Приклад заповнення видаткового касового ордера та інструкція

Документальний супровід видачі готівки

Нині тотального панування банків та банківських переказів жодна організація неспроможна обійтися без фактичних коштів. У цій статті розглядається приклад заповнення видаткового касового ордера (РКО) та питання, пов'язані з його застосуванням.

Будь-яка організація чи ІП зобов'язані вести розрахунки з контрагентами, здійснювати платежі до бюджету та фондів через розрахунковий рахунок. Але залишається ще чимало випадків, коли потрібна готівка:

видача підзвітній особі
розрахунок з оплати праці
видача на господарські потреби
оплата авансу постачальнику

Правова основа та обов'язковість заповнення касового документа

Правовий Федеральний акт покладає на Центробанк визначити крок за кроком операції з каси. Цей розпорядок розписаний Вказівкою Банку, де йдеться, що всі касово-грошові операції оформлюються ордерами: прибутковими та видатковими. Там же вказано найменування стандартних форм. Ці форми закріплені в законодавчих нормативах. Форма КО-2 призначена для видаткового касового ордера.

Таким чином створення витратно-касового документа при видачі грошей є обов'язковою процедурою.

Приклад заповнення видатково-касового ордера допоможе правильно скласти документ. Крім того, він обов'язково повинен записуватися в журнальній формі, де фіксуються всі прибуткові та видаткові документи каси. Цей журнал, у свою чергу, має КО-3 стандартну форму.

Оформлення ордера

Оформляє видатковий касовий документ бухгалтер. На рівні законодавства немає чітких вимог щодо заповнення ордеру. Алеоскільки для ордера існує уніфікована форма, то відповідальна особа заповнює бланк ордера відповідно до вимог відповідних полів у формі:

на верхньому рядку пишеться назва організації
нижче за нього — структурний підрозділ; якщо немає підрозділу, то ставиться прочерк
у табличці «Коди» код ОКУД 0310002 – проставляється автоматично, а код ОКПО повинен відповідати коду з класифікатора

Далі проставляється номер, наданий документу і дата його складання, дата отримання грошей з каси.

Потім бухгалтер має проставити бухгалтерські рахунки. Кредит рахунку завжди буде 50, а ось дебет залежить від господарської операції, відповідно до якої видаються гроші:

70 – видача зарплати працівникам
60 - оплата постачальникам та замовникам
71 - розрахунок з підзвітними особами
51 - переказ певної суми на поточний рахунок організації

У наступній графі проставляється сума операції, нижче записується прізвище працівника, який отримує гроші. У рядку «Підстава» записується господарська операція, на підставі якої відбувається зняття грошей. Це найчастіше:

оплата праці співробітників
видача на господарські потреби
готівка перераховується на рахунок (розрахунковий)
виплати за договорами оренди тощо.

У наступному рядку "Сума" записується сума прописом. Рядок «Додаток» — це документи, що підтверджують господарські операції. Це може бути:

Нижче підписується керівництво організації. Якщо бухгалтера у створенні немає, то нього розписується керівник.

Вимоги до оформлення РКО

Приклад заповнення видатково-касового ордера підтверджує, що РКО єфінансовим документом, тому:

у записах не повинно бути помарок, виправлень, помилок
завіряти розхідник електронно-цифровим підписом не можна
документ має бути у паперовому вигляді

Видача грошей у касі з РКО

Процедура видачі грошей у касі

Гроші за видатковим ордером видає касир організації. До його обов'язку входить перевірити правильність оформлення ордера та переконатися, що керівник та головний бухгалтер поставили свої підписи у відповідних рядках. В ордері є рядок, де записані паспортні дані одержувача:

прізвище, ім'я, по батькові мають бути в давальному відмінку
перед видачею касир повинен звірити паспортні дані в ордері з оригіналом, який має надати одержувач

У рядку «Отримав» треба написати суму з каси, нижче проставити поточне число та розписатися тій особі, яка безпосередньо отримує гроші. Після отримання відповідної суми касир має поставити прізвище та розписатися.

Наразі заповнення всіх документів відбувається на комп'ютері. Вказівки Банку України № 3210-У зазначають, що розхідник можна заповнювати і від руки.

Згадок, що не можна комбінувати автоматичне та ручне заповнення, теж немає. Таким чином, за потреби можна заповнити від руки ті рядки, які не потрапили у розхідник автоматично. Видатковий документ заповнюється в однині і підшивається в касову книгу.

РКО у кредитних організаціях

У банківських організаціях теж застосовують РКО, тільки він має дещо іншу форму. Банк України у вказівках встановив стандартний формуляр за ОКУД 0402009. Ця форма багато в чому схожа на ту, якою користуються некредитні організації, але є й відмінності. Наприклад, новіреквізити:

Складання РКО у банку

талон відривний до РКО № — вказується цифрами номер, який має відповідати РКО
дебет і кредит формуються, як цього вимагають положення Банку
вільне поле – заповнюється, як цього вимагають правила, про аналітичного обліку у разі операцій із дорогоцінними металами. Цей порядок закріплено у внутрішньому документі організації, обліковій політиці.
символ – пишуться цифрами символи
шифр документа – це позначення документа у цифрах
напрямок видачі готівки – пишеться напрямок видачі, враховуючи символи звітності
вільне поле – пишуться реквізити відповідно до вимог облікової політики конкретної банківської організації

Посібник для бухгалтера

Таким чином, як бачимо з прикладу, скласти документ РКО досить просто. При складанні необхідно уважно заповнити всі поля документа без помилок та помарок, інакше документ може бути визнаний недійсним.

Ніколи не працювала бухгалтером, але як продавець-касир, при видачі коштів мені доводилося роздруковувати такий бланк. Форма дуже проста, єдиний мінус, що помилятися в касових документах не можна — інакше доводилося переробляти, а нас ще на додаток за це штрафували.