Правила ведення телефонних переговорів
Говорити слід лаконічно, оскільки тривалість розмови має перевищувати 5 - б хвилин.
- взаємне подання – 0,5 хвилини;
- введення співрозмовника в курс справи, інформація про мету дзвінка – до 1 хвилини;
- обговорення обставин, суті справи, досягнення мети розмови 2-4 хвилини;
- завершення розмови, прощання – 0,5 хвилини.
Починати розмову треба з уявлення себе та своєї організації. Якщо співрозмовник не представився сам, за необхідності цілком доречно ввічливо поцікавитись, з ким я розмовляю. Можна це зробити або на початку, або наприкінці розмови. Намагатися не допускати відхилення співрозмовника від теми розмови.
1. Виберіть потрібний для дзвінка час.
Якщо запланована розмова може вимагати тривалого часу або певних зусиль вашого партнера, то найкращим часом буде середина робочого часу до обіду або після. Уникайте серйозних розмов на початку робочого дня, коли партнер зайнятий вирішенням поточних завдань та наприкінці робочого дня. Заздалегідь поцікавтеся часом обідньої перерви та намагайтеся не турбувати вашого партнера у цей час. При міжміських дзвінках заздалегідь довідайтеся про відмінність часових поясів. Якщо потрібно зателефонувати партнерові додому, намагайтеся робити це не раніше ніж 1-2 години після приходу його з роботи. Не дзвоніть пізно ввечері та рано-вранці, якщо заздалегідь не відомі особливості режиму вашого партнера. Під час дзвінка у вихідні дні більше підходить час у другій половині дня.
3. Уявіть. Назвіть свою компанію, посаду, ім'я, прізвище, або, якщо ви ще не знайомі, просто викладіть мету свого дзвінка, і якщо партнер виявить інтерес, представтеся повністю. Надалі при найближчому знайомстві допускається скорочене уявлення,просто назвіть своє ім'я та (або) прізвище.
4. Якщо ваш партнер відсутня, поцікавтеся про найбільш сприятливий час для наступного дзвінка. Намагайтеся не викладати тему вашої розмови стороннім особам і тим більше не обговорювати з ними можливість вашої співпраці. Але якщо обставини вимагатимуть, викладіть мету свого дзвінка у максимально короткій формі.
5. Під час переговорів завжди тримайте під рукою ручку та блокнот для запису важливої інформації.
6. Право закінчення розмови надавайте вашому партнеру. Однак, якщо тема розмови повністю вичерпана, і пауза затягується, можете закінчити розмову першою.