Положення про канцелярію - зразок 2019
Тип документа: Положення
Щоб зберегти зразок цього документа собі на комп'ютер, перейдіть за посиланням для скачування.
Розмір файлу: 19,8 кб
Бланк документа
Завантажити зразок документа
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Це положення визначає призначення, завдання, функції, права, відповідальність та основи діяльності канцелярії _________________ (далі - "організація").
1.2. Канцелярія здійснює документаційне забезпечення діяльності організації.
1.3. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом організації та підпорядковується безпосередньо _____________ організації.
1.4. У своїй діяльності канцелярія керується чинним законодавством, нормативно-правовими актами та методичними матеріалами у галузі діловодства та архівної справи, організаційно-розпорядчими документами самої організації та справжнім становищем.
1.5. Діяльність канцелярії здійснюється на основі поточного та перспективного планування, поєднання єдиноначальності у вирішенні питань службової діяльності та колегіальності при їх обговоренні, персональної відповідальності працівників за належне виконання покладених на них посадових обов'язків та окремих доручень завідувача канцелярії.
1.6. Завідувач канцелярії та інші працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника організації відповідно до чинного законодавства України.
1.7. Кваліфікаційні вимоги, функціональні обов'язки, права, відповідальність завідувача та інших працівників канцелярії регламентуються посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації.
1.8. Канцелярію очолює завідувач, на посаду якого призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту та стаж роботи за спеціальністю не менше ніж 3 роки.
1.9. Завідувач канцелярії:
- керує всією діяльністю канцелярії, несе персональну відповідальність за своєчасне та якісне виконання покладених на канцелярію завдань та функцій;
- здійснює у межах своєї компетенції функції управління (планування, організації, мотивації, контролю), приймає рішення, обов'язкові всім працівників канцелярії;
- розподіляє функціональні обов'язки та окремі доручення між співробітниками канцелярії, встановлює ступінь їхньої відповідальності, за необхідності вносить пропозиції керівнику організації щодо зміни посадових інструкцій підпорядкованих йому працівників;
- вносить керівництву організації пропозиції щодо вдосконалення роботи канцелярії, оптимізації її структури та штатної чисельності;
- бере участь у перспективному та поточному плануванні діяльності канцелярії, а також підготовці наказів, розпоряджень та інших документів, що стосуються покладених на канцелярію завдань та функцій;
- вживає необхідних заходів для покращення матеріально-технічного та інформаційного забезпечення, умов праці, підвищення професійної підготовки працівників канцелярії;
- бере участь у підборі та розподілі кадрів канцелярії, вносить керівництву організації пропозиції про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень на працівників канцелярії, направлення їх на перепідготовку та підвищення кваліфікації;
- Удосконалює систему трудової мотивації працівників канцелярії;
- здійснює контроль завиконанням підлеглими йому працівниками своїх посадових обов'язків, дотриманням трудової дисципліни та діяльністю канцелярії загалом.
1.10. У період відсутності завідувача канцелярії його обов'язки виконує його заступник (за його наявності) або інший працівник, призначений наказом керівника організації.
1.11. Завідувач канцелярії або особа, яка виконує її обов'язки, мають право підпису документів, що направляються від імені канцелярії з питань, що входять до її компетенції.
1.12. Канцелярія здійснює свою діяльність у взаємодії з іншими службами та структурними підрозділами організації, а також у межах своєї компетенції із сторонніми організаціями.
1.13. За неналежне виконання посадових обов'язків та порушення трудової дисципліни працівники канцелярії несуть відповідальність у порядку, передбаченому чинним законодавством.
1.14. Справжнє положення, структура та штатний розклад канцелярії затверджуються керівником організації.
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ КАНЦЕЛЯРІЇ
2.1. Удосконалення системи діловодства у створенні.
2.2. Оптимізація системи документообігу у створенні.
2.3. Організаційно-методичне керівництво, координація та контроль діяльності структурних підрозділів організації з питань діловодства та архівної справи.
2.4. Підготовка та оформлення документів відповідно до чинних стандартів та правил.
2.5. Контроль за проходженням та виконанням документів в організації.
2.6. Впровадження нових методів організації діловодства, зокрема з урахуванням використання сучасних інформаційних технологій.
2.7. Підвищення рівня підготовки працівників організації у галузі діловодства.
2.8. Вирішення інших завдань.
3. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ
3.1. Документаційне забезпечення діяльності організації.
3.2. Своєчасна обробка кореспонденції, що надходить і відправляється, доставка її за призначенням.
3.3. Контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
3.4. Реєстрація, облік, зберігання та передача у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів та розпоряджень керівництва організації, формування справ та здавання їх на зберігання.
3.5. Розробка та виконання інструкцій та інших нормативно-правових документів щодо ведення діловодства в організації.
3.6. Забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
3.7. Методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах організації, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасною здаванням справ до архіву, підготовка довідок про дотримання термінів виконання документів.
3.8. Друк та розмноження службових документів.
3.9. Участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом організації, організація їх технічного обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрація працівників, які прибувають у відрядження.
3.10. Підготовка та подання керівництву організації інформаційно-аналітичних матеріалів про стан та перспективи розвитку документаційного забезпечення діяльності організації та виконавчої дисципліни.
3.11. Участь у межах своєї компетенції у підготовці та виконанні управлінських рішень керівництва організації.
3.12.Здійснення у межах своєї компетенції інших функцій відповідно до призначення та завдань організації.
4. ПРАВА КАНЦЕЛЯРІЇ
4.1. Канцелярія має право:
- отримувати документи, що надходять до організації, та інші інформаційні матеріали за своїм профілем діяльності для ознайомлення, систематизованого обліку та використання в роботі;
- запитувати та одержувати від керівництва організації та її структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання покладених на неї завдань та функцій;
- здійснювати у межах своєї компетенції перевірку та координацію діяльності структурних підрозділів організації з питань діловодства, про результати перевірок доповідати керівництву організації;
- повертати виконавцям на доопрацювання оформлені з порушенням встановлених правил проекти документів, давати рекомендації щодо усунення виявлених недоліків;
- вносити пропозиції щодо вдосконалення системи діловодства в організації;
- брати участь у підборі та розстановці кадрів за своїм профілем діяльності;
- вносити пропозиції керівництву організації щодо підвищення кваліфікації, заохочення та накладення стягнень на працівників канцелярії та інших структурних підрозділів організації за своїм профілем діяльності;
- брати участь у нарадах під час розгляду питань, віднесених до компетенції канцелярії.
5.1. Всю повноту відповідальності за якість та своєчасність виконання покладених цим Положенням на канцелярію завдань та функцій несе завідувач канцелярії.
5.2. Завідувач канцелярії несе персональну відповідальність за:
- організацію роботи канцелярії, своєчасне та кваліфіковане виконання наказів, розпоряджень, доручень вищогокерівництва, чинних нормативно-правових актів за своїм профілем діяльності;
- раціональне та ефективне використання матеріальних, фінансових та кадрових ресурсів;
- стан трудової та виконавчої дисципліни у канцелярії, виконання її працівниками своїх функціональних обов'язків;
- дотримання працівниками канцелярії правил внутрішнього розпорядку, санітарно-протиепідемічного режиму, протипожежної безпеки та техніки безпеки;
- Ведення документації, передбаченої чинним законодавством РФ;
- надання в установленому порядку достовірної статистичної та іншої інформації щодо діяльності канцелярії.
5.3. Ступінь відповідальності інших працівників канцелярії встановлюється посадовими інструкціями відповідно до чинного законодавства РФ.