (зазвичай, п'ять років) і намічає загальну лінію розвитку бібліотеки. У ньому відбиваються основні, вирішальні завдання тривалого значення; визначається рівень, якого треба досягти до кінця запланованого терміну.
Перспективні плани можуть бути як універсальними за змістом, і тематичними (наприклад, тематичний план комплектування бібліотечних фондів, план науково-методичної роботи та інших.).
Перспективний план має містити:
- основні показники роботи бібліотеки за роками;
- Перспективні напрями її діяльності;
- капітальні роботи, але виконання яких потрібно кількароків.
Останніми роками практику бібліотек входять стратегічне планування – метод перспективного планування, що полягає у встановленні цілей бібліотеки, визначенні необхідні досягнення ресурсів і вибору найбільш раціональних шляхів використання цих ресурсів. Завдання стратегічного планування – цілеспрямований інноваційний розвиток бібліотеки.
p align="justify"> Між перспективним і стратегічним планом можна побачити багато спільного - перспективний план також відображає стратегію розвитку бібліотеки, а стратегічний встановлює і перспективи її розвитку. Проте з-поміж них є й суттєві відмінності.
При стратегічному плануванні керівництвом бібліотеки визначається генеральна перспективна мета («місія» бібліотеки), яка конкретизується через систему підпорядкованих їй цілей, виконання яких делегується структурним підрозділом бібліотеки, тобто планування йде «згори», від загальної мети до деталізації. У цьому обов'язково розраховуються необхідні реалізації фінансові, матеріальні, кадрові та інші ресурси.
Якщо рішення мети делеговано відділу (філії) бібліотеки, йому виділяються й відповідні ресурси. Крім того, через 2-3 роки стратегічний план зазнає коригування з метою врахування змін, що відбулися в ресурсах бібліотеки (їх збільшення або зменшення).
Розробка стратегічного плану включає:
- аналіз стану справ у бібліотеці та у її зовнішньому та внутрішньому середовищі;
- Вибір стратегії її реалізації;
- Розробку політики здійснення стратегії;
Структура стратегічного плану включає:
-характеристику найважливіших цілей, які належить реалізувати у плановий період, з об'єктивних умов;
- заходи для досягнення цілей;
Стратегічний план включає ряд розділів (голов), кожна з яких присвячена певному напрямку діяльності бібліотеки. На відміну від перспективного плану, у якому планові завдання розподіляються за роками, стратегічний план складається за роками, а, по термінам реалізації намічених цілей.
Річний план складається з двох частин: текстової, в якій передбачаються заходи, необхідні для здійснення поставлених завдань, визначаються норми та методи роботи бібліотеки, терміни виконання планових завдань та відповідальні виконавці (найчастіше не конкретні особи, а структурні підрозділи), та статистичної, у якій намічаються кількісні показники, яких має досягти бібліотека.
Порядок складання річного плану включає:
- формулювання напрямків роботи, основних завдань та контрольних показників, яке здійснює керівництво бібліотеки;
- Складання та обговорення проектів планів у структурних підрозділах (відділах, філіях) з урахуванням пропозицій всіх співробітників;
- складання, обговорення у трудовому колективі та затвердження директором річного плану роботи бібліотеки.
Орієнтовна структура річного плану бібліотеки може виглядати так:
1. Основні завдання (події) року.
2. Звід основних показників по основним напрямам діяльності.
3. Формування фонду та відображення його в довідковому апараті.
5. Організаційна та методична діяльність на допомогу самій бібліотеці та іншим бібліотекам.
6. Розвиток матеріально-технічної та технічної бази.