Про електронний документообіг в Україні, його веселі містечкові особливості та ситуацію взагалі

Але ні, одна із найвеселіших проблем – саботаж співробітниками. Чому? Тому що коли впровадження закінчиться, керівнику буде краще видно кожен конкретний документ (будь-який від будь-якого співробітника). Тобто буде більше контролю. Говорячи більш простою мовою – зокрема, красти стане набагато складніше.

Перший приклад саботажу– це коли система документообігу вводиться разом із автоматизацією процесів одночасно. У цей момент народ глибоко обурюється «квадратно-гніздовим» способом та іншими нововведеннями і мало не збирає мітинги про те, що це все від лукавого. Найчастіше спостерігається у віддалених філіях, де вперше якось надходить контроль. Вирішується, звісно, лише волею однієї з перших осіб компанії, інакше всі шанси застрягти у міжвідомчих «розбірках».

Друга стадія– після застосування, коли приходить виразне розуміння, що треба працювати прозоро. В одній держкомпанії користувачі навіть писали трактати, що не плавне відкриття екранних форм системи сприяє погіршенню зору та розвитку епілепсії.

Але давайте почну з початку, з того, навіщо взагалі в Україні потрібен СЕД, коли вже є пачка паперу, ручка, друк та дірокол.

Відразу скажу — ми маємо готові проекти в атомній енергетиці, вся бухгалтерія «М.Відео» крутиться на базі зібраної нами ECM-платформи, є кілька опенсорсних проектів на базі Alfresco, наприклад, один — для держустанови з 250 користувачами. Нижче будуть приклади рішень для різних відомих компаній, поки розповім про ринок.

Навіщо потрібний СЕД компанії?

По-перше, контроль. Хто, де і що зробив, хто не працював. Як і будь-яка автоматизація, СЕД вирішує таке завдання досить ефективно. Плюс видно деталізацію того, хто та що робить до останньоголюдини у компанії. Видно, де якийсь документ застряг і хто винен.

По-друге, позбавлення паперу. На перше місце зараз виходять продукти та рішення, які дозволяють заощаджувати тут і зараз. Найшвидше окупаються, швидше показують результат. Логістика паперу дорога, і якщо виходить позбутися друку та пересилання паперових документів усередині групи компаній (холдингу), це вже суттєве яскраве досягнення. За нього ініціатору можуть дати зірку героя і взагалі кар'єрно відзначити. Також багатьом цікавий функціонал рукописного електронного підпису (не ЕЦП, а той, коли клієнт або співробітник розписуються на електронному табло поверх зображення документа, що підписується). Це допомагає приймати документи з різних мобільних пристроїв, плюс, як кажуть західні колеги, коли людина розписується щоразу, а не клацає кнопкою – це серйозно підвищує відповідальність.

По-третє, доступність інформації. Будь-яка важлива для компанії інформація має бути доступна в системі будь-якої миті, навіть у тому випадку, коли співробітник звільняється. Якщо ви ніколи не шукали папірець на відвантаження вагона стали в компанії із сотнею заводів – ви не розумієте цього болю.

Нарешті, є ще важливий аспект вимог до СЕД — система має бути зручною, щоби співробітники не билися головою об стіну, а нормально в ній працювали (інакше зростає рівень саботажу). За промовчанням люди повинні вибирати цей інструмент замість того, щоб пересилати файли поштою або тримати на локальному диску.

У проектах СЕД ми будували рішення як на західних, так і вітчизняних платформах. Із західних ECM є позитивний досвід із EMC Documentum та з Alfresco. Перше - велика комерційна платформа від великого вендора. Друге – компактна, але від цього нітрохи не обмежена, версіяECM із відкритими вихідними кодами.

З українських продуктів ми працюємо з DocsVision та Directum. Від західних ECM їх відрізняє багатий спеціалізований завдань СЕД функціонал. Тобто стартувати проект впровадження та отримати добрий результат можна значно швидше. Заради справедливості слід сказати, що і над західними ECM існують функціонально розвинені надбудови, що полегшують реалізацію проектів СЕД. У КРОК, наприклад, було побудовано таку надбудову над Documentum та Alfresco.

Існує ще окремий клас платформ, за допомогою яких можна вирішувати завдання електронного документообігу. Йдеться про BPM-платформи. Наприклад, у нас договорообіг автоматизований на K2+Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl відповідає за маршрутизацію електронних документів, які розміщуються у сховищі Documentum.

