Секретар та документообіг

Статті на тему

Що є першим "ділотворчим" обов'язком секретаря керівника і як бути, якщо в установі відсутня служба справа-провадження? Секретар та документообіг організації. Робота з документами, що надходять - пропозиції щодо раціонального розподілу.

Спектр посадових обов'язків секретаря керівника залежить насамперед від наявності (або відсутності) служби діловодства в організації. За відсутності цієї служби комплекс посадових обов'язків секретаря значно розширюється. Основний діловодний обов'язок секретаря керівника - це прийом кореспонденції, що надходить на розгляд керівника, і передача її, відповідно до прийнятого рішення, до структурних підрозділів або конкретних виконавців для використання у процесі роботи або для підготовки відповідей.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"

Порядок проходження документів та операції, які проводяться з ними в організаціях, регламентуються інструкцією з діловодства, табелем уніфікованих форм документів, положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями працівників. Документообіг організації включає рух вступників, що надсилаються та внутрішніх документопотоків організації. При застосуванні в організаціях електронного документообігу секретаремразом із службою автоматизації чи службою ДОП розробляються маршрути руху документів. Використання маршрутів дозволяє визначити послідовність операцій, що виробляються з документом, і шлях його руху вже на початковому етапі підготовки проекту або при надходженні документа в організацію. Найбільш складним видом роботи секретаря керівника в порівнянні з обробкою документів, що відправляються і внутрішніх потоків, є організація роботи з документами, що надходять.

Документи, що надходять до організації на паперових носіях, проходять:

первинну обробку;
попередній розгляд;
реєстрацію;
розгляд керівництвом.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на:

що вимагають обов'язкового розгляду керівництвом;
що направляються безпосередньо до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

Яка в даний час методика розподілу потоків документів, що надходять? Розглянемо існуючу практику розподілу потоків документів, що надходять, в організаціях.

За основу покладено 100% документів. Умовно група документів з позначкою "особисто" становить близько 5% від усього масиву документів, що надходять. Перша група документів, яку виділяє секретар керівника, ще не розкриваючи конвертів - конверти з позначкою "особисто". В інструкції з діловодства організації, як правило, закріплено положення про те, що особиста кореспонденція не розкривається. Якщо ж конвертів із позначкою "особисто" багато, то секретар може усно домовитися з керівником про розтин цих конвертів. Від усього масиву документів, що надходять, група нереєстрованих і відправленихбезпосередньо до структурних підрозділів документів становить 20%. Друга група - це документи, які секретарем не реєструються і надсилаються безпосередньо до структурних підрозділів. Секретар складає та підписує перелік груп документів, що реєструються за місцем їх виконання.

Зразковий перелік цих груп документів:

Четверта група документів становить близько 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), які направляються секретарем на розгляд керівництва організації. Однак найбільш раціональна система розподілу потоків документації, що надходять, коли керівництву організації на розгляд надходить не 60-65% документів, а 10-15%.

Яким чином досягти такого результату, і які тут завдання секретаря?

Щоб це здійснити, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник організації доручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених працівників реєструвати 60-65% документів, що надходять, і розподіляти їх таким чином: 10-15% - керівництву організації, 45-50% - у структурні підрозділи.

З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), де призначає посадову особу, відповідальну за такий розподіл документації, перераховує групи документів, що підлягають розподілу цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці документи повинні виконуватися без резолюції керівника на підставі позначки призначеної ним посадової особи. Така раціональна система розподілу документопотоків, що надходять, сприяє більш оперативному виконанню документів і, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної для нього документації.

Секретар керівника повинен сприяти застосуванню такої системи розподілу потоків документів, що надходять.

Після попереднього розподілу потоків документів, що надходять, секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання до структурних підрозділів або конкретних посадових осіб.

Документи реєструються у день надходження. Як правило, ця вимога інструкції з діловодства секретарями виконується. Але друга вимога інструкції - документи розглядаються керівником організації в день надходження - найчастіше не дотримується з різних причин. Секретар повинен переконувати керівника в тому, щоб він розглянув пошту в день надходження, оскільки, по-перше, наступного дня буде така ж "кіпа" документів, а по-друге, серед них є контрольні документи, термін контролю яких починається з моменту надходження документа до організації. У розгляді документа керівник накладає свою резолюцію.

Резолюція документа - реквізит, що складається з напису на документі, зробленій посадовою особою та містить прийняте ним рішення. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"

У резолюції як виконавців може бути зазначено кілька посадових осіб чи структурних підрозділів. Відповідальним виконавцем є посадова особа, зазначена у резолюції першою, проте всі виконавці відповідають за якість результату. Це правило має бути зафіксовано в інструкції з діловодства.

За наявності сьогодні у секретаря копіювальної техніки практика "почергової" передачі оригіналу документа виконавцям відходить у минуле. Якщо до документа є багатосторінковий додаток, він передаєтьсяпо черзі між виконавцями. При розгляді керівник ставить деякі групи документів на контроль, про що секретарем робиться відмітка на документі та в РКФ.

Телеграми, що надійшли, приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими самими правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд керівництву та виконання.

Документообіг документів, що відправляються.

Основна робота секретаря з документами, що надсилаються, полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Документи, що надсилаються організацією, передаються поштовим та електричним зв'язком. Обробка документів для надсилання поштовим зв'язком здійснюється секретарем відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених Постановою Уряду України від 26.09.97 № 1239.

Досилання або заміна вже відправленого документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ

Документообіг внутрішніх документів.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення має відповідати проходженню документів, а на етапі виконання - проходженню документів, що надходять. Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із заінтересованими підрозділами та посадовими особами передаються до юридичної служби для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а потім секретареві, який контролює правильність їх оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів та розподілу обов'язків. Копії підписаних керівниками розпорядчих документів в обов'язковому порядку розсилаються до структурних підрозділів, у віданні яких знаходяться питання, що розглядаються.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів чи осіб, відповідальних за діловодство.

Документи передаються з відповідною позначкою до РКФ.