Реєстрація рахунків-фактур за новими правилами

Нові форми журналів обліку рахунків-фактур, книг покупок і продажів виглядають на перший погляд досить просто, адже з'явилися лише нові графи. Але якщо почати їх заповнювати, стає зрозуміло: більшість айсберга під водою. А айсберг цей - коригувальний рахунок-фактура.

Застосування нових форм неминуче, так що все ж таки доведеться їх вивчати і звикати до них заздалегідь.

Журнал обліку рахунків-фактур

Вимога вести журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур встановлено пунктом 3 статті 169 Податкового кодексу. Раніше не було якоїсь затвердженої форми цього документа та бухгалтери розробляли її самостійно.

З появою Постанови № 1137 та набуттям чинності всім доведеться вести журнал обліку рахунків-фактур за затвердженою формою (Додаток № 3 до Постанови № 1137).

Він може складатися як у паперовому носії, і у електронному вигляді.

Як і раніше, у журналі необхідно відображати у хронологічній послідовності всі рахунки-фактури, у тому числі виправлені та коригувальні, незалежно від того, на якому носії вони складені: на папері або в електронному форматі.

Після закінчення податкового періоду, до 20 числа наступного місяця, журнал на паперовому носії потрібно завірити особистим підписом керівника організації (уповноваженої ним особи, наприклад, головного бухгалтера), прошнурувати, а його сторінки пронумерувати і скріпити печаткою організації.

Журнал, складений в електронному вигляді, засвідчується електронним цифровим підписом керівника організації або уповноваженої ним особи. Це потрібно зробити лише тоді, коли він подається до податкового органу.

Організація, що працює через свої відокремлені підрозділи, веде журнал загалом з організації.

Журналобліку рахунків-фактур слід зберігати не менше чотирьох повних років з дати останнього запису.

Журнал складається із двох частин: перша – «Виставлені рахунки-фактури», друга – «Отримані рахунки-фактури».

Кожна з частин складається з 19 граф, де відображається така інформація:

порядковий номер запису;
дата виставлення або дата отримання рахунку-фактури (у тому числі коригувального);
код способу виставлення;
код виду операції;
номер рахунку-фактури;
дата складання рахунку-фактури;
номер коригувального рахунку-фактури;
дата складання коригувального рахунку-фактури;
номер виправлення рахунку-фактури (у тому числі коригувального);
дата виправлення рахунку-фактури (у тому числі коригувального);
найменування покупця реалізованих товарів, робіт, послуг або продавця товарів, робіт і послуг, що купуються;
ІПН та КПП покупця реалізованих товарів, робіт, послуг або продавця товарів, робіт, послуг, що купуються;
найменування та код валюти;
вартість товарів, робіт, послуг за рахунком-фактурою, включаючи ПДВ;
сума ПДВ за рахунком-фактурою;
різниця вартості з урахуванням ПДВ щодо коригувального рахунку-фактури;
різниця ПДВ з коригувального рахунку-фактури.

Загалом під час заповнення журналу труднощів у бухгалтерів виникнути не повинно. Але варто звернути увагу на графи 3 «Код способу виставлення» та 4 «Код виду операції».

Якщо в податковому періоді не було виставлено (отримано) жодного рахунку-фактури, то в журналі обліку заповнюються лише відомості про платника податків (найменування, ІПН, КПП), а також про податковий період, за який ведеться журнал.

У графі 3 потрібно писати цифру «1», якщо рахунок-фактура, що реєструєтьсяскладено на паперовому носії. Цифру «2» слід вписати, якщо реєструється електронний рахунок-фактура.

Електронний рахунок-фактура реєструється по-особливому

У частині 1 журналу не можна зареєструвати рахунки-фактури, якими від покупця немає повідомлення про отримання, навіть якщо отримано підтвердження від оператора електронного документообігу.

Графи 2 та 6: особлива увага

У частині 1 журналу є графа 2 "Дата виставлення" та графа 6 "Дата складання рахунку-фактури". У графі 2 пишеться фактична дата складання, зазначена у рядку 1 рахунка-фактури.

