Регламент отримання ТМЦ, Блог бухгалтера-практика та юриста-аналітика
Регламент взаємодії із постачальниками з питань отримання ТМЦ
…розум полягає не тільки у знанні,
але і в умінні докладати знання на ділі.
Наказом Генерального директора
від ________ 20__ року № ___
РЕГЛАМЕНТ
взаємодії з постачальниками
з питань отримання
товарно-матеріальних цінностей
I. Загальні положення
1. Цей регламент призначений для встановлення загальних для всіх співробітників вимог щодо порядку взаємодії з постачальниками та всередині компанії з питань отримання від постачальників товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ).
2. Цей регламент не охоплює:
- Порядок взаємодій з постачальниками до моменту замовлення ТМЦ;
— порядок передачі товарів покупцям (див. Регламент здійснення продажу товарів приватним особам та Регламент здійснення продажу товарів юридичним особам та індивідуальним підприємцям).
3. Цей регламент набирає чинності після виникнення таких основних подій:
— з постачальником узгоджено номенклатуру поставки, ціни та кількість;
- Від постачальника отримано рахунок на оплату ТМЦ;
— здійснено передплату за ТМЦ у погодженому з постачальником розмірі або з постачальником досягнуто домовленості про відстрочку платежу.
4. У документі використовуються такі терміни:
- компанія, організація - ТОВ «НАША ФІРМА» як покупець ТМЦ;
- ТМЦ - товарно-матеріальні цінності (матеріали, товари, основні засоби);
-менеджер – співробітник, відповідальний за взаємодію Космосу з постачальниками ТМЦ;
- Експедитор - співробітник, який здійснює отримання ТМЦ від постачальника та/абопередачу їх покупцю;
- Комірник - співробітник, який відповідає за безпеку ТМЦ на складі компанії і здійснює прийом і відпустку ТМЦ;
- Постачальник - представник організації-постачальника.
II. Отримання ТМЦ від постачальника
5. Ініціатором процесу отримання ТМЦ від постачальника є менеджер.
6. Після отримання рахунку від постачальника менеджер передає до бухгалтерії або самостійно реєструє у програмі «1С» документ «Замовлення постачальника», до якого заносяться всі дані отриманого рахунку. Для зручності подальшого пошуку дата «Замовлення постачальника» повинна відповідати даті рахунку.
7. При готовності постачальника відвантажити ТМЦменеджер зобов'язаний :
7.1. Погодити з постачальником дату, час, місце відвантаження.
7.2. Обговорити з постачальником, чи є додаткові (відмінні від звичайних) вимоги щодо транспортування ТМЦ.
7.3. Погодити з керівництвом кандидатуру експедитора.
7.4. Підготувати довіреність отримання ТМЦ від постачальника (за формою М-2) (друкується з програми «1С» шляхом введення виходячи з документа «Замовлення постачальника»).
7.6. Обговорити з експедитором процес отримання ТМЦ у постачальника та, у разі потреби, повідомити експедитора додаткову інформацію (додаткові (відмінні від звичайних) вимоги щодо транспортування ТМЦ, порядок отримання ТМЦ, необхідність отримання від постачальника сертифікатів та іншої супровідної документації на ТМЦ тощо).
8. Експедитор перед виїздом до постачальникаобов'язаний :
8.2. Перевірити наявність на довіреності наступних обов'язкових реквізитів:
- підписів керівника та головного бухгалтера;
8.3.Обговорити з менеджером процес отримання ТМЦ у постачальника і, у разі потреби, отримати від менеджерадодаткову інформацію (додаткові (відмінні від звичайних) вимоги щодо транспортування ТМЦ, порядок отримання ТМЦ, необхідність отримання від постачальника сертифікатів, гарантійного талона виробника та іншої супровідної документації на ТМЦ тощо).
9. При отриманні ТМЦ на складі постачальникаекспедитор зобов'язаний :
9.1. Отримати від постачальника товарну накладну, рахунок-фактуру та, за наявності, товарно-транспортну накладну.
9.2. Перевірити правильність оформлення відвантажувальних документів постачальника, а саме:
— найменування ТМЦ, їх кількість та сума у товарній накладній повинні відповідати тим же даним у рахунку-фактурі та рахунку;
— як покупець має бути зазначено «ТОВ «НАША ФІРМА»;
— на товарній накладній мають бути підписи постачальника та його друк, на рахунку-фактурі – лише підписи.
