Порядок обробки результатів інвентаризації, усунення пересортиці, віднесення результатів на МОЛ
Приклад роботи з типовою ТІС. Частина 1. Вступна. Частина 2. Розбір пересортиці. Частина 3. Віднесення результатів інвентаризації на МОЛ.
Оптово-роздрібна конфігурація. Частина 1. Вступна.
У меню програми ТіС ми маємо два документи: «Інвентаризація за складом», «Інвентаризація по роздробу». Насправді це той самий документ, що має у Конфігураторі 1С найменування «Інвентаризація ТМЦ». Надалі цей документ так і називатимемо.
В описі документа сказано, що він призначений для формування та друку звіряльної відомості та інвентаризаційного опису при проведенні інвентаризації на оптових та роздрібних складах компанії, а також виписки актів списання та оприбуткування надлишків ТМЦ на підставі даного документа за наявності розбіжностей між фактичним та документально підтвердженим .»
Проведення документа «Інвентаризація» не здійснює жодного руху в регістрах, проте, за результатами інвентаризації можна виписати підпорядковані документи: «Списання ТМЦ» та «Оприбуткування ТМЦ». Склад цих документів буде заповнений згідно з результатами проведення інвентаризації ТМЦ. У специфікацію документа «Оприбуткування ТМЦ» буде занесено надлишок ТМЦ, виявлений внаслідок інвентаризації. До специфікації документа «Списання ТМЦ» будуть занесені ті ТМЦ, які необхідно списати за результатами проведеної інвентаризації.
Після проведення цих документів кількість ТМЦ на складі встановиться рівною реальній кількості ТМЦ, зафіксованих в інвентаризаційній відомості.
«Списання ТМЦ» та «Оприбуткування ТМЦ» - два документи з якими ми працюватимемо! Вони вирішать завдання вирівнюваннятоварних залишків в обліковій програмі стосовно фактичного наявності товару та усунуть поточну пересортицю ТМЦ.
Крім цього, документ «Інвентаризація ТМЦ» призначений для фіксації залишків ТМЦ на роздрібних складах у відпускних цінах. Якщо ТМЦ передавалася на роздрібний склад за різними цінами, то в документі буде зафіксовано два рядки з однаковим ТМЦ, але з різними цінами. Вважатимемо, що документ «Інвентаризація ТМЦ» заповнений даними облікової програми та даними фактичних залишків ТМЦ на оптовому або роздрібному складі.
Частина 2. Розбір пересортиці.
Визначимо термін «Перевищення». Його добре знають користувачі «Штрих-М ТППроф». Це факт перевищення продажів ТМЦ стосовно поточного залишку в обліковій програмі. "Перевищення" показує негативний залишок ТМЦ на складі. Найчастіше результат «перевищення» закладено у пересортиці.
Сформулюємо розв'язувані завдання у разі «перевищення»: •Визначення регламенту дій з усунення пересортици. •Усунення затримок із формуванням відвантажень товару для формування документів реалізації ТМЦ. •Збільшення часу для ретельного аналізу «перевищень». •Підвищення відповідальності працівників при проведенні інвентаризації та контроль за правильним оформленням документів. •Контроль за документообігом.
Визначимося щодо інвентаризації.
Якщо ми проводимо повну або вибіркову інвентаризацію ТМЦ, то пересортиця буде автоматично усунена після проведення документів «Списання ТМЦ» та «Оприбуткування ТМЦ»!
Якщо нас цікавить робота щодо усунення пересортиці поточного дня, то запропонована методика наступна:
За підсумками продажів та «перевищень», що дають негативні залишки ТМЦ у документі реалізації, формуємо документ"Оприбуткування ТМЦ".
Вечір поточного дня (ранок наступного дня)
1. Проводимо документ "Реалізація". У разі, якщо в константах ТІС встановлено контроль негативних залишків, то при проведенні документа необхідно зрозуміти який товар дав негативний залишок. Механізм ТіС робить цю роботу не зручною. Особливо якщо наш випадок - ОПТ і клієнт дихає в спину. Тому існує завдання автоматизувати процес формування документа «Оприбуткування ТМЦ» за підсумками «перевищення», що формується у нас на очах.
Наступний день Регламент до початку продажів.