Щодо графи 6, то порядок її заповнення визначено лише для електронних рахунків-фактур. У цій графі вказується дата надходження файлу рахунку-фактури, відображена у підтвердженні спеціалізованого оператора, але лише за наявності повідомлення про отримання від покупця. Оскільки без повідомлення рахунок-фактура не реєструється. При цьому дати підтвердження та сповіщення можуть бути різними. Коли ж рахунок-фактура оформляється, але не виставляється, ця графа не заповнюється (наприклад, при отриманні сум, пов'язаних із оплатою реалізованих товарів, робіт чи послуг).

Порядок заповнення цієї 6-ї графи для паперових рахунків-фактур не встановлено.

Таблиця. Коди видів операцій

Найменування виду операції

Код виду операції

Відвантаження (передача) або придбання товарів, робіт, послуг (включаючи посередницькі послуги), майнових прав, за винятком операцій, перерахованих за кодами 03, 04, 06, 10, 11, 13

Оплата, часткова оплата (отримана чи передана) у рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг (включаючи посередницькі послуги)), передачі майнових прав, за винятком операцій, перерахованих за кодами 05,06, 12

Повернення покупцем товарів продавцю або отримання продавцем повернутих покупцем товарів

Відвантаження (передача) або придбання товарів, робіт, послуг (за винятком посередницьких послуг), майнових прав на основі договору комісії (агентського договору у разі, якщо агент вчиняє дії від свого імені), за винятком операцій, перерахованих за кодом 06

Оплата, часткова оплата (отримана чи передана) у рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг (за винятком посередницьких послуг)), передачі майнових прав на основі договору комісії (агентського договору, у разі, якщо агент вчиняє дії від свого імені) , за винятком операцій, перерахованих за кодом 06

Операції, які здійснюються податковими агентами, переліченими у статті 161 Податкового кодексу

Операції, перелічені у підпункті 2 пункту 1 статті 146 Податкового кодексу

Операції, перелічені у підпункті 3 пункту 1 статті 146 Податкового кодексу

Отримання сум, зазначених у статті 162 Податкового кодексу

Відвантаження (передача) або отримання товарів, робіт, послуг, майнових прав на безоплатній основі

Відвантаження (передача) або придбання товарів, майнових прав, перелічених у пунктах 3, 4, 5.1 статті 154, у підпунктах 1–4 статті 155 Податкового кодексу

Оплата, часткова оплата (отримана чи передана) у рахунок майбутніх поставок товарів, передачі майнових прав, перелічених у пунктах 3, 4, 5.1 статті 154, у підпунктах 1–4 статті 155 Податкового кодексу

Проведення підрядними організаціями (замовниками-забудовниками) капітального будівництва, модернізації (реконструкції) об'єктів нерухомості

Отже, дублювання у даній графі дати складаннярахунки-фактури не буде порушенням.

У частині 2 журналу також є дві графи - графа 2 "Дата отримання" та графа 6 "Дата складання рахунку-фактури". При цьому датою отримання електронного рахунку-фактури вважається дата направлення покупцю рахунку-фактури продавця, зазначена у підтвердженні оператора. Зверніть увагу, має бути ще й повідомлення покупця про отримання рахунка-фактури.

Під час реєстрації паперових рахунків-фактур будь-яких вказівок у правилах немає. Але при заповненні графи 2 не забувайте, що дата отримання рахунку-фактури впливає на визначення податкового періоду, в якому покупець має право на відрахування з ПДВ.

Книга покупок та книга продажів

Організація може оформляти обидві книги – як у папері, і у електронному вигляді. Додаткові аркуші книг покупок і продажів також повинні складатися одним із цих двох способів залежно від того, як ведеться сама книга.

Після закінчення кварталу до 20 числа наступного місяця складені на паперовому носії книги покупок і продажів потрібно завірити особистим підписом керівника організації (уповноваженої ним особи), прошнуровувати, а їх сторінки пронумерувати і скріпити печаткою організації.

