Попередній контроль
Контроль нагадує айсберг, більшість якого, як відомо, прихована під водою. Деякі найважливіші види контролю цієї організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоча планування та створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони як такі дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім оскільки здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур та ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їхнє суворе дотримання — це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, все це збільшуватиме ймовірність того, що організаційна структура працюватиме так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується у трьох ключових сферах — стосовно людських, матеріальних та фінансових ресурсів.
ЛЮДСЬКІ РЕСУРСИ. Попередній контроль у сфері людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових та професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків та відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей. Для того щоб переконатися, що працівники виявляться в змозі виконати доручені ним обов'язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти абостаж роботи в даній галузі та перевірити документи та рекомендації, що подаються найманим. Істотно підвищити ймовірність залучення та закріплення у складі організації компетентних працівників можна також шляхом встановлення справедливих розмірів виплат та компенсацій, проведення психологічних тестів, а також за допомогою численних співбесід із працівником у період перед його наймом. У багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується і після їх найму в ході навчання. Навчання дозволяє встановити, що додатково потрібно додати і керівному складу, і рядовим виконавцям до вже наявних у них знань і навичок, перш ніж приступати до фактичного виконання своїх обов'язків. Курс попереднього навчання підвищує ймовірність того, що найняті працівники працюватимуть ефективно.
МАТЕРІАЛЬНІ РЕСУРСИ. Очевидно, що зробити високоякісну продукцію із поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль ними матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості та проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять цим вимогам. Один із способів попереднього контролю в цій галузі полягає у виборі такого постачальника, який переконливо довів свої можливості постачати матеріали, що відповідають технічним умовам. p align="justify"> До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситься також забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.
ФІНАНСОВІ РЕСУРСИ. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний фінансовий план -Прим. наук. ред.),якийдозволяє здійснити функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю у тому сенсі, що він дає впевненість: коли організації знадобляться готівка, ці кошти в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і тим самим не дозволяють якомусь відділу чи організації загалом вичерпати свої готівка остаточно.
Як це власне випливає з назви, поточний контроль здійснюється безпосередньо під час проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а він традиційно є прерогативою їх безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем та пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, можуть перерости у серйозні труднощі для всієї організації.
Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль, таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.
СИСТЕМИ ЗВОРОТНОГО ЗВ'ЯЗКУ. Зворотній зв'язок, у тому сенсі, в якому цей термін використовуватиметься тут, це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотний зв'язок є повідомлення начальника підлеглим у тому, що й робота незадовільна, якщо він бачить, що роблять помилки. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем та скоригувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найбільш ефективного шляху до поставлених перед неюзавданням.
Контроль за допомогою систем зворотного зв'язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи — одне з найпоширеніших явищ природи. Усі живі організми у тому, щоб вижити, використовують системи контролю з урахуванням зворотний зв'язок. Підтримка внутрішньої температури тіла на рівні 36,6 ° С досягається за допомогою автоматичної виключно складної системи контролю зі зворотним зв'язком. Ви використовуєте контроль зі зворотним зв'язком, коли берете до рук будь-який предмет. Ваші очі бачать цей предмет і надсилають відповідну інформацію в мозок, а той направляє команди м'язам дотягнутися, взяти і піднести цей предмет ближче. Коли руки прямують до цього предмета, очі оцінюють правильність обраного напряму, а мозок віддає м'язам відповідні коригувальні команди. Якщо ви відключите системи зворотного зв'язку, заплющивши очі, то, якщо шуканий предмет малий або швидко рухається, велика ймовірність, що ваші руки не зможуть захопити його через відсутність контролю.
Всі системи зворотного зв'язку (біологічні або організаційні) складаються з одних і тих самих фундаментальних елементів (табл. 14.1.) і працюють на тих самих принципах. Прикладом типової простої системи контролю зі зворотним зв'язком може бути термостат і обігрівач, що використовується для регулювання температури житлового приміщення. Завдання цієї системи, в якій ви є елементом, що задає конкретну мету, полягає у підтримці температури приміщення на певному рівні. Термометр термостата є датчиком, що здійснює моніторинг та вимірювання зовнішнього фактора, тобто. температури повітря. Якщо вимірювання показують, що температура вище або нижче заданого рівня, спеціальний комутаційний механізм перетворює цю інформацію на форму,що дозволяє системіпочати діяти,тобто. в даному випадку електричні імпульси, які включають або вимикають обігрівач. Доки температура повітря залишається нижче заданого рівня, термостат продовжує передавати обігрівачу команду продовжувати працювати. Коли датчик отримує інформацію про те, що температура досягла необхідного рівня, він посилає електричний імпульс, що відключає нагрівач. Процес цей повторюється щоразу, коли температура падає нижче необхідного рівня. При цьому термостат і обігрівач діють як система контролю, що коригує відхилення температури повітря в приміщенні від заданого рівня. За умови, що така система працює нормально, вона забезпечуватиме дотримання умов комфортності в даному приміщенні.
