Прикладне положення про архів - зразок РБ 2019
Відкрити документ у галереї:
Текст документа:
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. З метою своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел, комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, упорядкування та використання відповідно до чинного законодавства та підготовки до передачі документів на постійне зберігання до ______ "_____________" створюється Архів.
1.2. Організація забезпечує Архів необхідним приміщенням, обладнанням та кадрами.
1.3. Архів документів організації (далі - Архів) є самостійним структурним підрозділом/входить до складу іншого структурного підрозділу.
1.4. Архів безпосередньо підпорядковується керівнику організації (начальнику відділу документаційного забезпечення – залежно від організаційної структури управління).
1.5. Очолює архів завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника організації за поданням начальника відділу кадрів.
На посаду завідувача призначається особа, яка має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту та стаж роботи з діловодства не менше 2 років.
1.6. Завідувач Архіву:
1.6.1. Очолює роботу з організації та ведення архівної справи в організації.
1.6.2. Забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів.
1.6.3. Керує роботою зі складання довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів.
1.6.4. Надає методичну допомогу впошук необхідних документів.
1.6.5. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву.
1.6.6. Контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством.
1.6.7. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справі постійного та тимчасового зберігання.
1.6.8. Керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минув.
1.6.9. Здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів.
1.6.10. Організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву.
1.6.11. Складає встановлену звітність.
1.6.12. Бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
1.7. У період відсутності Завідувача Архіву його обов'язки виконує _______________, призначений наказом Керівника Організації.
1.8. Структура та штат архіву визначаються штатним розкладом Організації залежно від обсягу та кількості документів, що зберігаються в архіві.
1.9 Архів у своїй діяльності керується:
1.9.1 Нормативними правовими актами щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
1.9.2 Статутом організації (Положення про організацію).
1.9.3 Наказами та розпорядженнями керівника організації.
1.9.4 Правил внутрішнього трудового розпорядку.
1.9.5. Колективним договором.
1.9.6 Цим Положенням.
1.10. Кваліфікаційні вимоги, функціональні обов'язки, права, відповідальність керівника та інших працівників Архіву регламентуються посадовими інструкціями, які затверджує керівник Організації.
1.11. Завідувач Архіву (особа, яка виконує його обов'язки) має право підпису документів, що направляються від імені Архіву з питань, що належать до його компетенції.
1.12. Архів у своїй діяльності взаємодіє з іншими структурними підрозділами Організації, а також, у межах своєї компетенції, із сторонніми організаціями.
1.13. Робота архіву організації складає планової основі.
В архіві організації складаються:
- План роботи на рік;
- графік прийому справ до архіву організації;
- графік передачі справ на постійне зберігання до державного архіву, подання річних розділів зведених описів справ на розгляд експертно-методичної комісії державного архіву або експертно-перевірочної комісії структурного підрозділу з архівів та діловодства обласного виконавчого комітету;
- Паспорт архіву організації.
1.14. До складу документів архіву входять:
- Документи довготривалого (понад 10 років) терміну зберігання, що утворилися в процесі діяльності структурних підрозділів організації; документи, необхідні у практичній діяльності; документи з особового складу;
- документи постійного зберігання та за особовим складом організацій-попередників;
- документи постійного зберігання та за особовим складом ліквідованих організацій, безпосередньо підпорядкованих даній організації;
- службові та відомчі видання;
- науково-довідковий апаратдо документів архіву.
1.15. При зміні керівника архіву організації (особи, відповідальної за архів) наказом керівника організації призначається комісія у складі щонайменше 3 людина. Прийом-передача документів та справ, науково-довідкового апарату до них, облікових документів, а також приміщень, інвентарю та обладнання архіву організації оформляється актом.
1.16. Контроль за діяльністю архіву здійснює керівник чи його заступник.
2 ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ
Завданнями архіву організації є:
2.1. Комплектування архіву документами.
2.2. Облік та забезпечення збереження документів.
2.3. Забезпечення використання документів.
2.4. Підготовка та передача документів на постійне зберігання до державного архіву у випадках, встановлених актами законодавства Республіки Білорусь.
2.5. Здійснення методичного керівництва та аналіз стану архівної справи та ведення діловодства у підлеглих (що входять до складу, систему) організаціях та організаціях – джерелах комплектування архіву.