1. На «5-хвилинці» підписуємо у МОЛ «Оприбуткування ТМЦ». 2. Роздруковуємо списки залишків товарів за групою, за якою, ймовірно, відбулася пересортиця. 3. Роздаємо по відділах списки залишків товарів. Визначаємо відповідального, який проводить звіряння залишків. 4. Проводимо перерахунок товару. 5. Аналізуємо пересортицю. Зазвичай таким аналізом займається товарознавець. Визначаємо не тільки пересортицю товару, а й ПРИЧИНУ пересортиці! Розтин причин, дозволить надалі зменшити пересортицю. 6. З аналізу створюємо документ(ы) «Оприбуткування ТМЦ» . У примітці даємо посилання на існуючий документ «Введення залишків ТМЦ» і вказуємо причину пересортиці. 7. У разі помилок при прийманні та продажу товару продавцями та касирами, вказуємо співробітників, які припустилися помилок. Даємо до заповнення пояснювальні. Пояснювальні можемо додати до документів списання та оприбуткування товару. 8. За різниці у вартості товару, на співробітників може бути накладено матеріальне стягнення у розмірі завданих збитків або позбавлення частини премії. 9. До документів «Оприбуткування ТМЦ» та «Списання ТМЦ» прикладаємо списки залишків товарів, заповнені МОЛ. Необхідно контролю помилокпри підрахунку товару та збереження в історії. 10. Про серйозні причини пересорти доповідаємо керівнику.
Критерії оцінки ситуацій, що створили пересортицю: За продавцями: Уважний прийом товару за накладними. Уважна підготовка товару до продажу. Надані об'єктивні дані під час проведення інвентаризації. По касирам: Відсутність помилок під час продажу товару. За зав. Магазином чи складом: Грамотний аналіз інвентаризації. Виявлення помилок, допущених продавцями та касирами. Використання заходів дисциплінарної та фінансової відповідальності за допущені помилки у роботі співробітників. Усунення пересортиці за кількістю та різницею у ВАРТІСТЬ товарів.
Частина 3. Віднесення результатів інвентаризації на МОЛ.
ТіС відточена для вирішення завдань обліку руху та залишків ТМЦ. Тому ідеальний варіант – передача документів до бухгалтерії для обробки та формування відповідних проводок згідно з планом рахунків.
Але як бути, якщо форма підприємства – ІП? Або просто ДУЖЕ ХОЧЕТЬСЯ? У шапці типових документах ТІС «Оприбуткування ТМЦ» «Списання ТМЦ» маємо реквізит «Рахунок», який має тип «Довідник.ПланЛічбів». В описі до документа сказано, початок цитати: «Довідник "План рахунків" призначений для правильного ведення бухгалтерських операцій за результатами господарської діяльності, відображеної в конфігурації "Торгівля + Склад". Цей довідник підтримується в актуальному стані та повністю відповідає стандартному плану рахунків у типовій конфігурації програми "1С:Бухгалтерія 7.7". На підставі плану рахунків формуються бухгалтерські проведення в конфігурацію "1С: Бухгалтерія 7.7". Експорт проводок можливий із ТІС! Довідник "План рахунків" доступний для редагування користувача. Користувач має можливістьредагувати існуючі рахунки, а також додавати нові. Проте до редагування плану рахунків треба підходити дуже обережно, оскільки будь-яка некоректна зміна плану рахунків призведе до некоректності перенесення даних в "1С:Бухгалтерію 7.7". Довідник викликається для введення та редагування інформації з пункту меню "Сервіс" / "Вивантаження в 1С:Бухгалтерію" / "Налаштування бух. проводок" / "План рахунків".» Після проведення документів «Оприбуткування ТМЦ» «Списання ТМЦ», ТІС дає можливість подивитися на звіт «Відомість по партіях ТМЦ» з МОЛ. Нестачі на МОЛ відповідно відносяться в кількісному та сумовому обліку. Не більше. :-( Питання: Що ж робити? Відповідь: У нашому випадку необхідно визначити в Плані рахунків ТІС рахунок 73.2 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" (субрахунок "Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків"). У Документах « Оприбуткування ТМЦ" "Списання ТМЦ" вибирати його для конкретизації рахунку БУ (бухгалтерського обліку).А для аналізу сум оприбуткованих надлишків і списання ТМЦ звичайно ж нам доведеться писати звіт щодо аналізу Плану рахунків. Це ми вміємо! За роботу ....
На ваші зауваження обіцяю змінювати редакцію статті. Прошу оцінити витрачений час та якість відповіді на поставлене запитання.