Шпаргалка діловода Організація діловодства
Ваш персональний гід у світі документів
Організація діловодства. Розподіляємо обов'язки
Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу організації.
У невеликих організаціях до 10 тис. документів на рік людина має достатньо одного-двох осіб. Це може бути секретар та/або офіс-менеджер, тому там обходяться без відокремленого відділу.
У організаціях із документообігом від 10 до 25 тис. документів на рік виділяється кілька співробітників у складі відділу кадрів чи іншого відділу.
В організаціях з обсягом документообігу від 25 до 50 тис. документів на рік створюється структурний підрозділ канцелярія, служба діловодства, загальний або адміністративний відділ.
У великих організаціях із документообігом понад 50 тис. документів обов'язкове впровадження систем автоматизації (СЕД).
Які ділянки обов'язково мають бути у діловодстві організації?
Якщо є електронний документообіг, буде задіяно більше людей та організовано більше ділянок роботи.
Якщо в організації проводиться велика кількість нарад, можна виділити співробітника служби діловодства, який відповідає за підготовку та проведення нарад, ведення протоколів та контроль за виконанням доручень, озвучених під час нарад.
Крім того, службі діловодства необхідно:
- Контролювати правильність оформлення документів.
— ставити електронно-цифровий підпис та забезпечувати його облік та зберігання.
- вести роботу за зверненнями громадян;
- Розробляти інструкції та методичні документи з діловодства.
Розподіляйте функції залежно від навантаження на дільницях роботи, навчайте працівників роботі нарізних ділянках. Це забезпечить взаємозамінність. І нехай ваша робота буде налагоджена та добре організована!