Проблеми організації офісного друку в компаніях, ІТ-інфраструктура, Дискусії, Global CIO

Хто відповідає за друк?

За оцінками Gartner, витрати на друк становлять до 3% бюджету підприємства і в деяких випадках можуть бути знижені на 10-30%. З роботою систем друку пов'язані 55% мережного трафіку та 40-60% дзвінків до служби технічної підтримки організації.

При цьому небагато ІТ-директорів і CIO середніх і великих компаній мають уявлення про кількість принтерів в організації, інтенсивність їх експлуатації, вік, необхідність техобслуговування та ремонту. Недоліки, пов'язані з цим видом діяльності, який завжди прозорі і правильно враховуються.

Наскільки описана ситуація є актуальною для Вашої компанії? Хто у Вашій компанії несе відповідальність за організацію офісного друку: ІТ-департамент чи відділ закупівель?

За що платимо?

Із чого складається реальна величина витрат на друк? У розрахунку вартості друкованої сторінки більшість компаній бере до уваги лише витрати на папір і катриджі, упускаючи з уваги низку інших параметрів:

Витратні матеріали 0.1 – 1,5 р. (залежить від продуктивності друкованого пристрою та використовуваних витратних матеріалів - оригінальні, сумісні, перезаправлені)
Ресурсні запчастини 0.03 - 0.5 р. (залежить від продуктивності друкованого пристрою та матеріалів, що використовуються - оригінальні, сумісні, що перебираються вручну)
Сервіс 0.00 – 0.1 р. (залежить від продуктивності друкарського пристрою та вартості послуг сервісної компанії, якщо така залучається)
Папір 0.23-0.35 р. (залежить від типу паперу, що використовується)
Амортизація обладнання 0.015 – 1 р. (залежить від продуктивності та щомісячного завантаження друкарського пристрою, умовексплуатації)
Вартість абстрактних коштів 0.01 – 1 р. (з розрахунку 10% річних, залежить від продуктивності та щомісячного завантаження друкованого пристрою)

Наведені ціни вказані для однієї друкованої сторінки. Основне завдання – показати великий розкид у ціноутворенні цих складових і істотну залежність від структури друкованої техніки, що використовується в компанії.

Як розраховуються витрати на офісний друк у Вашій компанії? Які параметри Ви враховуєте, які методи скорочення витрат застосовуєте?

На аутсорсинг?

Можливим вирішенням проблеми контролю за печаткою може стати залучення зовнішнього провайдера. Постачальники цієї послуги надають клієнтам техніку на умовах оренди, стягуючи щомісячну оплату за одиницю обладнання або кількість надрукованих сторінок. Сервісне обслуговування, забезпечення технікою, витратними матеріалами та папером підрядник бере на себе.

Зручності аутсорсингу очевидні: це дозволяє відмовитись від витрат на придбання техніки, знижує експлуатаційні витрати на витратні матеріали та сервіс, дає можливість більш точно планувати бюджет компанії. Найважливішим аргументом на користь аутсорсингу є можливість побудови добре уніфікованої структури парку друкарської техніки та експлуатації її у такому вигляді протягом 5-7 років.

Інше питання: у якому разі залучення зовнішнього постачальника економічно доцільне, а коли проблема може і має вирішуватись самотужки?

Як побудовано управління офісним друком у Вашій компанії? Як контролюється обсяг друку та які заходи вживаються для оптимізації витрат? Як багато часу надає системам друку служба технічної підтримки?

Наскільки, на Вашу думку, актуальнапослуга аутсорсингу офісного друку? Які компанії, за Вашими оцінками, потребують залучення зовнішнього підрядника?

Запрошуємо до дискусії!

*) Нижче наводиться розрахунок амортизаційної вартості відбитка залежно від типу та класу пристрою та обсягів друку:

Коментарі ( 46 )

IT Manager Russia, Country Cell Russia

ZF Friedrichshafen AG / ZF Росія

Думаю, ми говоримо про різні речі. Я мав на увазі варіант «Постачальники цієї послуги надають клієнтам техніку на умовах оренди, стягуючи щомісячну оплату за одиницю обладнання або кількість надрукованих сторінок. Сервісне обслуговування, забезпечення технікою, витратними матеріалами та папером підрядник бере на себе». Тобто техніка стоїть у нас, ми на ній друкуємо, ми в неї вставляємо картриджі та папір (при певному обсязі техніки на 1 офіс, можна і від цього піти), а постачальник проводить все обслуговування, підвозить при необхідності витратні матеріали. За підсумками періоду ми просто отримуємо рахунок за оренду та кількість відбитків.

