Що робити, якщо бізнес пішов у мінус
Реальна проблема криється в неефективному управлінні та невмінні працювати з клієнтами
Компанії не один рік, мережа філій, великий штат співробітників, які відсиджують на роботі свою зарплату, непідйомна оренда, а продажі то йдуть, то не йдуть. Бізнес йде в мінус. Знайома ситуація? Думаю, цей кейс могли б приміряти на себе багато бізнесменів.
Що відбувається із такими компаніями? Сталася криза, продаж різко впав, і, незважаючи на те, що минуло вже два роки, повернутися в нормальне русло ніяк не вдається.
Насправді причин для низьких продажів досить багато, ось тільки криза та девальвація не входять до їх числа. Це радше слідство, а не причина. А реальна проблема криється в неефективному управлінні та невмінні працювати з клієнтами. Ми найчастіше стикаємося з тим, що в народі називається «колгоспний менеджмент». Коли хтось комусь брат чи сват, а справи руйнуються навтьоки. Так, на жаль, деякі компанії так і мешкають. І якщо вони ваші конкуренти, то таку конкуренцію навряд можна назвати сильною.
Різке зниження продажів — це попереджувальний сигнал.
Значить, не все добре, як здається. Потрібно платити людям, потрібно нести мільйонні витрати, а віддачі від цього всього ніякого. Це той момент, коли треба щось робити, поки що не пізно, бо впроваджувати зміни треба було ще вчора.
Казка про втрачений час
Перше, що потрібно усвідомити та зробити, — це виявити з більшості співробітників, які не приносять жодної користі компанії, тих, хто справді працює. Є така процедура, яка називається хронометраж робочого часу працівника. Його не варто проводити самому керівництву, для цього залучають кваліфікованого спостерігача.Спостерігач буде фіксувати, чим конкретно займаються ваші службовці, як розподіляють свій робочий час, а також скільки часу вони витрачають на те, щоб покурити, попити чаю або поспілкуватися з колегами.
Як правило, подібні виміри наочно демонструють, що 90% співробітників займаються не тим, чим мають займатися, хоч і одержують за це зарплатню. Це люди, які з'їдають потенційний валовий прибуток компанії. Такі працівники часто зустрічаються серед технарів, бухгалтерів та інших фахівців, які безпосередньо не впливають на збільшення прибутку в компанії.
Виконання планів
У більшості компаній, у яких великі обороти та багато співробітників, найчастіше хтось один робить роботу за всіх – це стандартна ситуація, яка завжди відбуватиметься. Відповідно, одне з рішень — ґрунтуючись на результатах хронометражу, скоротити того, хто не працює.
Друге — попрощатися з тими, хто не виконує план за своїми показниками. Для цього, звісно, насамперед ці показники треба запровадити. Якщо розглядати конкретно відділ продажу, то план складається за обсягом грошей чи прибутку, які цей співробітник приносить у компанію. Якщо він не виконує мінімальних показників за обсягом прибутку, то ми з ним прощаємось. Такі рішення потрібно вміти приймати, тому що співробітники, які просто відсиджують свій час, якраз і створюють проблеми у вашому бізнесі.
Поділяй і володарюй
Після того, як у вашій команді залишаться тільки ефективні люди, потрібно провести реорганізацію структури та процесів. Так, звучить складно, але насправді просто.
Потрібно навчитися ділити весь робочий процес на етапи.
Візьмемо, наприклад, виробництво. Ви створюєте певний продукт. Якщо це роблять машини – чудово. Якщо цероблять люди, то має бути поділ - це зрозуміло практично кожному. Але чомусь багато хто не застосовують подібний поділ до відділу продажу, бухгалтерії, фінансів, маркетингу.
У нас прийнято вважати, що співробітники мають бути універсалами, які роблять все і вся. Але це давно не актуально та не ефективно, тому відмовтеся від подібних стереотипів. Зараз у тій економічній ситуації, в якій ми знаходимося, саме універсали йдуть, і бізнес неминуче просяде вниз, оскільки на цих співробітниках трималося все. Саме тому потрібно детально поділити функції ваших працівників.
Наприклад, у відділі продажів не повинно бути одного продавця, відповідального за все. Повинні бути співробітники, які приймають дзвінки та дзвонять самі, окремо — ті, хто продає плюс ті, хто веде діючих клієнтів. І для цього зовсім не обов'язково наймати великий штат.
За рахунок реорганізації значно зрізаються витрати на неефективних людей, і відбувається їхня заміна вузькопрофільними фахівцями, які хороші в чомусь одному. Вам не потрібна людина, яка вміє робити все і коштує умовно 500 000. Краще взяти п'ятьох за сто тисяч, які робитимуть те саме швидше, ефективніше і краще. Тим самим ви збільшуєте пропускну спроможність вашого бізнесу та розширюєте можливості своєї компанії.
Мотивація
Наступний важливий момент – це мотивація оновленої команди. Кожен співробітник повинен розуміти, що, впливаючи на свій результат, він тим самим впливає на результат усієї компанії. Плюс він повинен бачити, що від виконання KPI залежить рівень його доходу. Починати треба, звичайно, з тих відділів, які безпосередньо впливають на прибуток, але загалом система мотивації має працювати для всього штату, включаючи бухгалтерію та HR.
Звичайно,оптимізація має торкнутися як співробітників компанії. Потрібно оптимізувати фонд оплати праці та робочий простір, тому що оренда та зарплатний фонд — це дві найбільші статті витрат. Далі можна оптимізувати програмне забезпечення, IT-рішення, з якими працює компанія. Зараз є багато альтернативних сервісів та хмарних рішень, з яких завжди можна вибрати і тим самим скоротити свої витрати.
І ще одне рішення, яке можна застосувати, — це побудувати таку мотивацію, щоб кожен із співробітників, які працюють у компанії, почав приносити гроші.
Яким чином? У кожного з цих людей є друзі, знайомі, родичі, яких вони можуть залучити як клієнти. Звичайно, змушувати нікого не потрібно, але ви можете продемонструвати їм таку можливість, а далі вони вже ухвалять рішення.
Реально чи нереально?
Для багатьох оптимізація власного бізнесу – це щось довге, складне та нездійсненне. Звичайно, у великих компаніях за умовчанням має бути команда, яка здійснить реорганізацію. Якщо ми говоримо про малий та середній бізнес, то у них найімовірніше таких людей немає. І тут важливо розуміти, у яких ключових питаннях власник має сам тримати руку на пульсі, а що можна віддати на аутсорс. Глибинні процеси, такі як продаж, маркетинг, залучення та утримання клієнтів ви не віддасте на аутсорс. У цьому немає необхідності, тому що все не так складно, як здається.
Якщо розкласти процес на етапи, крок за кроком, все стає зрозумілим і досяжним.
Коли у власника достатньо знань та умінь, він розуміє, що необхідно спочатку побудувати таку модель, яка не потребує оптимізації, тому що вона вже оптимальна. Як би голосно стартап чи новакомпанія про себе не заявляли, важливо розуміти, чи є у них за спиною щось тверде. А тверде — це якраз процеси та документація. Якщо це не просто шматок паперу, який хтось написав за гроші, а дійсно те, чому люди йдуть, така компанія буде непереможною. Вона пройде через кризи, складності та помилки. Наразі виграють ті компанії, які акуратні у своїх діях і точно знають, що вони роблять.
"Персони Капіталу". Історії успішних бізнесменів. Відомі імена та найкращі бізнес-ідеї. Підписуйтесь на нас тут.