Правила відвідування конференції (Конференц-етикет)
Правила відвідування конференції (Конференц-етикет)
Якщо людина давно працює у бізнесі і при цьому позиціонується як експерт, то їй нерідко доводиться виступати на конференціях, симпозіумах, виставках та інших заходах. Він може відвідувати конференції та як учасник, слухач. Відвідування конференції передує певна підготовка. І існує певна послідовність дій та свої нюанси, знання яких значно полегшує цей етап. У статті ми розглянемо всі основні моменти, пов'язані з візитом на конференцию.
Підготовка до заходу
Перший етап підготовчої роботи – ознайомлення персони зі свіжими інформаційними матеріалами щодо відповідної професійної тематики.
Коли ви ставите своїм завданням постійний пошук інформації, при певному настрої часто «вмикається» інтуїція, виникає „тяжіння“ потрібної інформації, хоч би яким дивним здалося це твердження. Люди, які часто працюють із текстами та інформацією, знають цей ефект. Головне — налаштуватися на безперервне отримання такої інформації.
Системну роботу з пошуку інформації, звісно, також потрібно проводити регулярно, тобто. відводити певний час щодня на цей вид діяльності.
При цьому слід пам'ятати, що інтерес представляють не всі новини, а лише професійні та галузеві, які відповідають тематиці для людини та компанії.
Саме такий моніторинг дасть можливість зорієнтуватися в тематичних трендах, на основі яких у сформульованому та структурованому вигляді можна скласти дайджест, та «прийняти» його разом із чашкою ранкової кави.
І ось, припустимо, персона «дозріла» і прийняла рішення, що наступного місяця відвідає конференцію.
Прочим потрібно подбати?
Сорочку і краватку (якщо це чоловік) підбере дружина (хоча нерідко і формування іміджу входить у функціонал особистого асистента), а ось зібратися «в дорогу», підібрати певний набір необхідних речей – справа самостійна, або, якщо є, професійного помічника .
Якщо ви приймаєте ліки, не забудьте покласти їх у дорожній набір для конференції.
Якщо ви виступаєте з доповіддю
Якщо ви маєте намір виступити на форумі, то завдання полягає в підготовці презентації та оформленні тез для доповіді та виступу боса*. Тут є свої важливі нюанси.
Не забудьте і про ілюстративний ряд у презентації: у тексті слід позначити, де знаходиться той чи інший малюнок.
Після закінчення конференції ви можете надати собі неоціненну послугу, якщо відразу розберете візитки нових знайомих з конференції для картотеки та внесете їх контакти до бази даних, а також надішліть їм листи подяки.
У міжнародній протокольній практиці прийнято на візитних картках, що відправляються після знайомства, в лівому нижньому кутку писати абревіатуру р.f.с. (у розшифровці — рour faire connaissance; буквальний переклад з французької означає « щоб зробити знайомство», перекладається традиційно „з приводу/нагоди знайомства“). Таким чином висловлюється задоволення знайомством та бажання продовжити спілкування, налагодити ділові відносини з партнером.
Правила поведінки на конференції
Правила негласного етикету на конференції такі: на конференції прийнято знайомитися, не чекаючи на подання третьої особи, — це нормально. Після яскравого виступу іноді потрібно навіть поквапитися підійти до спікера для того, щоб встигнути отримати візитну.картку та передати йому свою. Якщо є можливість і доповідач не пішов одразу ж після виступу (так буває, коли персона затребувана та дуже зайнята), то можна спокійно підійти до нього та поговорити. Алгоритм знайомства приблизно однаковий: привітати, сказати комплімент ( «Ваш виступ був дуже яскравим і пізнавальним! Дякую!», „У дебатах ви висловили думку, яка мене дуже зацікавила!“, „Багато хорошого чув про вашу компанію/про вашу діяльності!“ і т.п.), потім висловити бажання продовжити знайомство.
Переважно, щоб при рукостисканні руку подавала та людина, до якої підійшли знайомитися, причому, сьогодні в правилах рукостискання немає особливої гендерної різниці, хоча при рівному статусі (який на конференціях вважається апріорі однаковим) першою руку може подати жінка незалежно від того, хто в кому зацікавлений.
