Про облік та зберігання фондів музеїв освітніх установ, Контент-платформа
ПРО ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ ФОНДІВ МУЗЕЇВ ОСВІТНИХ УСТАНОВ
музейної справи Центру краєзнавства та
музейної справи МосгорСЮТур
Музей освітнього закладу - узагальнююча назва специфічних структур музейного характеру, які є структурними підрозділами освітніх закладів різних типів системи Департаменту освіти міста Москви.
Особливістю музею як інформаційної системи є те, що він працює з інформацією, яка міститься в музейних предметах. Звідси випливає, що основною роботою музею є робота з фондами музейних предметів. Ця робота складається з комплектування фондів, обліку та зберігання музейних предметів, а похідною їх є найважливіша для всього освітнього закладу експозиційна та освітня діяльність.
Цілями обліку та зберігання є:
- Забезпечення юридичного захисту музейних фондів;
- Створення умов зберігання фондів, що забезпечують фізичну їх збереження, можливість та зручність вивчення та експонування.
Музейні предмети незалежно від ціни їхнього придбання чи номінальної вартості не підлягають бухгалтерському обліку. Усі музейні предмети по-своєму безцінні.
Усі предмети музейного значення, зібрані серед їх активного чи пасивного побутування, у процесі збору чи вступі до музею освітнього закладу, спочатку підлягають актированию.
Музейні предмети, прийняті за актом на тимчасове зберігання, не підлягають запису до Інвентарної книги (Книгу надходжень). Їхній облік ведеться в окремій книзі обліку фондів тимчасового зберігання. Після закінчення терміну зберігання ці музейні предмети також у спосібактування повертаються власнику.
Усі акти приймання та передачі (тимчасової видачі чи повернення) складаються у двох примірниках. Один екземпляр підшивається в музеї, другий передається здавачу, дарувальнику, продавцю, власнику тощо, тобто другій стороні, що бере участь у передачі предмета.
Передача обмінного фонду та отримання такого з інших музеїв також оформляється відповідним актуванням.
Отже,АКТє основним документом, що фіксує вхід та вихід предметів у музей та з нього.
Основні вимоги до обліку, обробки та зберігання фондів музеїв освітніх установ
Весь фонд музеїв освітніх установ ділиться на основний, допоміжний та обмінний.
Основний фонд - це музейні предмети, що є оригіналами та відповідають профілю музею. Допоміжний фонд - це предмети, що не володіють властивостями оригіналів, але допомагають їх вивченню та експонуванню, серійні та тиражовані матеріали, що володіють пізнавальною цінністю в даний час, а також копії та відтворення музейних предметів, що зберігаються у цьому чи інших музеях. Крім того, до допоміжних матеріалів відносяться всі новороби, виконані спеціально для даної експозиції (карти, схеми, збільшені фотографії тощо). Принаймні дослідження деякі предмети допоміжного фонду можуть ставати музейними предметами і вони підлягають записи у книгу надходжень основного фонду. Предмети ж основного фонду, як правило, не можуть бути переведені до допоміжного фонду, за винятком випадків помилкової реєстрації, що підлягає окремому актуванню та списанню номера основного фонду у встановленому порядку. У разі втрати музейних предметів основного фонду можливі лише їхсписання. Музейні предмети, яких цей музей не потребує, утворюють обмінний фонд.
Облік, науковий опис та зберігання пам'яток природи, історії та культури у шкільному музеї, як і в державному музеї, мають на меті забезпечення юридичної, наукової та фізичної охорони музейних предметів.
Незважаючи на інтерактивний характер шкільних музеїв, тим не менш, треба всіма силами прагнути максимально тривалої збереження музейних предметів, і юридичну відповідальність за це несе як керівник музею, так і директор школи. Інвентарна книга (Книга надходжень) є основним юридичним документом обліку фондів шкільного музею. До інвентарної книги заносяться лише предмети основного фонду. Облік предметів допоміжного та обмінного фондів ведеться в окремих зошитах. Заповнення всіх граф книги обов'язкове, а її реєстрація та нумерація оформлюються наказом по освітній установі з віднесенням до номенклатури основних документів освітньої установи за № 01. Інвентарна книга не підлягає здачі до архіву, а має постійно зберігатись у музеї, краще у сейфі. Відповідальність за ведення та збереження цього документа несе керівник музею та, насамперед, директор освітньої установи.
Книга має бути в міцній палітурці. Її графят (за прикладеним зразком), прошивають по корінці міцними нитками, листи нумерують у правому верхньому кутку лицьової сторони кожного листа. Графи книги краще розташовувати на двох сторінках її розвороту. Наприкінці книги робиться завірювальний напис про кількість аркушів у ній. Напис та прошивка книги скріплюються печаткою закладу освіти, при якому працює музей.
У заголовних даних на лицьовій стороні обкладинки та на титульному листі крім найменування самогодокумента «Інвентарна книга» необхідно відобразити назву музею, його приналежність до конкретної установи освіти, дату початку записів, № за номенклатурою справ 01. Після того, як книга буде повністю заповнена записами, на обкладинці чи титульному аркуші вказується номер тому книги та інвентарні номери музейних предметів, зареєстрованих у ній. (з № за №), а також дата останнього запису. Кожен новий том інвентарної книги має починатися з чергового порядкового номера, який слідує за тим, під яким зареєстровано останній музейний предмет у попередньому томі.