Складені в електронному вигляді за квартал книги засвідчуються електронним цифровим підписом керівника організації або уповноваженої ним особи. Це потрібно зробити, тільки коли вони подаються до податкового органу.

Книги покупок та книги продажів, а також додаткові аркуші до них потрібно зберігати щонайменше чотири повні роки з дати останнього запису.

У чому новизна форм

Нові форми книг відрізняються від старих наявністю трьох граф:

номер та дата виправлення рахунку-фактури продавця;
номер та дата коригувального рахунку-фактури продавця;
номер тадата виправлення коригувального рахунку-фактури продавця.

Частину граф перейменовано. У книзі покупок змінилися назви граф 6–12. Значно змінилася лише графа 6. Тепер із її назви випливає, що країну походження потрібно вказувати як цифрового коду.

А ось у книзі продажу трохи змінилися найменування граф 4–9.

Виправлення книг

Постанова № 1137 уточнила порядок внесення виправлень до книги покупок та продажу. У старих правилах було чітко прописано, як вони коригуються у ситуації, коли рахунки-фактури виправляються у тому періоді, у якому вони зареєстровані. Раніше потрібно було, щоб запис про анулювання рахунку-фактури проводився на додатковому аркуші книги покупок у тому періоді, в якому було зареєстровано початковий рахунок-фактура. Такий самий порядок було встановлено і змін, які вносяться до книги продажів.

Тепер додаткові аркуші оформляються, якщо зміни необхідно внести за минулі податкові періоди. Коригування за поточний період здійснюється безпосередньо в книзі, а не на додатковому аркуші. Для цього показники вартості та суми податку анулюваного рахунку-фактури вписуються з негативними знаками. Щодо реєстрованого рахунку-фактури пишуться позитивні значення.

У разі одночасного відображення кількох операцій у рахунку-фактурі вказується одночасно кілька кодів через розділовий знак.

Також за старими правилами не уточнювалося, чи потрібно вказувати на додаткових аркушах відомості про анульовані рахунки-фактури з негативним знаком. Тепер ця вимога міститься в пункті 5 Правил із заповнення додаткового аркуша книги покупок та пункті 3 Правил із заповнення додаткового аркуша книги продажів.

Цевимога тепер відображено і в нових правилах: виправлені рахунки-фактури, у тому числі коригувальні, реєструються у книзі покупок у міру виникнення права на податкові відрахування.

Якщо раніше для реєстрації виправленого рахунка-фактури у тому періоді, коли було отримано початковий, потрібно було оформити додатковий аркуш, то цього робити не можна.

Ще одним спірним становищем нового порядку можна вважати вимогу про те, що рахунки-фактури, які не відповідають встановленій формі та правилам її заповнення, не реєструються у книзі покупок. Тобто компанія не зможе застосувати відрахування ПДВ за рахунком-фактурою, складеним не за встановленою формою.

Проте слід зазначити, що підставою для відмови у відрахунку може бути лише порушення вимог пунктів 5, 5.2, 6 статті 169 Податкового кодексу (п. 2 ст. 169 ПК РФ). А положення про те, що форма рахунка-фактури встановлюється Урядом РФ, міститься у пункті 8 статті 169 таки Податкового кодексу. Крім того, відповідальності за порушення пункту 3 Правил ведення книги покупок не передбачено.

Якщо ви не готові сперечатися з податковими органами, реєструйте у книзі покупок лише ті рахунки-фактури, які відповідають чинній формі та правилам її заповнення.

Приклад заповнення нових форм документів

Для наочності заповнення форм журналу обліку рахунків-фактур, і навіть книжки покупок і книжки продажів розглянемо приклад.

Практична енциклопедія бухгалтера

Усі зміни 2019 року вже внесені до бератора експертами.У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реальної бухгалтерської практики, проведення та зразки заповнення документів.