Регламент з оформлення, розгляду та виконання службових записок, Контент-платформа
від 17.07.07 № 31-07/546
Регламент з оформлення,
розгляду та виконання службових записок
1. Призначеннярегламенту
1.1. Цей Регламент призначений для визначення єдиного порядку оформлення, погодження, розгляду та виконання службових записок у ГУ-ВШЕ.
Службова записка як документ створюється лише з метою прийняття рішення керівником та вирішення ним ситуації. Службова записка як документ не створюється:
- для узгодження інших видів документів;
- Зняття доручення з контролю.
Не допускається листування між структурними підрозділами ГУ-ВШЕ з питань, які можуть бути вирішені оперативно.
Вся робота з реєстрації, погодження, розгляду та контролю за виконанням службових записок здійснюється у системі документаційного забезпечення управління (далі СДОУ).
Даний регламент не включає інструкції по роботі СДОУ (опис дій, які необхідно зробити для виконання описаних у регламенті робіт, наведені в Посібнику користувача, розташованого на сайті Дирекції ІТ).
1.2. Вимоги цього Регламенту є обов'язковими для виконання всіма працівниками ГУ-ВШЕ та поширюються на всі службові записки, що ініційуються у ГУ-ВШЕ.
2. Оформлення службової записки
2.1. Усі службові записки, які створюються співробітниками ГУ-ВШЕ, оформляються відповідно до шаблону, розміщеному на сайті Управління справами.
У службовій записці обов'язковими реквізитами є:
- найменування підрозділу, який оформляє службову записку;
- наявністьдодатків, якщо такі є;
2.2. З метою інформування Автора про хід розгляду службової записки, Ініціатор зобов'язаний у листі розсилки вказати Автора.
3. Підписання та реєстрація службової записки
3.1. Оформлену службову записку Ініціатор відправляє на підписання Автору.
3.2. Автор службової записки повинен підписати та надіслати її на реєстрацію або повернути на доопрацювання Ініціатору.
3.3. Якщо Ініціатор є одночасно і Автором службової записки, оформлену службову записку він надсилає на реєстрацію.
3.4. Службова записка приймається на реєстрацію Управлінням справами лише за СДОУ. Протягом 3-х годин Управління справами реєструє службову записку або відмовляє в реєстрації та повертає Ініціатору на доопрацювання, якщо вона оформлена не відповідно до шаблону, або якщо відсутні перелічені додатки.
4. Погодження та розгляд службової записки.
4.1. При необхідності службова записка надсилається на узгодження. Узгодження службової записки узгоджувальною особою[4] повинно проводитись протягом 24 годин.
4.2. Адресат протягом двох робочих днів з моменту надходження розглядає службову записку, обов'язково пише резолюцію та при необхідності спрямовує її на узгодження.
4.3. Якщо службова записка не потребує виконання, текст резолюції може бути «у справу» або відповідати Автору.
4.4. Якщо виконання службової записки є обов'язковим, резолюція повинна містити ініціали та прізвище виконавця (першою вказується відповідальний за виконання), конкретну дію та термін виконання.
Резолюція може не містити термін виконання, але обов'язково повинна містити ініціали, прізвище виконавця та дію.
5.Виконання службової записки
5.1. Рішення про постановку на контроль виконання службової записки приймає Адресат. Контроль над виконанням службових записок здійснюється централізовано Управлінням справами чи децентралізовано Адресом. Вигляд контролю визначає Адресат.
5.2. Адресат або Управління справами при створенні доручення про виконання службової записки повинні зазначити у листі розсилки Автора та Ініціатора з метою інформування їх про виконання службової записки.
5.3. Доручення за службовими записками підлягають виконанню у наступні терміни:
- з конкретною датою виконання у резолюції – у вказаний термін;
- без зазначення конкретної дати виконання у строк не більше 10 робочих днів з моменту написання резолюції на службовій записці.
5.4. Виконавець[5] отримує у СДОУ завдання про надходження доручення, виконує його, заповнює у картці хід виконання та спрямовує Адресату.
5.5. Рішення про зняття службової записки з контролю приймає Адресат.
5.6. Управління справами щомісячно до 10 числа наступного місяця подає ректору звіти:
- про невиконані доручення щодо службових записок;
- про нерозглянуті керівниками підрозділів службові записки.
6. Оформлення та розгляд службової записки працівниками, які не підключені до корпоративної мережі
6.1. Службова записка у паперовому вигляді має бути оформлена відповідно до п.2.1. цього Регламенту.
6.2. Підписану Автором службову записку Ініціатор передає на реєстрацію до Управління справами. Працівник Управління справами сканує отриману службову записку та ініціює її у СДОУ.
6.3. Якщо Адресат не підключений до СДОУ, службова записка надсилається безпосередньому керівнику Адресту по СДОУдля розгляду.
6.4. Після отримання результатів розгляду та виконання службової записки у СДОУ працівник Управління справами протягом 24 годин інформує про це Автора.
[2] Автор - це особа, яка підписує службову записку.
[3] Ініціатор - це особа, яка створює документ.
[5] Виконавець - це особа, відповідальна за виконання резолюції у службовій записці.