Всі записи в інвентарній книзі робляться акуратно, чорним або фіолетовим чорнилом, виправлення, які допускаються тільки в крайньому випадку, вносяться червоним чорнилом і засвідчуються записом «виправленому вірити» та підписом керівника музею.
Музейні предмети прийнято реєструвати в інвентарній книзі у день надходження до фондів музею. Якщо до музейних зборів одночасно надходить велика кількість пам'яток історії та культури, які не можуть бути зареєстровані в одноденний термін, то допускається збільшення цього терміну до кількох днів (до 3 днів).
Інвентарна книга повинна мати такі графи:
2. Інвентарний номер.
Надається кожному окремому предмету. Номер запису стає особистим номером предмета, дублюється безпосередньо на ньому і, тим самим, предмет музейного значення набуває статусу музейного предмета.
3. Найменування, короткий опис предмета.
4. Кількість предметів.
Найбільш зручно та грамотно надавати окремий номер кожному предмету. Винятки допускаються у разі надходження великих колекцій однойменних предметів з одного джерела, що трапляється вкрай рідко.
5.Час приготування предмета.
Ця графа, природно, заповнюється більш менш приблизно на підставі легенди, наявності датування на предметі або після уточнення при атрибуції.
6. Розмір (см), вага.
Розміри вказуються за замовчуванням в сантиметрах, інакше вказуються одиниці виміру (напр.: 36 мм), вага вказується із зазначенням одиниці виміру (напр.: 500 г або 0,5 кг). Вага вказується обов'язково тільки для предметів з дорогоцінних металів та каміння, що для даної топи музеїв також є рідкістю.
7. Матеріал, техніка виготовлення.
8. Безпека. Повна чи часткова (обов'язково перерахувати втрати).
9. Спосіб отримання (акт №)
10. Підпис, який зробив запис.
Заносяться додаткові відомості про предмети, отримані вже після запису до інвентарної книги (про передачу в інший музей, про виключення предмета з основного фонду при його списанні із зазначенням причини).
Одночасно із записом в інвентарну книгу на кожен предмет (на його неекспозиційну частину) наноситься інвентарний номер тушею або фарбою, що не змивається. На малюнках, фотографіях, документах та інших матеріалах на паперовій основі інвентарні номери пишуться на зворотному боці в нижньому лівому кутку простим олівцем. Якщо інвентарний номер на предметі неможливо написати (нагородні медалі, значки тощо), то до нього прикріплюється бирка з тонкого картону, де пишеться інвентарний номер. Інвентарні номери монет, пам'ятних медалей та фотонегативів пишуться на конвертах, де вони зберігаються.
Підставою для запису до книги надходжень є насамперед акт, складений у двох примірниках. Другим документом для запису є польова етикетка. Третій документ – це первинна легенда, оформлена в моментвилучення предмета із середовища побутування, вона оформляється найчастіше у формі польового щоденника. Запис до інвентарної книги веде відповідальний співробітник музею (керівник - або відповідальний за фонди).
На етикетці вказуються такі дані:
Назва предмета, місце збору, назва населеного пункту, будинку, регіону, П.І.Б. здавача, П. І.Б. зібрав, вартість, якщо є. Етикетка прив'язується до предмета.
У момент вилучення із середовища побутування пишеться максимально повна легенда.
Якщо предмет і справжній, але немає легенди і нічого про нього не відомо, то, строго кажучи, його не можна зарахувати до основного фонду. Легенда має бути складена або в момент вилучення його з середовища побутування, або потім шляхом дослідження, визначення, його вивчення за допомогою літератури, архівних документів, визначників, або шляхом експертизи в державних музеях.
Легенди допомагають при створенні експозицій, виставок та відповідної експедиційної роботи.
Первинна легенда ніколи не переписується і, як правило, повинна зберігатися разом із актом або у спеціальній папці. На цей запис наноситься номер акта вступу та, потім, інвентарний номер, який присвоєно музейному предмету. Первинна легенда в процесі наукової обробки предмета, яку ведуть діти під керівництвом керівника музею, може поповнюватися новими даними, що заносяться на зворотний бік інвентарної картки або на окремий аркуш, що зберігається разом із інвентарною карткою.
Подальшу роботу з атрибуції та наукового опису предмета проводять діти під керівництвом викладача. При цьому діти заповнюють відомості про результати своєї роботи як інвентарну картку музейного предмета.
Усі музейні предмети (основного, допоміжного, обмінного фондів),що не знаходяться в експозиціях, а особливо оригінали, копії яких знаходяться в експозиції, підлягають дуже уважному і дбайливому зберіганню.
Найпростішим типом обладнання для зберігання фондів є закриті шафи та стелажі.
Якщо зберігання здійснюється в подіумній частині експозиції, всі шафи повинні бути оснащені замками, ключі від яких знаходяться у людини, відповідальної за зберігання.
Зберігання може здійснюватись у спеціальних закритих приміщеннях, які називаються фондосховищами. На інвентарних картках і в інвентарній книзі на предмети, що зберігаються у фондах, робиться запис олівцем про місце зберігання.
Зброя і боєприпаси, що зберігаються в музеї, підлягають експертизі органами МНС, МВС, Міністерством оборони на предмет їх безпеки зі складанням відповідного акта, що підлягає постійному зберіганню в музеї.