Схема інформаційних потоків у створенні
Головним напрямком діяльності готелю є надання послуг із проживання та обслуговування клієнтів. Прийняті в готелі правила обслуговування, форми та методи розрахунків, характер руху інформації між компаніями та готелем, між гостями та персоналом, а також внутрішніми службами у процесі обслуговування природним чином формують параметри вузлів та визначають їхнє розташування по відношенню до організаційної структури готельного підприємства – конкретних служб та відділам. Споживачами готелю є організації або гості, які бажають зняти номер.
Інформаційний потік від організації направлений до відділу продажу та маркетингу, який направляє дані до бухгалтерії, для формування платіжних документів, до служби прийому та розміщення, для підбору номерів та розміщення організації, та до планово-економічного відділу.
Інформаційний потік від гостя направляється відразу в службу прийому та розміщення, яка вже передає інформацію про оплату в бухгалтерію, планово-економічний відділ, для створення звітності про роботу готелю.
Схема інформаційних потоків у готелі представлена малюнку 1.
Малюнок 1.
Схема інформаційних потоків у готелі
B AAD//wMAUEsDBBQABgAIAAAAIQB+VqSL3AAAAAUBAAAPAAAAZHJzL2Rvd25yZXYueG1sTI/BTsMw EETvSPyDtUhcEHVaESghToUQcOBGywFurr1NotrryN606d9juMBc JtqdWwcfm5XoJIrEmq10gVHDCBKvm/KzWlQ1HesfDmluRSyhVWkHHPFRSJtOh12kWBqTs7UL0 mrOMrbRRH3O5d3JRFLfS657yQqcHfOrQ7NejV L6bHBxCME/+F 4Qc/o0OTmbZhJJuEU5Af4d+bvZuyLEFsFSyW93OQTS3/0zffAAAA//8DAFBLAQItABQABgAAAAAA IQC2gziS/gAAAOEBAAATAAAAAAAAAAAAAAAAAAA BAi0A FAAGAAgAAAAhADj9If/WAAAAlAEAAAsAAAAAAAAAAAAAAAAAAALwEAAF9yZWxzLy5yZWxzUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhAMN+z5LpBQAAMykAAA4AAAAAAAAAAAAAAAAALgIAAGRycy9lMm9Eb2MueG1sUEsB Ai0AFAAGAAgAAAAAAHAH5WpIvcAAAAABQEAAA8AAAAAAAAAAAAAAQwgAAGRy AAABMCQAAAAA= ">
| Бухгалтерія |
| Служба прийому та розміщення |
| Гості споживачі |
| Організації споживачі |
| Відділ продажу та маркетингу |
| Планово-економічний відділ |
Функціональна модель
Функціональна модель використовується для опису існуючих бізнес-процесів у готелі та ідеального функціонування готелю. Методологія IDEF0 наказує побудову ієрархічної системи діаграм - одиничних описів фрагментів системи. Почнемо побудова функціональної моделі з опису функціонування готелю загалом як контекстної діаграми.
На малюнку 2 представлено контекстну діаграму бази даних «Готель»:
Малюнок 2.
Контекстна діаграма функціонування готелю
Вхідними даними є «Клієнти» та «Плата за послуги», які описують взаємодію системи з довкіллям у термінах входу. Вихідними даними будуть результати роботи готелю – надані послуги та прибуток. Звісно, робота готелю регулюється певними правилами: законами України та його внутрішнім статутом.
Також для того, щоб надати послуги та отримувати прибуток, для готелю важливі матеріальна база, приміщення та персонал. Все перелічене – це ресурси, необхідних процесу функціонування готелю. Опишемо у таблиці 1 призначення стрілок контекстної діаграми функціонування готелю.
Таблиця 1.
Стрілки контекстної діаграми функціонування готелю
Потімпісля опису контекстної діаграми проведемо функціональну декомпозицію, тобто. розіб'ємо систему функціонування готелю на підсистеми. Кожна їх описується окремо у вигляді діаграми декомпозиції. Потім кожна підсистема розбивається на дрібніші, поки не буде досягнуто необхідного ступеня подробиці. В результаті такого розбиття кожен фрагмент системи показується на окремому аркуші діаграми.
Приступимо до побудови діаграм декомпозиції. Основною послугою роботи готелю є надання номерів. Отже, можна виділити перший блок «Надання номерів». При використанні номера клієнту надаються такі послуги: прибирання номерів, доставка номерів харчування, надання послуг зв'язку. Внаслідок цього, виділимо ще два функціональні блоки: «Обслуговування номерів» та «Надання послуг».
Покажемо на малюнку 3 відповідну отриманому розбиття діаграму.
Малюнок 3.
