Положення про експертну комісію для проведення роботи з експертизи цінності документів, добору та
ПОЛОЖЕННЯ про експертну комісію ТОВ "Ваш захист"
Розділ 1. Загальні положення
1.1. Постійно діюча експертна комісія створюється у ТОВ "Ваш захист" (далі - Компанія) для організації та проведення методичної та практичної роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання документів до архіву, включаючи управлінську та іншу спеціальну документацію, що утворюється в процесі діяльності Компанії
1.2. ЕК, що постійно діє, є дорадчим органом при заступнику генерального директора із загальних питань.
Рішення комісії набирають чинності після їхнього затвердження генеральним директором Компанії. У необхідних випадках рішення експертної комісії затверджуються після їх попереднього узгодження з відповідною установою архівної служби.
1.3. У своїй роботі експертна комісія керується законодавством про архіви, розпорядчими документами галузевого федерального органу управління, наказами генерального директора Компанії, нормативно-методичними документами Росархіву та архівного органу суб'єкта України, що курує діяльність архівів, типовими та відомчими переліками документів.
1.4. Експертну комісію очолює заступник генерального директора Компанії; секретарем є завідувач архіву Компанії або особа, відповідальна за архів Компанії.
Персональний склад експертної комісії призначається наказом генерального директора Компанії у складі найбільш кваліфікованих співробітників провідних структурнихпідрозділів, представника діловодної служби та інших співробітників, які мають досвід роботи у сфері діловодства та спеціальну освіту.
Як експерти до роботи комісії можуть залучатися представники будь-яких сторонніх організацій.
1.5. На основі цього Положення філії та інші структурні підрозділи Компанії розробляють положення про роботу своєї експертної комісії, яке після погодження з керівництвом Генерального директора Компанії затверджується та вводиться в дію.
Розділ 2. Основні завдання експертної комісії
Основними завданнями експертної комісії є:
2.1. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ та формуванні справ.
2.2. Організація та проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.
2.3. Організація та проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання, у тому числі науково-технічної, аудіовізуальної та іншої спеціальної документації.
Розділ 3. Основні функції експертної комісії
Відповідно до покладених на неї завдань експертна комісія виконує в Компанії такі функції:
3.1. Організовує та проводить спільно з діловодною та архівною службами роботу щодо щорічного відбору документів установи (у тому числі науково-технічної та спеціальної документації) для подальшого зберігання та знищення.
3.2. Здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів Компанії та підготовки їх до архівного зберігання, розробки номенклатури справ, дає експертну оцінку проектам нормативно-методичних документів з названих питань.
3.3. Сприяєта методичну допомогу спеціалістам Компанії з правильного ведення діловодства, складання та оформлення документації за профілем діяльності підрозділів.
3.4. Розглядає, приймає рішення про схвалення та подає:
3.4.1. На затвердження експертно-перевірочної комісії архівної установи, а потім на затвердження керівника своєї установи:
- опису справ постійного зберігання управлінської та спеціальної документації;
- переліки проектів, проблем (тем), науково-технічна документація щодо яких підлягає передачі на державне зберігання;
- акти про виділення до знищення документів зі строками зберігання, що минули: документів з термінами зберігання 10 років і більше, з відміткою "ЕПК" у переліку.
3.4.2. На погодження експертно-перевірочної комісії архівної установи, а потім на затвердження генерального директора Компанії:
- зведену номенклатуру справ установи;
- Опису справ за особовим складом;
- акти про втрату чи невиправне пошкодження документів постійного зберігання.
3.4.3. На розгляд експертно-перевірочної комісії архівної установи:
3.4.4. На затвердження генерального директора Компанії:
- акти про виділення до знищення документів зі строками зберігання, що минув;
- акти про втрату чи невиправне пошкодження документів за особовим складом.
3.5. Спільно із службами діловодства та відділу кадрів проводить для співробітників установи консультації з питань роботи з документами, бере участь у проведенні заходів щодо підвищення їхньої ділової кваліфікації.
Розділ 4. Права експертної комісії
Експертна комісія має право:
4.1. У межах своєї компетенції давати рекомендації структурним підрозділам та окремим співробітникамКомпанії з питань розробки номенклатури справ та формування справ у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку справ постійного терміну зберігання та справ за особовим складом, упорядкування та оформлення документів.
4.2. Запитувати від керівників структурних підрозділів:
- письмові пояснення про причини втрати, псування чи незаконного знищення документів постійного та довготривалого термінів зберігання, у тому числі документів з особового складу;
- пропозиції та висновки, необхідні для визначення термінів зберігання документів.
4.3. Заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання, про умови зберігання та забезпечення збереження документів, про причини втрати документів.
4.4. Запрошувати на засідання комісії як консультанти та експерти спеціалістів структурних підрозділів, представників та експертів сторонніх організацій.
4.5. Експертна комісія в особі її голови, його заступника та секретаря комісії має право не приймати до розгляду та повертати для доопрацювання неякісно та недбало підготовлені документи.
4.6. Інформувати керівництво Компанії з питань, що належать до компетенції комісії.
4.7. В установленому порядку представляти свою установу в архівних службах України.
Розділ 5. Організація роботи експертної комісії
5.1. Експертна комісія установи працює у тісному контакті з експертно-перевірочними комісіями установ Росархіву, з центральною експертною комісією галузевого органу управління, отримує від них відповідні організаційно-методичні вказівки.
5.2. Експертна комісія працює за річним планом, затвердженим керівництвом.
5.3. Питання, що належать до компетенції експертної комісії, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру потреби, але не рідше 4 разів на рік. Усі засідання комісії протоколюються. Документи, що надходять на розгляд експертної комісії, розглядаються на її засіданні не пізніше ніж через 10 днів.
5.4. Засідання експертної комісії та прийняті на ньому рішення вважаються правочинними, якщо у голосуванні взяли участь не менше половини присутніх на засіданні членів експертної комісії. Право вирішального голосу мають лише члени експертної комісії. Запрошені консультанти та експерти мають право дорадчого голосу, у голосуванні не беруть участі.
Рішення приймається простою більшістю голосів присутніх на засіданні членів. При розподілі голосів порівну рішення приймає голова експертної комісії.
5.5. Ведення діловодства експертної комісії, зберігання та використання її документів, відповідальність за їх збереження, а також контроль за виконанням прийнятих експертною комісією рішень покладаються на секретаря комісії.