Відповідно до основних завдань на архів покладаються такі функції:
3.1. Складає та щорічно уточнює список організацій - джерел комплектування (для об'єднаного архіву).
3.2. Приймає зберігання документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву.
3.3. Враховує прийняті до архіву документи та справи, веде комплекс облікових документів.
3.4. Здійснює класифікацію документів за архівними фондами та архівними колекціями (далі - фондування) прийнятих до архіву документів та справ.
3.5. Забезпечує збереження прийнятих до архіву документів та справ, контролює умови їх зберігання, проводить перевіркинаявності документів та справ.
3.6. Складає та підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві.
3.7. Здійснює використання документів, що зберігаються в архіві, видає інформаційні документи, копії архівних документів, копії частин архівних документів за запитами організацій та громадян, надає документи користувачам для роботи в читальній залі, видає справи у тимчасове користування структурним підрозділам організації та стороннім організаціям, веде облік аналіз використання документів
3.8. Бере участь у роботі центральної експертної комісії (далі - ЦЕК) або експертної комісії (далі - ЕК) організації, надає методичну допомогу у проведенні експертизи цінності документів, що перебувають у структурних підрозділах організації, у підпорядкованих (що входять до складу, системи) організаціях та в організаціях - джерела комплектування архіву.
3.9. Проводить експертизу цінності документів та справ, що зберігаються в архіві організації, складає річні розділи зведених описів справ, що підлягають зберіганню, та акти про виділення до знищення документів та справ, що не підлягають зберіганню, представляє їх на розгляд ЦЕК (ЕК) організації та, у випадках, встановлених цими Правилами, іншими актами законодавства Республіки Білорусь у - державного архіву, структурного підрозділу з архівів та діловодства обласного виконавчого комітету або вищої організації.
3.10. Підготовляє та передає документи на постійне зберігання до державного архіву у випадках та в порядку, встановлених цими Правилами, іншими актами законодавства Республіки Білорусь.
3.11. Представляє до структурного підрозділу з архівів та діловодства обласного виконавчогокомітету чи державний архів відомості про склад та обсяг фондів, що зберігаються в архіві, у випадках, встановлених актами законодавства Республіки Білорусь.
3.12. Здійснює перевірку відповідності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організації та організаціях – джерелах комплектування архіву встановленим вимогам.
3.13. Здійснює аналіз стану архівів та збереження документів у підлеглих (що входять до складу, систему) організаціях та організаціях – джерелах комплектування архіву.
3.14. Бере участь у розробці проектів нормативних правових актів та методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління.
3.15. Бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архівів та служб документаційного забезпечення управління організації, підпорядкованих (що входять до складу, системи) організацій та організацій – джерел комплектування архіву.
Для виконання основних завдань та функцій архів організації має право:
4.1. Аналізувати виконання встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації, підпорядкованих їй (що входять до складу, систему) організаціях та в організаціях - джерелах комплектування архіву, давати їм у встановленому порядку вказівки з питань, що входять до компетенції архіву організації.
4.2. Вимагати від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву своєчасної передачі до архіву організації документів у впорядкованому стані.
4.3. Запитувати від структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву необхідні роботи відомості.
4.4. Вносити керівництву організації пропозиції щодовдосконалення діловодства та архівної справи.
5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ. ЗВ'ЯЗКУ
5.1. З усіма структурними підрозділами з питань:
- передачі документів, їх копій для користування на місці та в межах архіву; з правом винесення з архіву протягом встановлених термінів для розмноження (виготовлення копій);
- Пошук необхідних документів, інформації;
- Повернення документів в архів;
5.2. З канцелярією з питань:
- ведення діловодства (у тому числі підготовки та подання документів для здачі до архіву);
- отримання та видачі документів, що підлягають розмноженню чи копіюванню;
5.3. Зі службою документаційного забезпечення управління (ДНЗ):
- здійснює контроль за формуванням та оформленням справ у структурних підрозділах організації, підготовкою утворених у їх діяльності документів та справ до передачі на зберігання до архіву організації, а також проводить аналіз стану архівів в організаціях - джерелах комплектування, інших організаціях, підпорядкованих (що входять до складу, систему) організації;
6.1. Всю повноту відповідальності за якість та своєчасність виконання покладених цим Положенням на архів завдань та функцій несе завідувач архіву.
6.2. Ступінь відповідальності інших працівників встановлюється посадовими інструкціями.