Якщо персона дуже зацікавила у знайомстві, то можна позначити рукостискання, трохи піднявши руку. У цьому випадку слід уважно спостерігати за реакцією співрозмовника. Як правило, цей жест не залишається непоміченим, і співрозмовник пропонує потиск у відповідь.
Перед тим як підійти до спікера, ще під час виступу бажано позначити для себе важливі питання, щоб при спілкуванні з людиною, яка вас зацікавила, чітко і в коректній формі їх поставити. Слід пам'ятати, що спікер втомився і з ним, можливо, хочуть познайомитися й інші люди.
Така зневага до правил гарного тону може свідчити лише про неповагу до аудиторії та слухачів, що не найкраще впливає на репутацію персони.
Тому давайте таки поважати один одного і не забувати про елементарні правила поведінки на спільних заходах такого рівня.
Дрес-код для спікерів:діловий костюм ( костюм краще і « статусніше », як для чоловіків, так і для жінок, ніж просто піджак і штани / спідниця / джинси), сорочка, для жінок - блузка світлого тону ( це створює відчуття чистоти помислів і намірів); взуття – закриті черевики або туфлі (для чоловіків незмінно темні; навіть якщо костюм літній, світлий (що цілком допускається), то черевики/туфлі все одно мають бути на тон темнішими).
Згадаймо, що біле взуття надягають нареченої, курортники в Ріо-де-Жанейро, хірурги, покійники та сільські жителі під важкий темний одяг. Крім того, біле взуття має властивість швидко розношуватися і покриватися тріщинами, що не усуваються.
Слухачі можуть дозволити собі стиль casual, тобто повсякденний одяг. І все ж таки можна порекомендувати піджак, блузу та інші елементи ділового дрес-коду, якщо має сенс підтримувати образ ділової людини, навіть якщо присутній сидить у залі для глядачів.
На жаль, багато молодих жінок іноді приходять у милих літніх сукнях з відкритими руками, в результаті, коли настає момент познайомитися з потенційним партнером, вони ризикують моментально заслужити репутацію просто «гарненької дівчини», а не ділової персони та серйозної людини. Те ж саме стосується пишної зачіски або дзвінких прикрас. Це працює проти ділового іміджу, тому на конференціях від легковажного одягу та аксесуарів слід утримуватись, щоб не підвести свого керівника та не зіпсувати власне реноме.
Але, звичайно, час не стоїть на місці, і дрес-код також залежить від формату заходу та безпосередньо від позиціонування персони.
Якщо це відомий спортивний продюсер, то він може виступати у хорошому темному піджаку, білій сорочці, джинсах та дорогих черевиках – наявністю джинсів у своємуВін висловлює «спортивну складову» в іміджі. А якщо це популярний івент-експерт, то він може прийти на форум (як творча людина) у стильному джинсовому піджаку (а не куртці!) та у строкатій сорочці. Тут йдеться вже про імідж персони, яка вважається брендом.
Загальна тенденція сьогодні допускає послаблення у дрес-коді (але не в манері викладати свої думки!), особливо влітку. І частіше прийнято проводити за розумом, а не зустрічати по одягу, тобто про людину судять за його практичними проектами: гарною доповіддю, презентацією, витонченістю викладу. Тим не менш, дотримання правил етикету дає в результаті максимально респектабельний і надійний імідж - адже цього ми і домагаємося, вирушаючи на конференцію, чи не так?
Автор сподівається, що дотримуючись рекомендацій, наведених у статті, вам вдасться оптимально підготуватися до конференції, зібравши всю необхідну інформацію та вдало оформивши всі необхідні матеріали та тези для доповіді та презентації. Ну а поради з етикету та стилю допоможуть позиціонувати вам компанію з найкращої для неї сторони! Вдалого вам виступу!
Ірина Денисова, експерт у галузі ділової культури, координатор цеху «Персональний маркетинг» та член Ради Гільдії маркетологів