Порядок руху вступників, надісланих та внутрішніх документів

Документообіг–рух документів в організації з моменту їх створення (отримання) до завершення використання (надсилання).

Перед усіма організаціями постає проблема вдосконалення документообігу, т.к. вона має постійну тенденцію до зростання.

- розвиток економіки, ускладнення процесів управління

- недотримання нормативної документації, створення дублюючих документів;

- некомпетентність, видання явно нездійсненних документів.

Правила організації документообігу:

  • оперативне проходження документа найкоротшим шляхом з найменшими витратами часу (необхідно max скоротити інстанції проходження документа);
  • необхідно max уніфікувати порядок документообігу;
  • max скоротити зворотний рух документів.

Правильна організація документообігу сприяє:

  • Оперативного проходження документа;
  • Рівномірне завантаження підрозділів та посадових осіб;
  • підвищення культури праці;
  • Чинить позитивний вплив на ефективність управлінського процесу

Облік обсягу документообігу - до розрахунку штатної чисельності персоналу, вибору тех. коштів та т.д.

Для оптимізації маршрутів руху різних документів розробляються маршрутні схеми, що включаються до інструкції з д/п (3-4 схеми + схема звернень громадян).

- централізована - всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі;

-децентралізована - документи реєструються в підрозділі, що їх видав;

- змішана - одні види документів (найважливіші) реєструються в одному централізованому підрозділі, інші - в підрозділі, що їх видав (децентралізовано).

Плюсцентралізованої системи - чіткий контроль за веденням діловодства одним підрозділом; мінус - велика завантаженість цього підрозділу.

Децентралізована система - полегшує ведення діловодства, але водночас і ускладнює контроль.

Змішана система - поєднує плюси двох попередніх.

Порядок руху вступників, документів, що надсилаються, та внутрішніх документів

- вхідний (документи підвідомчих організацій, документи вищих організацій, документи ін. організацій (для узгодження дій), звернення громадян);

- вихідний (документи самої організації, надіслані її межі (ініціативні, ответные);

-Внутрішній (створені в організації та використовуються всередині неї, ОРД, доповідні, службові записки).

Вхідний та внутрішній документопотік маєтри напрямки руху:

Для вихідного документопотоку + відповіді звернення, клієнтам тощо.

Прийом і обробка документів

при надходженні документа необхідно перевірити:

- правильність доставки (помилково доставлені повертаються);

- при обробці на документі проставляється позначка про надходження у правому нижньому кутку (вх. реєстр. № та дата надходження).

Передача між структурними підрозділами

При необхідності співробітник, який приймає інформацію, розписується в розносній книзі, журналі про прийом документів та зазначає дату їх отримання (іноді точний час отримання).

Напрям документа на виконання

З 70-х років. XX століття почала застосовуватися методика попереднього розгляду документів, що проводиться досвідченим секретарем або ін. фахівцем.

  • виявляються док-ти, які мають обов'язково надійти саме керівнику;
  • ---- керівнику одного із структурних підрозділів

Особливо виділяються документи, які потребують відповіді (часто ставляться на контроль).

При розгляді документа, що надійшов, враховуються:

Важливість його змісту;

Складність та новизна поставлених питань;

Реальна терміновість виконання документа;

Служба ДОП повинна бути повідомлена про те, кому документ визначено на виконання та яке рішення керівником прийнято та зафіксовано у резолюції.

Порядок рухудокументів, що відправляються (виходять)

Вихідні документи – листи у відповідь, ініціативні листи різної тематики.

Етапи: складання проекту документа, його роздруківка; узгодження проекту, його візування у необхідних випадках; підписання (затвердження); реєстрація та відправка.

Рух внутрішніх документів:підготовка проекту документа, передрук, погодження, візування, підписання, виконання. Маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті самі, що й у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами вхідних документів.

Це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення/відправлення/отримання.

Для документів, що відправляються, – останній етап.

