Середовище організації
Від моменту створення організації навколо і всередині неї існує безліч елементів, які впливають на ведення бізнесу. Це набір функцій, факторів, процесів, входів та виходів, а також умови та обмеження, пов'язані з повсякденною роботою. Сукупність таких елементів є середовище організації чи її контекст.
Після набрання чинності стандартом ISO 9001:2015 розуміння середовища організації стало обов'язковою вимогою. Область впливу системи якості значно розширилася. Тепер організація має ідентифікувати, проводити аналіз та розуміти середовище, в якому вона здійснює свою діяльність. Цим необхідно займатись систематично, на постійній основі.
Середовище організації відіграє важливу роль у існуванні та розвитку компанії. Розуміння середовища організації – це ключ до правильної бізнес-стратегії, а про правильної стратегії якості.
Мета розуміння середовища організації – виявлення факторів, що впливають на роботу. Чинники можуть бути зовнішніми та внутрішніми. Щоб зрозуміти, в яких умовах працює організація, необхідно врахувати і ті, й інші. Обов'язковою вимогою аналізу середовища розгляд всіх чинників, які впливають на організацію.
Чинники довкілля можуть як прямий, і непрямий вплив . Внутрішнє середовище є складовою самої організації, тому вона завжди надає прямий вплив.
Непряме вплив виникає з допомогою взаємодії елементів середовища, безпосередньо які у організації. Вони мають більш менш однаковий вплив на всеорганізації, що у одному регіоні, що працюють у галузі чи займаються одним і тим самим видом діяльності. Такі чинники організація вплинути неспроможна. Вони є неконтрольованими силами, які необхідно виявляти і відповідним чином реагувати на них.
Прямий вплив виникає, якщо середовище організації безпосередньо задіяне у роботі підприємства. Така взаємодія існує під час виконання щоденних (оперативних) завдань. У цьому сама організація також може впливати елементи середовища.
Чинники середовища надають як позитивний, і негативний впливом геть діяльність організації. Позитивний вплив здатний відкрити нові можливості в рамках існуючої діяльності або створити нові напрями в роботі. Негативні впливи – це потенційні ризики та загрози, які можуть призвести до погіршення становища організації над ринком чи взагалі припинення її існування.
Чинники зовнішнього середовища організації
Для компаній, які хочуть досягати успіху, а не просто існувати на ринку, фактори зовнішнього середовища стають упорядкованою сукупністю джерел інформації для отримання уявлення про зміни, що відбуваються в їхньому оточенні.
Щоб чинники довкілля організації справді стали джерелом цінної інформації у розвиток компанії, їх необхідно певним чином класифікувати. Першим етапом такої класифікації є поділ на фактори прямого та непрямого впливу.
Чинники непрямого впливу ставляться до макросередовищі організації. Впливати ці чинники організація неспроможна, але вона має вчасно адаптуватися до них. Кількість таких факторів невелика.
Як правило, виділяють від чотирьох до шести факторів:
Узалежно від цього якому ринку працює організація (споживчому чи діловому), швидкість і сила впливу чинників довкілля організації може змінюватися. Фактори макросередовища мають серйозний вплив, проте вони мають досить тривалий період змін, тому організації мають запас часу на адаптацію.
Зовнішні чинники прямого впливу часто називають факторами мікросередовища, т.к. вони притаманні роботі лише однієї конкретної організації. З впливом цих чинників кожної компанії доводиться стикатися у повсякденній діяльності.
Різноманітність факторів мікросередовища може бути зведена до кількох груп:
- фактор конкуренції;
- фактор збуту;
- фактор партнерства;
- фактор зайнятості населення;
- фактор споживання.
