Приклади автоматизації бізнес-процесів

Єлизавета Бакелова – про те, як підвищити ефективність роботи невеликих компаній за допомогою автоматизації

ІТ-інструменти, які використовує Єлизавета Бакелова

1С:Документообіг
1С:Підприємство 8
Пакет Microsoft Office
Сервіси Google

Наш портал приділяє чимало уваги темі автоматизації малого бізнесу. Правильно спланований та якісно проведений процес автоматизації дозволяє невеликим компаніям більш ефективно вибудовувати свою роботу, залучати нових та утримувати старих клієнтів, отримувати конкурентні переваги, покращувати сервіс тощо. У цій статті керівник проекту «Реальна автоматизація» компанії «1С» Єлизавета Бакелова розповіла про те, як п'ять невеликих компаній зуміли підвищити ефективність свого бізнесу за допомогою автоматизації.

Єлизавета Бакелова,керівник проекту «Реальна автоматизація» компанії«1С». Освіта: український державний гуманітарний університет, спеціальність „державне муніципальне управління” (закінчила з червоним дипломом). Автор навчального онлайн-курсу з реальної автоматизації.

…Ми на дачі минулої весни вирішили пофарбувати огорожу. Довго вибирали фарбу, потім у магазині нам її змішали, ми пофарбували огорожу, а банки, не подумавши, викинули. А через пару місяців зробили лавку та квіткарку – і хотіли пофарбувати у той самий колір. Але номери кольору згадати не змогли. Прийшли в той же магазин на будівельному ринку, попросили допомогти, знову довелося по дерев'яні довго підбирати тон, і в результаті трохи помилилися.

Цієї весни ми зайшли в магазин, і продавець розповіла, що така «дрібниця» сильно полегшилароботу – і персоналу, і клієнтам. Доналаштування програми було зроблено за один робочий день, ще годину знадобився, щоб навчити продавців. Тепер усім клієнтам у магазині кажуть: «Не хвилюйтеся, навіть якщо ви прийдете через 3 роки, ми знайдемо, яку фарбу ви купували для стін, яку для підлоги, а яку для огорожі». Тепер продавець вже сама мене запитала - чи можна, щоб програма пропонувала додати до купівлі пензля, валика, розчинника... І взагалі - що ще може програма?

До фірми-франчайзі звернувся клієнт – індивідуальний підприємець – з проханням допомогти вирішити проблему. Він має кілька магазинів, які торгують нижньою білизною. Підприємець самостійно виїжджає на оптові бази і вже на місці сам визначає номенклатуру та обсяг закупівлі за пропонованим асортиментом. При цьому зведеної інформації про обіг товарів у його мережі у нього немає. Через це утворюються неліквіди та нестача ходового товару.

Клієнту запропонували типовий набір програмних продуктів - "1С:Управління торгівлею" + "1С:Роздріб". Проаналізувавши стандартні звіти «1С:Управління торгівлею» і зіставивши їх із потребами клієнта, наші партнери запропонували доопрацювати один із звітів і подати його в графічному вигляді – щоб він у зручній для читання візуальній формі зміг би дати уявлення про оборот і залишки конкретної номенклатури за розмірами.

Від звіту клієнт був у захваті. За рік він зміг зменшити кількість неліквіду в грошах з 3 млн. рублів до 300 тисяч рублів - у 10 разів! Відчувши «смак автоматизації» своїх бізнес-процесів, клієнт став часто звертатися до нових завдань.

Компанія займається виробництвом та реалізацією товарного бетону. Виробниче обладнання - імпортне, компанія має власну примітивну автоматизованусистему керування процесом виробництва. На момент звернення у фірму-франчайзі клієнт мав деяку логістику процесів замовлення продукції, реєстрації транспорту перевізників, моніторингу рецептів продукції, але це робилося на папері.

Підприємець звернувся із запитанням – «Чи можливо автоматично реєструвати показання електронних автомобільних ваг у базі «1С», причому, бажано, не в тій, у якій ведеться бухгалтерський облік?». Клієнту було запропоновано просту конфігурацію, яка реєструвала заїзд та виїзд будь-якого автотранспорту. Почавши працювати в «1С», керівник поцікавився: «Чи може конфігурація видавати перепустки та супровідну документацію для транспорту, що виїжджає?». Виявилось, що бухгалтери-оператори виписують для кожної машини кілька екземплярів товарно-транспортних накладних вручну! І всі ці процеси автоматизували.