Для одержуваних – один із початкових.

  • облік документів;
  • контроль виконання документів;
  • довідкова робота з документів.

Процес реєстрації– перенесення з документа його реквізитів у спеціальну реєстраційну форму, що завершується присвоєнням реєстраційного номера.

Реєстрації підлягають майже всі документи незалежно від форми їх отримання.

АЛЕ! НЕ реєструються (цей перелік входить до інструкціїз д/п):

- вітальні листи та телеграми;

- документи з позначкою «особисто»

. Документи повинні реєструвати лише 1 раз (у день отримання/відправлення/створення) – у трьох різних реєстраційних формах (вхідні, вихідні, внутрішні).

Накази з основної діяльності – у канцелярії, накази з кадрів – у відділі кадрів, бухгалтерська документація – у бухгалтерії тощо. Проте децентралізація повинна ґрунтуватися на єдиних правилах та єдиній системі.

Системи реєстрації документів:

  • централізована
  • децентралізована
  • змішана

Найефективніша – змішана. Централізовано реєструється документація з держорганів і МС та документи, що направляються ним, найважливіші внутрішні документи, пропозиції та скарги громадян. Спеціалізована документація – у структурних підрозділах.

- Вх. регістр. № - надається документу при отриманні;

- Дата створення документа;

- Регістр. № док-та (вихідний);

- хід виконання док-та;

- № справи, в яку документ буде поміщено після виконання

(Ті самі поля при реєстрації внутрішнього, лише рег. № один – присвоєний під час створення док-та).

форми реєстрації документа:

  • журнальна;
  • карткова;
  • реєстрація за допомогою спеціального ПЗ (автоматизована електронна форма)

Журнальнаформа використовується, коли першому місці – облік, коли важливо забезпечити облік видачі документів, часто під час роботи з конфіденційними документами (ДСП, наприклад). Зручна, коли у організації невеликий документопотік.

Позитивні якості: проста, швидка форма, добре організує облік документів;

Недоліки: одночасно займатися роботою можелише одне співробітник, т.к. записи робляться послідовно, ускладнює довідкову роботу з документами, ускладнює контроль виконання.

Картковаформа. Запис даних на окремих картках.

Переваги: ​​роботою можуть займатися кілька співробітників одночасно, картки можна виготовити в кількох примірниках, можна систематизувати їх за різними ознаками легше інформаційно-довідкова робота.

РКК виготовляли формат А5/А6. На лицьовій стороні – реквізити документа. На оборотній – позначки про контроль, дата повірки, причини затримки виконання, позначки та рух (передача) документа. Графи "Фонд №", "Опис №", "Справа №" заповнюються в архіві.

У трьох примірниках: один – у строкову картотеку, інший – в інф.-довідкову, третій – разом із виданим документом виконавцю, він заповнював необх. поля.

Недоліки: трудомістко, картки легко губляться.

Автоматизованаформа - майже витіснила інші.

Плюси: дозволяє розпаралелити функції спеціалістів, значно спрощує реєстрацію та передачу документа на виконання, інформаційно-довідкову роботу (дуже зручно простежити рух документа), контроль.

Реєстрація, інф.-довідкова робота, контроль - найчастіше автоматизовані операції.

- Назва підрозділу, який підготував док-т;

Інформаційно-довідкова робота з документів

Довідники з документів: номенклатура справ, описи, каталоги реєстраційно-контрольних карток, електронні бази даних тощо.

Однією з цілей реєстрації є створення БД про документи установи.

На основі цієї БД можна відповісти на типові питання, що задаються службі ДОП:

  1. у якого спеціаліста перебуває у роботі якийсь документ;
  2. у яких документах можна знайтиякусь л. цікаву інформацію;
  3. чи надходив документ із якою-л. тематикою, від якої-л. організації та т.п.

До появи автоматизованих систем інф.-довідкова робота була слабким місцем.