Чинники внутрішнього середовища організації
Внутрішнє середовище включає сукупність факторів, які знаходяться під прямим контролем і управлінням організації. Для того щоб забезпечити стабільну роботу компанії, фактори мають бути добре відомі та знаходити відповідне відображення в управлінських рішеннях. Інформація про фактори внутрішнього середовища організації використовується при розробці місії, постановці цілей, визначенні стратегічних напрямів діяльності, оцінці досягнення результатів та ін.
Чинники внутрішнього середовища організації можуть як позитивний, і негативний вплив на становище підприємства над ринком. Виявити можливості чи загрози, пов'язані зі змінами, які у організації, дозволяє аналіз внутрішніх чинників.
До факторів внутрішнього середовища організації належать:
- фактор корпоративної культури;
- фактор організаційної структури;
- фактор персоналу;
- фактор технологій;
- фактор ресурсів.
Визначення середовища організації
Існує безліч методів, що дозволяють визначити внутрішні та зовнішні фактори середовища організації. Великі компанії можуть застосовувати методи стратегічного аналізу та ситуаційного моделювання. Для невеликих організацій досить простих методів: SWOT аналіз, PEST метод, модель «П'ять сил» Портера. Важливо, щоб середовище організації знаходилося під постійним контролем. Періодичність моніторингу та аналізу встановлюється виходячи з динаміки змін зовнішнього та внутрішнього середовища.
Середовище організації може бути виявлено за рахунок таких дій:
- Постановка задачі. На першому етапі необхідно точно сформулювати область виявлення факторів зовнішнього та внутрішнього середовища організації. Ця область залежить від масштабів організації, сфери її діяльності та виду товарів чи послуг, які вона надає.
- Збір даних. Джерела даних можуть бути первинними та вторинними. Первинні дані - це дані, які збираються спеціально для виявлення факторів внутрішнього та зовнішнього середовища організації. До вторинних даних відносяться дані, які вже були отримані раніше для будь-яких інших цілей цієї ж організації або іншими організаціями.
- Аналіз інформації. Для аналізу даних можуть застосовуватися якісні та (або) кількісні методи. В основі якісних методів лежить експертна думка фахівців, які проводять аналіз. Трудомісткість цих методів невелика. Для аналізу потрібно відносно невеликий обсяг даних. Кількісні методи є трудомісткими, використовують великий обсяг даних, але їхня точність значно вища, ніж у якісних методів.
- Подання результатів. Результати аналізу середовища організації мають бутипредставлені заінтересованим особам. Результатами аналізу є висновки та рішення, які включаються до тактичних та стратегічних планів. Форма подання результатів має враховувати вимогу стандарту ISO 9001:2015 щодо документування інформації.
Документування аналізу середовища організації
Документування аналізу середовища організації включає дві складові: документування етапів аналізу та документування його результатів.
Документування етапів аналізу необхідно у разі, коли проводиться робота з масивами даних. Збір даних про фактори середовища організації, їх систематизація та обробка власними силами мають на увазі їх документування.
Результати аналізу є висновки і рішення, прийняті з урахуванням даних, якими характеризується середовище організації. Їхнє документування допомагає встановити ризики та можливості. Результати аналізу є основою розробки стратегічних і тактичних планів. Тому документування результатів стає невід'ємною складовою процесу стратегічного управління.
Результати аналізу можуть бути представлені в таких документах як:
- бізнес план;
- концепція розвитку;
- місія та стратегічні цілі;
- аналіз конкурентів;
- економічні звіти;
- SWOT-аналіз, PEST – аналіз;
- протоколи засідань стратегічних комітетів організації;
- діаграми, таблиці, карти, схеми конкурентного середовища.
Прямої вимоги документувати аналіз середовища організації (етапи аналізу та її результати) стандарт не встановлює. Але провести аналіз без документування складно, особливо коли це стосується великих і середніх компаній.
Більш докладні пояснення таПриклади визначення середовища організації наводяться в методичних рекомендаціях - "Розуміння організації та її середовища".
Методичні рекомендації можна придбати у інтернет-магазині "Менеджмент якості".