Наскільки розумію, ви кажете про варіант передачі друкованих праць в іншу організацію повністю. На мій погляд, це трохи інша сфера застосування, швидше пов'язана з тиражуванням друкованої продукції, а не із загальною печаткою в офісі.

директор з розвитку IT

LiveProduction Broadcast & Production Company

Начальник відділу ІТ

ЗАТ "Санаторій "Зелений мис"

У моїй організації (2,5 млн сторінок А4 на рік без урахування друку на чернетках (+30%)) вартість відбитка, складена з: 1. Зарплата техніка з обслуговування оргтехніки 2. Купівля нової техніки замість списуваної (80тис.руб./год) 3. Витрати на заправку/заміну витратних матеріалів (тонер,вали, пічки, термоплівки, бушинги і т.п.) 4. Витрати відновлення принтерів у сервіс-центрі (30тыс.руб./год)

складає 40 копійок. плюс ціна одного листа – 20копійок. отримуємо 60 копійок/лист без урахування друку "на чернетках". З "чернетками" - 50копійок/лист.

Вважаю, що ніякий аутсорсинг подібного не запропонує. я сам можу когось взяти на аутсорсинг!

Які ще витрати не врахував Максим? Його користувачі задоволені якістю сервісу? Внутрішні SLA виконуються? Недоліки для бізнесу мінімальні?

Максим – я готовий піти до тебе на аутсорс за 70 копійок за аркуш А4.

Керівник гр-пи адм-ія платформи UNIX/Oracle

Керівник гр-пи адм-ія платформи UNIX/Oracle

Lemon Technologies Group

0. З огляду на те, що воно розраховане на досить великі обсяги друку, отримуємо досить низьку вартість розхідників та мінімальні витрати на обслуговування, в т.ч. ремонт. Враховуючи, що ми заправляємо оригінальні картриджі, вартість друку додатково скорочується. При все ще скорочуються обсяги друку через заміну паперового документообігу на електронний, що триває, обладнання проживе ще не один рік, тобто. інвестиції в обладнання у найближчі 3 роки близькі до 0. У разі виходу з ладу якихось принтерів/МФУ (так, що ремонт буде недоцільний), ми маємо можливість просто перерозподілити надмірну техніку між підрозділами. Незручність у старих принтерах лише у трохи підвищеному енергоспоживання та відсутності підтримки деякого нового функціоналу, часто не надто потрібного. Інтерфейсно (якість сенсорної панелі, юзабіліті та ін.) нові моделі того ж HP не сильно далеко пішли від моделей2007 р., тому особливого сенсу в заміні не бачу. На чому в даному випадку можна заощадити в мене думок немає.

Lemon Technologies Group

У разі встановлення обладнання аутсорсера не зовсім зрозуміло за рахунок чого він може забезпечити нижчу вартість копії на інтервалі, скажімо, у 5-10 років (термін експлуатації власного друкувального обладнання). Аутсорсеру в будь-якому випадку доведеться закупити обладнання і ці витрати він розмаже рівним шаром на вартість копії. Оскільки він зробить інвестиції ("заморозить" гроші), він повинен буде розмазати не вихідну вартість закупівлі принтерів, по суті відданих в оренду (лізинг), а суму з урахуванням втраченої вигоди хоча б на ті ж горезвісні 10% вказані в таблиці. У результаті якщо прикинути всі витрати аутсорсера, які він перекладе на клієнта, то єдиний виграш для клієнта, який він отримає: не займатиметься непрофільним сервісом із супроводу власних принтерів, вища гнучкість у плані підбору оптимального за продуктивністю обладнання (за рахунок пулу обладнання у різних клієнтів, який можна ротувати) і у разі банкрутства компанії не треба буде займатися розпродажем майна. :-) З т.з. фінансів при розгляді тривалого проміжку в 5-10 років витрати повинні вийти приблизно еквівалентними, що у разі закупівлі та грамотної експлуатації власного обладнання, що передає на аутсорс. Чудес (фінансових) не буває, будь-яка фінансова піраміда колись руйнується. :-)