Кому потрібен СЕД у РФ

Спочатку в Україні систем електронного документообігу не було. Був дірокол. Потім з'явилася електронна нумерація вхідних-вихідних (який-небудь, а облік), потім - зберігання образів, тому що папір часто губився. Тобто, головним приводом тоді було створення електронного архіву паперів, бекап. Тільки на початку 2000-х почався рух щодо постановки саме процесів в електронному вигляді – того, що стане сучасними СЕД. Якраз у 2005 році розпочався наш проект у Пермі, де всіх чиновників треба було пересадити на СЕД. Спочатку там за керівників працювали секретарі, бо мало хто взагалі розумів, що це й навіщо, але залізна воля найголовніших призводила до того, що поступово кожен папір та кожна копійка (утрирую) почали враховуватися (уявіть собі «радість» усіх причетних). Покоління змінилося, а система працює, але керівникам уже звично. До речі, там же ми впровадили юридично значиму ЕЦП, що було достатньоскладно на той час.

У багатьох обсяг документів розрісся настільки, що старий СЕД не тягне базу. Звучить смішно, але це досить часто – велика проблема для компаній із старими впровадженнями.

Доволі мало компаній зараз ставлять із нуля. Як правило, великий бізнес вже має якесь рішення. Якщо СЕД нормально впроваджено, він – підмога для бізнес-процесів, або взагалі заснована система підтримки процесів. На ньому все тримається в компанії, тому якщо ви стали великим бізнесом – у вас автоматично щось таке вже є. Якщо у системі електронного документообігу проблеми, то проблеми у всій організації.

Був, наприклад, випадок, коли компанія залишилася жити на СЕДі, яка перестала розвиватися 2-3 роки тому. Потрібні нові функції – а вендор їх зробити не може. Десь забивали милиці, десь приколупували зовнішні модулі, десь просто втрачали частину процесів.

Однією з нових причин модернізації СЕД є інтерфейси. Люди звикли до фейсбуків-контактів, і СЕД для них має бути таким самим простим. Буває, що витрати на навчання у якийсь момент переважують вартість модернізації. А більшість нових СЕД майже завжди вже юзабельні.

Для федеральної служби державної статистики (Росстата)ми робили модернізацію СЕДу, який вони вже мали. Проект у Росстаті було реалізовано КРОК на основі першого рішення на базі EMC Documentum. Етап навчання співробітників роботі із системою було організовано за допомогою «хмари» — Віртуального дата-центру КРОК. З важливого було досягнуто:

Перехід на безпаперовий оборот (є ряд особливо важливих документів, що підписуються вручну, але їх небагато).
Контролює статус виконання документів (що дуже важливо для великої організації). Завдяки принципу наскрізного контролюкерівний склад отримав можливість контролювати виконання своїх доручень на будь-якій стадії та щаблі організаційної ієрархії;
Підвищення продуктивності праці персоналу (все під рукою плюс підказки-нагадування). Економічний ефект кожного їх становить 144 тис. крб. на рік;

Для Росавтодоруми впровадили систему електронного документообігу, розраховану більш ніж на 2000 користувачів. Рішення має повний набір функцій, необхідні здійснення діловодства і архіву. За допомогою системи «Контроль виконання договорів» співробітники Росавтодору ведуть облік укладених державних контрактів, контролюють виконання підрядниками своїх зобов'язань, відстежують терміни та обсяги робіт, що виконуються, враховують претензійно-позовну діяльність за контрактами. Важливе: ефективна групова робота з підготовки документів, налагоджена комунікація між центральним апаратом та регіональними підрозділами, високий рівень захисту інформації, інтеграція системи документообігу із системою потокового сканування.

Для одного дуже великого банкуми впровадили систему на більш ніж 4000 користувачів центрального апарату та територіальних філій. Система дозволяє створювати та узгоджувати різні форми заявок та маршрути їх проходження. У рамках проекту система інтегрована з HP OpenView ServiceDesk для синхронізації довідників інформаційних ресурсів та статусів інцидентів на виконання заявок. Головний пріоритет - скорочення часу підготовки та обробки документів.

У ВАТ «НЛМК»ми зробили перше в Україні впровадження системи електронного документообігу під Linux. Це взагалі наше перше впровадження, дуже давнє. Бізнес-додаток автоматизував 100 робочих місць адміністративногоапарату. Єдиний формат документів та правильне архівування та резервування – тоді це було щастя для них.

Для однієї дуже великої виробничої групи з нафтогазової сферими робили СЕД понад 4000 людина (приблизно 6,5 мільйона документів на рік).

