РЕАЛІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ У СУБД ACCESS

Основними структурними одиницями бази даних Access є таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси та модулі.

Таблиці – це об'єкти, куди вводяться дані.

Запити – це об'єкти, дозволяють проводити розрахунки, отримувати необхідні дані з певним критеріям, фільтрувати дані що входять у БД.

Звіти – це об'єкти, які дозволяють виводити результати на екран і друк у потрібному вигляді.

Сторінки – це об'єкти, які дозволяють зв'язуватися з Інтернетом або Intranet.

Макроси – це макрокоманди БД, що дозволяють легко і швидко виконувати однотипні операції з даними бази.

Модулі – це спеціальні програми, написані в Access на мові Visual Basic для обробки даних бази, якщо коштів, закладених у Access для їхньої обробки, не вистачає або користуватися ними менш зручно.

Створення таблиць та схеми даних

Усі таблиці створюються з урахуванням інформаційної моделі, причому кожної сутності відповідатиме окрема таблиця. Ключові поля відповідатимуть первинним ключам сутностей.

Мал. 10. Струкрура полів таблиці "Продукція"

Мал. 11. Приклад таблиці "Продукція"

Аналогічно створюються та інші таблиці (див. додатки).

Схема даних є графічним чином БД. Вона використовується різними об'єктами Access визначення зв'язків між кількома таблицями. Наприклад, при створенні форми, що містить дані з кількох взаємозалежних таблиць, схема даних забезпечує автоматичний узгоджений доступ до полів цих таблиць. Вона забезпечує цілісність взаємозалежних даних при коригуванні таблиць.

Зв'язок між таблицями встановлює відносини між збігаються значеннями в ключових полях, зазвичай між полями,які мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці. Обов'язковою умовою при встановленні зв'язку є збіг полів, що зв'язуються за типом і форматом.

У нашій базі даних був використаний тип зв'язку «один-багатьом». Відношення «один-багатьом» є найчастіше використовуваним типом зв'язку між таблицями. Щодо «один-багатьом» кожного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більше одного відповідного їй запису в таблиці A. База даних реалізована у вигляді восьми взаємопов'язаних таблиць.

Мал. 12. "Схема даних"

Розробка запитів

За допомогою запиту можна виконати такі види обробки даних:

сформувати з урахуванням об'єднання записів взаємозалежних таблиць нову віртуальну таблицю;
включити до результуючої таблиці запиту задані користувачем поля;
вибрати записи, які відповідають умовам відбору;
зробити обчислення в кожному з отриманих записів;
згрупувати записи, які мають однакові значення в одному або декількох полях, в один запис з одночасним виконанням інших поля статистичних функцій;
додати до результуючої таблиці запиту рядок підсумків;
провести оновлення полів у вибраному підмножині записів;
створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з наявних таблиць.

У Access може бути створено кілька видів запиту:

запит на вибірку — вибирає дані із взаємозалежних таблиць бази даних та таблиць запитів. Результатом є таблиця, якаіснує до закриття запиту. На основі такого запиту можуть будуватись запити інших видів;
запит створення таблиці — також вибирає дані із взаємозалежних таблиць та інших запитів, але на відміну запиту вибірку результат зберігається у новій постійної таблиці бази даних;
запити на оновлення, додавання, видалення - є запитами, в результаті яких змінюються дані в таблицях.

Відповідно до поставленої умови необхідна реалізація наступного запиту (на вибірку):

Які дні обсяг поставок матеріалів X від постачальника Т перевищував 200 одиниць;

Розглянемо реалізацію запиту.

Вікно створення запиту в режимі конструктора буде виглядати так.

Мал. 13. Вікно створення параметричного запиту як конструктора

Оскільки запит є параметричним, при його виконанні на екрані з'являться діалогові вікна, де необхідно задати параметри вибірки:

Рис.14 а. Запит на введення постачальника

рис.14 б. Запит на введення найменування продукції

Мал. 15. Результат виконання запиту

Розглянемо інший тип запитів - запит створення таблиці. Таблиця «Залишки» буде створена автоматично, на основі даних, що є в таблицях «Продукція», «Прихід» продукції та «Витрата продукції».

Мал. 16. Вікно створення запиту створення таблиці як конструктора

Результат виконання запиту (вид таблиці) представлений у Додатку.

Розробка форм та звітів

Access надає можливість вводити дані як у таблицю, і з допомогою форм. Форма у БД - це структуроване вікно, яке можна уявити так, щоб воно повторювало форму бланка.Форми створюються із набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від цього, із метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати як таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення та виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці чи запиту.

Форма надає можливості для:

Основні способи створення форм:

Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності)
Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як за стилем, так і за змістом).

Мал. 17. Форма "Прихід" з кнопками

Нижче наведено зразок звіту «Відомість приходу на склад». При цьому дані згруповані за постачальниками. У примітках групи відображається кількість поставок кожного з постачальників, а також загальна сума, на яку була поставлена продукція.

Мал. 18. Вид вікна конструктора звітів

Мал. 19. Звіт «Відомість приходу складу»

Аналогічно створюються та інші звіти (див. додатки).

Висновок

Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентоспроможною за рахунок підвищення її керованості та адаптованості. Подібна автоматизація дозволяє:

1. Підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників та фахівців максимально повної, оперативної та достовірної інформації на основі єдиного банку даних.

2. Зменшити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації та спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації.

3. Змінити характер праці співробітників, позбавляючи їх відвиконання рутинної роботи та даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках.

4. Забезпечити надійний облік та контроль надходжень та витрачання коштів на всіх рівнях управління.

5. Керівникам середньої та нижньої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів та оперативно готувати зведені та аналітичні звіти для керівництва та суміжних відділів.

6. Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями та центральним апаратом. Гарантувати повну безпеку та цілісність даних на всіх етапах обробки інформації.

У ході виконання курсової роботи було проведено аналіз предметної галузі, що стосується питань руху матеріалів складі. В результаті проведених досліджень були виділені об'єкти даної предметної області, визначені атрибути, що характеризують їх, і встановлені структурні зв'язки між ними.

У результаті виконання курсової роботи було реалізовано її мету – створення готової інформаційної системи обліку руху матеріалів складі серед СУБД Microsoft Accses. На підставі створеної інформаційної моделі було реалізовано фізичну багатотабличну базу даних.

Створені в ході реалізації інформаційної системи, запити та звіти дозволяють швидко оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, шукати потрібні дані та аналізувати їх.

Список літератури

1. Вендров А.М. Проектування програмного забезпечення економічних інформаційних систем: Підручник. - 2-ге вид., перероб. і доп. - М.: Фінанси та статистика, 2006. - 544 с: іл.

2. Муромцев В.В. Проектування інформаційних систем: Навчальний посібник для студентів вузів заочної форми навчання за спец. 010502 "Прикладна інформатика економіки". -Білгород: БелДУ, 2007.-160

3. Смирнова Г.М. Проектування економічних інформаційних систем: Підручник для студентів економічних вишів, навч. за спец.: "Прикладна інформатика в економіці", "Прикладна інформатика в менеджменті", "Прикладна інформатика в юриспруденції". – М.: Фінанси та статистика, 2003. – 511 с.

4. СУБД Microsoft Access: Навчальний посібник для вузів/Н.М. Грінченко, Є.В. Гусєв, Н.П. Макаров, О.М. Пилькін, Н.І. Цуканова-М: Гаряча лінія-Телеком,2004.

Додаток

Таблиця "Прихід продукції"

Таблиця "Витрата продукції"

Таблиця "Залишки, створена в результаті запиту"