Шаблон плану організатора невеликої події, #UXEvent
Блог про організацію конференцій та нетворкінгових подій
Я давно не писала, а все тому, що була з головою занурена в організацію події. По свіжих слідах поспішаю поділитися парочкою шаблонів, якими користувалася сама. Але почну не з самих шаблонів, а з невеликої історії. Якось сказав Степан (він у нас в Improve Group за головного), нашу команду відрізняє така собі особлива впертість. Ось хтось скаже: Егегей! У мене є ідея крутої фігні!» І піде робити круту фігню, по ходу справи вирішуючи та вигадуючи, що як.У нас зазвичай є не тільки ідея крутої фігні, але і докладний план досягнення крутої фігні.
Так сталося і цього разу: спочатку ми придумали програмістський плов-баттл, потім ця подія плавно переросла у святкування дня народження компанії, але від початку ми остаточно й безповоротно впоралися.
Буквально на першій зустрічі ми (я та моя незамінна людина-і-парохід Віра) вирішили «швиденько накидати ідею баттла», і в результаті у нас з'явилися мега-план, який ми прописали за всіма канонами адженда-менеджменту.
І хоча по суті це була лише розважально-нетворкінгова подія на 50 осіб, насправді це вилилося в концептуально продуманий простір, програму та атмосферу.
Щоб втілити все це, простого списку справ було недостатньо.
Тому я зібралася з думками, згадала айсекерське минуле і зробила кілька табличок, які й допомогли нам у підготовці всієї події, у роботі з командою та волонтерами, а головне — упорядковувати мільйон справ у себе в головах.
У цьому та наступному пості я хочу поділитися простими інструментами планування нашої «крутої фігні», а саме базовим планоморганізації події та шаблон бюджету.
Базовий план організації події
Що це таке
План організації події, він же event management план, він же головний файл для планування, делегування та контролю критично важливих завдань.
Я публікую реальний приклад такого плану, в якому всі завдання реальні, багато термінів відповідають первісному плануванню.
Навіщо і кому він потрібний
Цей план потрібен і команді організаторів, щоб бути в курсі всіх важливих завдань, мати повне та єдине уявлення про прогрес підготовки, бути на одній хвилі.
Як ним користуватися
На самому початку планування проекту керівник команди повинен визначити коло завдань у кожній області організації, призначити відповідальних за області, проговорити з кожним з них ідеальний результат — мету, на яку працює вся область.
Потім керівник разом із відповідальними прописує завдання (конкретні дії) у кожній області, закріплює дедлайни, прописує виконавців. У колонці "статус" спочатку проставляються фінальні дедлайни, з якими всі звіряються на зустрічі команди. Коли завдання зроблено, керівник проставляє відповідний статус. Якщо завдання скасовано чи зроблено із запізненням, це теж фіксується керівником.
І, нарешті, головна частина таблички — таймлайн, зроблений на зразок діаграми Ганта. Таймлайн допомагає керівнику проекту бачити всю картинку підготовки повністю, відстежувати паралельно роботи, що йдуть, стежити за тими видами робіт, які взаємопов'язані один з одним.
Досить проста штука, яка на мій досвід є єдиною зручною формою планування та контролю завдань з організації події. Якщо вам одного разу випаде насолоду з нуля орагнізувати подію на 40-100людина, раджу використовувати саме її.
Головне — встановити регулярні зустрічі з командою організаторів та постійно звірятись із планом усім разом.
Тоді він дійсно стає не просто гарною табличкою, але корисним інструментом, що допомагає уникнути хаосу та головного болю.
У наступному пості поділюся не менш корисним шаблоном бюджету, який також можна використовувати для будь-якої невеликої події, організованої самотужки.