Діаграма декомпозиції "Функціонування готелю"
Подальше розбиття діаграми декомпозиції призводить до отримання трьох нових діаграм, що описують послуги з надання номерів, обслуговування номерів та послуг. Розглянемо першу функціональну складову «Надання номерів». Діаграма декомпозиції цього процесу представлена малюнку 4.
Малюнок 4.
Діаграма декомпозиції «Надання номерів»
Опишемо діаграму "Надання номерів" за допомогою таблиці 2.
Таблиця 2.
Роботи Діаграми декомпозиції «Надання номерів»
| Ім'я роботи | Визначення |
| Резервування номерів | Надання послуги резервування номера дозволяє клієнтам заздалегідь запланувати та обумовити перебування внашому готелі. |
| Оформлення поселення | Включає процедуру ідентифікації особи згідно із законами РФ, тобто при поселенні в готелі необхідно мати при собі паспорт. |
| Прийом передоплати | Поселення в готелі відбувається після внесення передоплати за обумовлений при в'їзді термін перебування або зміни терміну перебування. |
| Адміністрація ключів | Адміністрація ключів здійснюється згідно з законом України та включає: зберігання ключів від номерів, їх охорону та видачу особисто клієнту. |
| Оформлення виїзду | Оформлення виїзду включає формування підсумкового рахунку за вирахуванням передоплати. |
| Перевірка рахунків | Демонструє діяльність бухгалтерії з формування рахунків |
Для обслуговування номерів можна виділити такі стандартні операції: підготовка та планове обслуговування номерів. Діаграма декомпозиції даного процесу представлено малюнку 5. У таблиці 3 представлені основні операції процесу обслуговування номерів.
Малюнок 5.
Діаграма декомпозиції "Обслуговування номерів"
Таблиця 3.
Роботи діаграми декомпозиції "Обслуговування номерів"
| Ім'я роботи | Визначення |
| Підготовка номера | Підготовка – прибирання номера перед в'їздом наступного постояльця. |
| Планове обслуговування номерів | Планове обслуговування номерів – регулярне обслуговування номерів під час проживання клієнтів у готелі. |
Складемо діаграму декомпозиції надання послуг у готелі. Функція надання списку послуг покладається на персонал готелю.
Ведення обліку наданих послуг. Для зберігання статистики пронаданих послугах достатньо знати клієнта, який замовив послугу, вартість послуги та відповідального виконавця з персоналу готелю. Оплата послуг здійснюється під час замовлення послуги.
Малюнок 6.
Діаграма декомпозиції «Надання послуг»
У програмі BPWin можна створювати діаграми потоків даних (DFD), які застосовуються для опису документообігу та обробки інформації всередині об'єкта, що моделюється. Вони є ієрархією функціональних процесів, пов'язаних потоками даних. Завдання такого уявлення — продемонструвати, як кожен процес перетворює свої вхідні дані у вихідні, а також виявити відносини між цими процесами.
Нотація DFD є зручним засобом для формування контекстної діаграми, тобто діаграми, що показує базу даних, що розробляється в комунікації із зовнішнім середовищем. На малюнку 7 представлена DFD-діаграма. «Резервування номерів», де описується діяльність персоналу готелю з резервування номерів.
Малюнок 7.
DFD діаграма. «Резервування номерів»
«Замовлення» надходить від клієнта та запускає процедуру «Обробка замовлення». Цю процедуру виконує «Персонал», до обов'язків яких це входить. Персонал запитує «Дані про номери» зі сховища даних та, відповідно до «Правил надання номерів» (що зберігаються у статуті готелю), відмовляє клієнту в резервуванні номера або резервує номер. Потім оновлюються дані про номери. "Оновлені дані про номери" заносять у сховище "Даних про номери готелю".
На малюнку 8 представлена DFD-діаграма "Оформлення поселення", що описує діяльність з оформлення поселення.
Усі роботи, представлені на діаграмі, виконуються «Персоналом» увідповідність до «Обов'язків». Клієнт запитує номер у готелі («Відмова» можлива у разі відсутності вільних номерів у готелі) або активізує свій «Зарезервований номер». Якщо після "Обробки запиту" за участю "Даних про номери" зі сховища, запит задовольняється, то:
1) постоялець пред'являє свої «Документи», обирає тарифи проживання, проходить реєстрацію та отримує ключі від номера.
2) «Персонал» оформляє в'їзд клієнта та оновлює дані про номери готелю у сховищі «Дані про номери готелю»
Малюнок 8.
DFD-діаграма "Оформлення поселення".
Для того, щоб подивитися всю ієрархію робіт у моделі, необхідно побудувати діаграму дерева вузлів, яка наведена на малюнку 9.