Використововано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер додатків ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, а також EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise. Integration 4.4.0 плюс система управління бізнес-правилами IBM ODM 8.5. Інтеграція з інформаційними системами замовника: SAP ERP, 1С, АСВ НСІ, БОС-кадровик, ІСУП, банк клієнт, система сканування, поштовий та факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУІД (Oracle OIM).

Раніше там не було єдиної системи обміну, і тому продуктивність часто упиралася у паперовий обмін, конвертацію та взагалі дивні логістичні питання. Плюс з'явилися всі принади контролю та точного відстеження.

Для себе(у нас понад 2000 співробітників та до 3000 проектів у роботі на рік, з яких – близько 20% з бюджетом більше мільйона доларів) ми використовуємо СЕД на базі Documentum та K2. Для спрощення узгодження документів топ-менеджментом організовано систему нагадувань поштою з можливістю узгодження щодо натискання кнопки.

Паралельно для спільної роботи над документами, їх обговорення та зберігання, а також підвантаження нагадувань про дні народження використовується корпоративна соцмережа Jive.

СЕД та Jive цілком можуть бути інтегровані між собою для спрощення роботи з документами (у нас цей процес на початковій стадії). Соцмережа впроваджувалась приблизно ось так:

Ось вид профілю:

І проектний вигляд:

Якщо дивитися на західну ситуацію, то ринок ECM зростає приблизно на 8-10% на рік. У нас схожий курс, але є дві великі принципові відмінності: по-перше, по світу досить велика частка опенсорсних рішень (а у нас до них тільки-но починають придивлятися), по-друге, в середньому частка систем електронного документообігу у продажах ECM приблизно 40%, а в нас – 50%.

У нашій країні на початок 2014 р. налічувалося понад 6,25 млн робочих місць, які можуть бути автоматизовані за допомогою функціоналу ECM-систем. Тобто саме в Україні потреби в платформах електронного документообігу ще не закриті, ринок ще буде розвиватися і зростати до стадії насичення як мінімум кілька років (з урахуванням поточної ситуації - більше, процес сповільнився).

Чому так? Досить просто, річ у тому, що на цей ринок виходить середній бізнес. Років, скажімо, 10 тому був лише варіант писати щось своє, невелике прикладне. Ліцензія на готовий продукт була просто непідйомною за ціною. Зараз є можливість купити щось цілком доступне і при цьому повнофункціональне або зібрати з опенсорс-компонентів (за наявності необхідної кваліфікації). Природно, дуже сильно на розвиток систем електронного документообігу в Україні вплинув держсектор — там йде велика движка по електронному обміну між відомствами, і порівняно, знову ж таки, із ситуацією 10 років є різниця. Плюс працює природний фактор географічного розподілу — далеко не на кожне підприємство в Україні через відстані можна часто їздити особисто, тому для великих компаній стає важливим підвищувати ефективність управління. Тобто насамперед — бачити всіх відповідальних та позбавлятися неконтрольованого паперового обміну, скорочувати термінпошуку документів.

У кризу є шанси на зростання — впровадження СЕД може скоротити витрати на друк та суттєво підвищити ефективність процесів. Для когось криза буде шансом нарешті проштовхнути давно необхідну програму впровадження.

Зараз багато хто розуміє, що електронний документообіг важливий. Багато хто хоче поставити систему задля економії на тій самій логістиці паперу, багато хто — замістити дорогий імпорт новим доступним за ціною рішенням. Насправді замінюють один імпорт іншим. Часто переходять із гучних брендових етикеток на опенсорс. Вендори загортають опенсорс в українську етикетку та називають це споконвічно українським продуктом. Ринок зростає (принаймні зростав донедавна), тому приходить багато гравців, які народжують цілі групи косяків під час впроваджень — від банального нерозуміння масштабів та навантажень на різні точки інфраструктури до недостатніх можливостей реагувати на зміну процесів замовника.

Ми часто бачимо, як невеликі гравці намагаються пройти квест зі стикування даних у держкомпаніях при інтеграції — там лише завдання отримання даних у потрібному форматі може поставити хрест на всій витівці. Вміємо працювати, вміємо показувати прототипи раз на тиждень, вміємо правильно домовлятися без досвіду тут нікуди. Вміємо витримувати величезну хвилю перших днів дзвінків у сапорт після впровадження. І лише після півроку-року мук видно, як відсоток прострочених документів, наприклад, у держкомпанії починає впливати на премію керівника чи чиновника — і як усі процеси раптом магічно починають крутитися швидше.