Після підключення операторів до системи інтерес інших співробітників клієнта зріс ще більше. Поділилися своєю проблемою і лаборанти: склади рецептів, з якими вони працюють, дуже інертні – на них впливають температура та вологість довкілля, а також якість сировини. Але наявне з виробництва ПЗ неспроможна охопити процеси модифікації рецептів.

Виявилося, що у виробництві не налагоджено контролю над операторами виробничого циклу. Вони додають у рецепт не те, що належить, перевантажують і отримують відкати. І цю проблему було вирішено. Потім бухгалтерія попросила зробити передачу накопиченої інформації до бухгалтерської системи, щоб не вводити інформацію повторно.

Наразі клієнт дивується – як він працював раніше без нормальної автоматизації, та рекомендує фірму-партнера «1С» своїм колегам.

Хазяїн не хотів миритися з такою ситуацією. Звернувся до фірми-партнера «1С»,йому запропонували програму, яка після невеликого доопрацювання дозволила вести запис через сайт із можливістю вибору конкретного майстра.

Також клієнтам було запропоновано опцію «якщо потрібний вам час зайнятий, напишіть і ми постараємося щось придумати». Виявилося, що багато клієнтів хочуть встигнути підстригтися або до роботи, або вже після неї. Господар змінив режим роботи (раніше салон приймав клієнтів з 9 до 20, зараз – з 7 до 22), і кількість клієнтів збільшилася майже вдвічі.

Були задоволені майстри – у них збільшився заробіток і графік став зручнішим. Була задоволена адміністратор - вона звільнилася від дзвінків і ще може заробляти додатково, пропонуючи клієнтам, що чекають, купити шампунь або крем. І, звісно, був задоволений власник закладу – його прибутки зросли.

На невеликому автотранспорті підприємстві, що надає послуги оренди будівельної техніки, облік автотранспорту був автоматизований більше 10 років тому самописною програмою. Усіх у компанії клієнта вона влаштовувала, і вкладати гроші у щось нове вважали недоцільним. Для економії коштів та контролю за витратою ПММ на території підприємства було збудовано невелику АЗС.

Паливо купували безпосередньо на нафтобазі та заправляли свій транспорт у себе. Але у програмі, яка керувала паливно-роздавальною колонкою, була лазівка в інтерфейсі оператора – вона дозволяла подавати завищені дані про витрату палива.

Звичайно ж, це породило злодійство! Свої підозри висловив начальник відділу безпеки – і попросив вигадати альтернативну систему контролю. Для вирішення цього завдання було об'єднано існуючу систему контролю з бухгалтерським обліком залишків, що допомогло налагодити контролю над витратою палива. Завдання було вирішено за 15 робочих годин.

Можна, можливонавести ще багато прикладів успішних кейсів, адже можливості платформи «1С:Підприємство» дозволяють вирішувати різноманітні завдання клієнтів як з використанням типових програмних продуктів, так і через створення нетипового рішення під індивідуальний запит клієнта. І все це можна зробити не тільки для великих і багатих компаній, але і для невеликих фірм, які орієнтовані на зростання бізнесу.

Бувають ситуації, коли у компанії є бажання підвищити ефективність роботи за допомогою автоматизації, але або немає чіткого розуміння, що саме потрібно автоматизувати, або немає можливості сформулювати, що конкретно потрібно зробити (наприклад, немає чітких бізнес-процесів і тому незрозуміло з чого почати) а можливо немає своїх ресурсів для виявлення завдань, що вимагають автоматизації. У таких ситуаціях можна звернутися до рекомендованих компанією «1С» для реальної автоматизації фірми, які допоможуть:

з'ясувати, як автоматизація може підвищити ефективність бізнесу;

виявити завдання для автоматизації та описати бізнес-процеси;

запропонувати варіанти вирішення зазначених завдань.

Для автоматизації можна звертатись до будь-яких партнерів фірми «1С». Наведені нижче за посиланням компанії пройшли навчання за розробленою фірмою «1С» технології роботи та можуть допомогти провести грамотний попередній аудит бізнес-процесів, що підлягають автоматизації, а потім запропонують способи підвищення ефективності бізнесу клієнта.

Центри реальної автоматизації: список сертифікованих компаній

Вибираючи фірму-франчайзі, зважайте на наступний момент: не обов'язково, щоб компанія знаходилася з вами в одному місті; сучасні технології такі, що за взаємному бажанні всі роботи – від аудиту до навчання співробітників – можна зробити віддалено.

Заповніть, будь ласка, форму, і наш спеціаліст зв'яжеться з Вами протягом одного робочого дня.