Системі термостат-обігрівач притаманний ряд обмежень, характерних для всіх систем із зворотним зв'язком. Ефективність датчика визначається його точністю. Якщо термометр вимірює температуру повітря не точно, то і температура приміщення, відповідно, відрізнятиметься від необхідного рівня. Крім того, ця система не може реагувати на зміни температури швидше, ніж це дозволяють можливості термометра, комутаційного механізму та обігрівача. Крім цього, термостат розрахований на роботу лише за певних кліматичних умов. Його функціонування базується на припущенні, що кліматичні впливи завжди зводитимуться до того, щоб знизити температуру в приміщенні нижче за необхідний рівень. Якщо погода почне змінюватися радикальніше, як це, наприклад, відбувається влітку, то подібна система перестане функціонувати і забезпечувати задане значення температури, вона просто не вміє знижувати її. Якщо ви хочете також передбачити і вплив літньої спеки, вамзнадобиться встановлювати складнішу систему, яка може вибирати режим нагріву або охолодження. (Звичайно, така система коштуватиме дорожче, і використання ефективнішого механізму може виявитися не по кишені).
ОРГАНІЗАЦІЙНІ СИСТЕМИ З ЗВОРОТНИМ ЗВ'ЯЗКОМ. Системи контролю із зворотним зв'язком, що використовуються в управлінні, багато в чому схожі на описаний вище термостат. І ті та інші системи впливають на «входи», щоб досягти необхідних характеристик на «виході». «Входом» для організаційних систем із зворотним зв'язком є всі види ресурсів: матеріальних, фінансових та людських. "Виходом" таких систем є товари або послуги. Але є одна дуже важлива відмінність. Система термостат - обігрівач - це замкнута система контролю, тобто. вона працює безперервно та автоматично без зовнішнього втручання. Більшість організаційних систем контролю зі зворотним зв'язком відносяться до відкритих або незамкнутих систем. Зовнішній для таких систем елемент — керівник-менеджер, що регулярно впливає на цю систему, вносячи зміни як у її цілі, так і у функціонування. В управлінні необхідні системи саме відкритого типу, оскільки на організацію впливають дуже багато змінних величин.
Таблиця 14.1.Всі системи із зворотним зв'язком
2. Використовують зовнішні ресурси
3. Перетворять зовнішні ресурси для внутрішнього використання
4. Стежать за значними відхиленнями від намічених цілей
5. Коригують ці відхилення для того, щоб забезпечити досягнення цілей
Відхилення, на які система має реагувати, щоб досягти своєї мети, можуть викликатися як зовнішніми, так і внутрішніми факторами. До внутрішніх чинників слід віднести проблеми, пов'язані зі змінними величинами, описаними в гол. 3.Зовнішні чинники — це все те, що впливає на організацію з навколишнього середовища: конкуренція, прийняття нових законів, зміни технології, погіршення загальної економічної ситуації, зміни системи культурних цінностей та багато іншого, що ми обговорювали раніше. Цілком допустимо розглядати управління переважно як спробу забезпечити функціонування організації як системи з ефективним зворотним зв'язком, тобто. як системи, що забезпечує вихідні характеристики на заданому рівні, незважаючи на вплив зовнішніх та внутрішніх факторів, що відхиляють. Однак, як ми з вами вже зрозуміли, хороше управління виходить далеко за рамки простого прагнення забезпечити статус кво і адекватно реагувати на проблеми, що виникають. Якщо організація не прагне адаптуватися та вдосконалити свою діяльність, спочатку зайнявши активну позицію, вона навряд чи залишиться ефективною у довгостроковому плані.
При поточному контролі використовується зворотний зв'язок у ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити проблеми, що виникають, перш ніж це вимагатиме занадто великих витрат. У рамкахзаключного контролюзворотній зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або одночасно по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення певного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними.
Хоча заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, проте, на думку професора Вільяма Ньюмена, який спеціалізується з питань управління, він має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у разі, якщо аналогічні роботипередбачається проводити у майбутньому. Порівнюючи фактично отримані та необхідні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були складені ним плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про проблеми, що виникли, і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю у тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, очевидно, що фактично досягнуту результативність треба вимірювати точно і об'єктивно. За словами Ньюмена, вимірювати результативність та давати відповідні винагороди необхідно «для того, щоб сформулювати майбутні очікування щодо існування тісного зв'язку між фактичними результатами та винагородою».
У наступному розділі, де процес контролю буде розглянуто докладно, ми побачимо, що контроль не лише дозволяє виявляти проблеми та реагувати на них так, щоб досягти намічених цілей, а й допомагає керівництву вирішити, коли потрібно вносити радикальні зміни до діяльності організації.