Автоматизовані системи дозволяють:

  • знаходити довідки щодо будь-якої комбінації даних у картці;
  • вести пошук за виконаними та невиконаними документами, по всій базі за поточний рік або попередніми роками;
  • інформацію можна вивести на екран та надрукувати.

Все більшого поширення мають повнотекстові системи (можна вести пошук за словами та словосполученнями з документа).

è прискорення документообігу, зростання виконавської дисципліни, вдосконалення управління організацією загалом.

Мета –забезпечення своєчасного та якісного виконання документів.

Здійснює служба ДОП

- по суті (наскільки повно, правильно вирішене те чи інше питання, часто здійснюється самим керівником чи відповідальним, зазначеним у резолюції);

- контроль термінів (термін виконання м.б. типовим/індивідуальним). Індивідуальний термін позначається у документі, зазвичай, від вищих організацій чи резолюцією. Типові терміни - терміново - 3 дні, оперативно - 10 днів, запит інформації вищих органів (наприклад, прокуратури) - 15 днів, якщо термін не зазначений - 30 днів.

На самому документі проставляється відмітка про контроль (штамп «К» або «Контроль» у правому верхньому кутку, картка документа поміщається в контрольований масив, потім – у виконані документи, коли контроль буде знятий;

  1. перевірка своєчасності доведення документа до виконавця

співробітник служби ДОП (або експедиції) зобов'язаний доставити документ до виконавця, вважається,що протягом робочого дня;

  1. попередня перевірка та регулювання ходу виконання

Протягом терміну виконання співробітник служби ДОП нагадує про наближення терміну виконання (якщо документ виконується протягом року – раз на місяць, протягом місяця – раз на 10 днів, останнє контрольне нагадування – за 3-5 днів);

  1. облік та узагальнення результатів контролю

Результат виконання документа – проект док-ту, контроль знімається службою ДОП (підстава: підготовлена ​​відповідь, підписана керівником/довідка про результати вирішення питання); за неможливості виконати, за 3 дні до закінчення строку складається службова записка до служби ДОП і доповідна керівнику; при виході у відпустку/ хвороби/ звільненні працівник повинен передати свої справи за погодженням зі службою ДОП;

  1. інформування керівництва про хід виконання документів та виконавську дисципліну.Н-пр, звіти з виконавської дисципліни, депремування як штрафна санкція (раз на місяць, квартал, наприклад).

За великого обсягу документів м.б. спеціальний контрольний підрозділ.

è контроль за термінами;

è контроль за виконанням усних вказівок;

è контроль за відповідністю документів стандартам та нормам;

è розробка пропозицій щодо зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення документообігу;

è підготовка аналітичних звітів.

Технології контролю (традиційні та електронні)

Технічний засіб контролю – картка (картотека) або екранний шаблон.

При контролі усних доручень контрольний екземпляр заповнюється у контрольній службі.

При постановці на контроль кількох завдань одного документа,різних виконавців та термінів виконання, контрольний формат заповнюється на кожне доручення чи завдання.

Відмітка про контроль (літера "К" або штамп "Контроль") проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Механізований контроль:реєстраційно-контрольна картка з перфорацією. Термін виконання, виконавець. Вид документа кодується перфорацією.

Автоматизований контроль:постановка документів на контроль відбувається автоматично під час заповнення поля «Термін виконання».

è У 70-ті роки. в Україні з'явилися перші автоматизовані підсистеми, серед яких була підсистема АКІД (автоматизований контроль за виконанням документів).

è У 80-90-ті рр. контроль складає основі ПК, створюються АРМ.

è Функція контролю може бути прописана як в окремій програмі контролю за виконанням документів, так і в загальних програмах ДОП.

è Поточний контроль виконується шляхом виклику на екран та роздруківки списку документів, термін виконання яких спливає на конкретну дату, а також списку виконавців.

è Автоматично можуть складатися довідки для оцінки ефективності роботи співробітників та системи ДОП.