Порядок роботи із внутрішніми документами

Порядок роботи з внутрішніми документами підприємства включає такі основні етапи:

1) отримання розпорядження на підготовку (розробку та оформлення) документа;

2) вивчення матеріалів, що належать до питання, що висвітлюється у документі;

3) складання проекту (чорнового та уточненого) документа (набір тексту та друк. — Авт.);

4) узгодження проекту документа (при необхідності - коригування за результатами узгодження. -Авт.);

5) подання документа на підпис (затвердження);

6) передача на реєстрацію (при необхідності - також на тиражування. - Авт.);

7) передача документа посадовим особам (структурним підрозділам) підприємства для керівництва у повсякденній роботі;

8) приміщення у справу.

Зміст робіт та норми часу на їх виконання представлені у табл. 4[11].

З розпорядження на підготовку документа відповідальному виконавцю має бути ясно, як

Зміст робіт та норми часу на обробку внутрішніх документів підприємства

Розробка типових текстів управлінських документів:

1) наказ керівника підприємства

2) наказ (розпорядження) начальника структур

3) протокол засідання

4) службовий лист (ініціативний)

5) службовий лист (відповідне)

8) службова записка

Підготовка квартального плану:

Два питання (розділу)

Шість і більше питань

У вигляді та до якого терміну слід розробити та оформити проект документа, з ким (за потреби) погодити, кому подати на підпис (затвердження). В окремих випадках уточнюється склад документів, необхідних для підготовки проекту, порядок їх отримання та використання у роботі.

При вивченні матеріалів,відповідальний виконавець, що стосуються питання, що висвітлюється в документі, як правило, використовує:

1) нормативно-правові акти та організаційно - розпорядчі документи з цього питання;

2) документи службового листування;

3) довідкові документи (службові записки, акти, звіти та ін.).

Контрольний екземпляр відповідальний виконавець зберігає в себе до закінчення в ньому потреби. Перший якщо це необхідно, спрямуйте

Йдеться на узгодження. Результати погодження відображаються на зворотному боці останнього аркуша проекту документа (у вигляді віз та зауважень) або в "Аркуші узгодження" (якщо проект підлягає погодженню з 4 і більше посадовими особами або структурними підрозділами. — Авт.).

За результатами погодження до проекту вносяться додаткові уточнення. Проект документа знову роздруковується, після чого подається на підпис (затвердження) керівнику підприємства (через діловодство або секретаріат. -Авт.)[12].

Підписаний (затверджений) документ передається у діловодство для реєстрації (шляхом проставлення на першому аркуші документа штампу "Інв. №" та внесення даних про документ до журналу обліку) і, якщо це необхідно, тиражування. Контрольний екземпляр документа підшивається у справу (зберігається окремо у діловодстві). Копія підписаного (затвердженого) документа обов'язково передається посадовій особі (до структурного підрозділу), яка здійснювала підготовку відповідного проекту.

Інші екземпляри документа видаються під розпис посадовим особам (структурним підрозділам) підприємства для керівництва у практичній роботі. Після необхідності документ повертається в діловодство з відміткою про прийом. Після закінчення термінів постійногозберігання зазначені документи передаються до архіву або знищуються в установленому порядку.

---