9.3. Перевірити товарний вигляд та цілісність упаковки всіх одержуваних ТМЦ. Товарний вигляд ТМЦ не повинен бути порушений, цілісність упаковки має бути збережена.
9.4. Перевірити відповідність найменування одержуваних ТМЦ на упаковці найменуванням товарної накладної.
9.5. Перевірити відповідність кількості одержуваних ТМЦ кількості, зазначеної у товарній накладній.
9.6. Перевірити наявність сертифікатів, гарантійного талона виробника (якщо він передбачено) та іншої необхідної супровідної документації.
9.7. За наявності додаткових (відмінних від звичайних) вимог щодо транспортування ТМЦ забезпечити виконання цих вимог.
10. При невідповідності ТМЦ та/або документів хоча б одній із вимог, встановлених пп.9.1-9.7експедитор зобов'язаний спробувати самостійного вирішення з постачальником ситуації, що склалася. За неможливості самостійного дозволуситуаціїекспедитор зобов'язаний повідомити менеджера про невідповідність ТМЦ та/або документів вимогам, встановленим у пп.9.1-9.7. Подальші дії робляться експедитором лише після обговорення з менеджером.
11. При отриманні від експедитора відомостей відповідно до п.10менеджер зобов'язаний зв'язатися з постачальником для вирішення ситуації, що виникла. У разі неможливості негайного вирішення ситуаціїменеджер приймає рішення про відміну процесу отримання ТМЦ від постачальника і повідомляє про це експедитору.
12. Якщо одержувані ТМЦ та/або документи до них не відповідають вимогам, встановленим пп.9.1-9.7, таекспедитор самостійно приймає рішення про отримання ТМЦ від постачальника, віннесе фінансову відповідальність тазобов'язаний відшкодувати за власний рахунок витрати компанії, що виникли у зв'язку з отриманням, поверненням, обміном або іншими діями, пов'язаними з цими ТМЦ та документами до них.
13. Якщоменеджер дає експедитору вказівку про отримання ТМЦ від постачальника, незважаючи на порушення вимог, встановлених пп.9.1-9.7, віннесе фінансову відповідальність тазобов'язаний відшкодувати > за власний рахунок витрати компанії, що виникли у зв'язку з отриманням, поверненням, обміном чи іншими діями, пов'язаними з цими ТМЦ та документами до них. У цьому випадку експедитор того ж робочого дня складає та передає генеральному директору або головному бухгалтеру службову записку з докладним описом ситуації.
14. Особа, винна в отриманні від постачальника документів, що не відповідають вимогам цього Регламенту, зобов'язана отримати від постачальника та доставити до офісу компанії правильно оформлені документи протягом п'яти робочих днів з дати виписки цих документів.
15.Експедитор несематеріальну ответственность за безпеку ТМЦ, отриманих від постачальника, з отримання на складі постачальника досі здачі складу компанії, а під час доставки товару покупцю у день отримання від постачальника – досі передачі покупцю.
16. При доставці ТМЦ на склад компаніїекспедитор зобов'язаний здати ТМЦ комірнику, а супровідні документи - менеджеру.
17.Менеджер перевіряє правильність заповнення супровідних документів та, за відсутності зауважень, передає товарну накладну, рахунок-фактуру та товарно-транспортну накладну (за наявності) до бухгалтерії. У разі наявності зауважень щодо оформлення супровідних документів менеджер домовляється з постачальником про заміну документів та самостійно ініціює та організує процес отримання від постачальника виправлених документів протягом п'яти робочих днів з дати виписки цих документів.
18. У разі оприбуткування на склад компанії товарів, отриманих від постачальника, до моменту відвантаження товару покупцюменеджер несе відповідальність за збереження супровідної документації до товару.
19. Якщо товар передається покупцеві складі постачальника (без доставки складу компанії),экспедитор досі відвантаження товару покупцювідповідає за збереження супровідної документації товару. Товарна накладна постачальника та рахунок-фактура передаються експедитором менеджеру одночасно з документами, що підтверджують передачу товару покупцю.
Підготовлено: Головний бухгалтер
Погоджено: Начальник відділу взаємодії з клієнтами
Ви можете завантажити поданий документ у форматі Word: Регламент отримання ТМЦ