Планування роботи за допомогою методу - Альпи - Офісний менеджмент

Метод Альпи відносно простий, і після деяких вправ Вам знадобиться в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

1) складання завдань;

2) оцінку тривалості запланованих дій;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40)

4) прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;

5) контроль (облік невиробленого). Розглянемо їх:

Перша стадія планування методом «Альпи» - складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра "План дня" все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:

- завдання зі списку справ або тижневого (місячного) плану;

- терміни, яких треба дотримуватися;

- завдання, що періодично виникають.

Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо). Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК – нове приміщення для офісу; В – Шишкін (комп'ютерна програма);

В – Іванов (експертна оцінка);

П – проект вивчення ринку;

К – Сидоров (статистика збуту);

ПР – Васильєв (лист);

Ч – спеціальний журнал для менеджерів;

Т - Кошкін (нестача персоналу);

Т – Сергій (вечірня партія у більярд).

Після короткого тренування Ви зможете так складати список завдань, щоб:

- у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

- підрозділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

П – проект вивчення ринку;

В – Іванов (експертна оцінка);

ПК – нове приміщення для офісу;

Ч – спеціальний журнал для менеджерів;

К – Сидоров (статистика збуту);

ПР – Васильєв (лист);

Т – Шишкін (комп'ютерна програма);

Т - Кошкін (нестача персоналу);

Т – Сергій (вечірня партія у більярд).

Друга стадія – визначення витрат часу. Пам'ятайте, що реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити.

Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій, наприклад:

Справи

Годинник

П - проект вивчення ринку;

В - Іванов (експертна оцінка)

ПК -нове приміщення для офісу

Ч - спеціальний журнал для менеджерів

К – Сидоров (статистика збуту)

ПР - Васильєв (лист)

Т Шишкін (комп'ютерна програма)

Т - Кошкін (нестача персоналу)

Т - Сергій (вечірня партія у більярд)

Разом:

Третя стадія – встановлення співвідношення 60/40.

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що Вам належить охопити планом не більше 6:00. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час має становити приблизно 5:00.

Якщо Ви запланували понад 60% свого часу, то слід обов'язково довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений наступного дня, або викреслено взагалі, або скоєно за рахунок понаднормовихробочих годин.

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити однозначно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе полягати саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше уникаєте перешкод, якщо під певне завдання ви відвели певний час.

Четверта стадія планування: прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення. Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5 - 6:00. В остаточному варіанті план дня може мати такий вигляд (табл. 4.1.):

Таблиця 4.1.План на день

планування

по-перше,встановити однозначні пріоритети для своїх справ та уточніть відповідно до них завдання дня;

по-друге,перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротить час на всі справи до необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її делегування та раціоналізації.

Складайте план до початку роботи, а саме напередодні ввечері: з більшою впевненістю та розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку розпочнете новий день

Вже на шляху додому та на шляху на роботу вранці Ваша підсвідомість опрацьовує завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день здається вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим.

Використання методу Альпи дає наступніосновні переваги:

- Найкраще налаштування на майбутній робочий день.

- Планування наступного дня.

- Чітке уявлення про завдання дня.

- Складання протягом дня.

- Концентрація на найбільш суттєвому.

- зменшення обсягу «паперової» роботи.

Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів та передовіри (делегування).

- Скорочення перешкод та небажаних перерв.

- Зменшення стресів та нервової напруги.

- Підвищення задоволеності та мотивації.

- Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу.