Синтетичний та аналітичний облік - Основи бухгалтерського обліку

З метою інформаційного забезпечення системи управління фінансово-господарською діяльністю організації та задоволення інформаційних запитів зовнішніх та особливо внутрішніх користувачів необхідно формувати систему показників, що розкривають дані про об'єкти бухгалтерського обліку, а також майновий та фінансовий стан організації з різним ступенем деталізації.

Для отримання різних за ступенем деталізації даних про об'єкти обліку в організації використовуються дві групи рахунків: синтетичні та аналітичні - і здійснюється два напрями обліку: синтетичний та аналітичний. Таким чином, за способом угруповання та узагальнення облікових даних активні та пасивні рахунки бухгалтерського обліку поділяються на синтетичні та аналітичні.

Синтетичні рахунки —це рахунки бухгалтерського обліку, призначені для обліку наявності та руху економічно однорідних груп майна організації та їх джерел, а також скоєних фактів господарського життя в узагальненому вигляді. Синтетичні рахунки мають також назви рахунків першого порядку. Вони ведуться лише у грошовому вираженні, які дані використовуються для заповнення форм бухгалтерської звітності, передусім балансу і звіту про фінансові результати, і навіть для аналізу фінансово-господарську діяльність організації. У зв'язку з цим синтетичний облік надає узагальнені показники в грошах, необхідні для загального уявлення про наявність та рух коштів та їх джерел.

До рахунків синтетичного обліку, які мають кілька груп аналітичних рахунків, відкривають субрахунки, необхідні отримання укрупнених показників під час складання звітності та її аналізі. Субрахунок є рахунок другого порядку, що єпроміжною ланкою між синтетичною та відкритими до нього аналітичними рахунками. Наприклад, до синтетичного рахунку 10 "Матеріали" передбачено дев'ять субрахунків, по кожному з яких узагальнюється інформація про різні види матеріалів на основі аналітичних рахунків (див. Додаток 5).

Аналітичні рахунки - це рахунки бухгалтерського обліку, призначені для деталізації, конкретизації інформації про наявність, стан і рух майна та джерел його формування, що міститься в синтетичних рахунках. Вони відкриваються у розвиток певного синтетичного рахунки в розрізі його видів, частин, статей і, за необхідності, з оцінкою інформації у натуральному, трудовому та грошах.

Відображення об'єктів обліку та процесів у деталізованому вигляді на аналітичних рахунках називається аналітичним обліком. Деталізація показників встановлюється підприємством самостійно залежно від конкретних умов та потреби у отриманні відомостей для оперативного управління. При організації облікового процесу необхідно встановити, до яких синтетичних рахунків відкривати субрахунки, скільки рівнів аналітичного обліку та які аналітичні звіти потрібні для отримання інформації, необхідної для оперативного управління організацією. Вибір принципів побудови аналітичного обліку обумовлений такими факторами:

- потребою управлінського обліку та аналізу для ефективного управління дебіторською та кредиторською заборгованістю, оцінки ефективності основних процесів, цінової політики, рентабельності за видами діяльності, аналізу обсягів продажу, планування та нормування собівартості, витрат на продаж, виявлення шляхів їх мінімізації, стимулювання персоналу та ін. ;
- вимогами до бухгалтерської звітності, покликаної подаватидостовірну та повну інформацію про фінансове становище та фінансові результати організації;
- вимогами податкового обліку;
— необхідністю складання та подання статистичної звітності.

Між синтетичними і аналітичними рахунками існує тісний взаємозв'язок, у тому, що у аналітичних рахунках відбиваються те саме майно, джерела і факти господарського життя, як і на синтетичних, але з різним ступенем деталізації. Існує два види аналітичних рахунків, які відрізняються один від одного за формою та змістом: для обліку розрахунків (у грошах) та товарно-матеріальних цінностей (у натурально-грошовому виразі). Наприклад, до рахунку 41 "Товари" можуть відкриватися аналітичні рахунки: "Одяг" та "Взуття" (табл. 5.1-5.3).

Таблиця 5.1.Рахунок 41 "Товари"

Таблиця 5.2.Субрахунок "Одяг"

Таблиця 5.3.Субрахунок "Взуття"

Аналітичні рахунки для обліку розрахунків мають таку ж форму, як і синтетичні рахунки, за винятком назви, наприклад, до синтетичного рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" можуть бути відкриті два аналітичні рахунки "Іванов А. В." та "Петрова О. І." (Табл. 5.4-5.6).

Таблиця 5.4.Рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

Таблиця 5.5.Субрахунок "Іванов А. В."

Таблиця 5.6.Субрахунок "Петрова О. І."

Взаємозв'язок між синтетичними та аналітичними рахунками можна виразити такими рівностями, що відображають тотожність даних синтетичного та аналітичного обліку:

- залишок синтетичного рахунку дорівнює сумі залишків аналітичних рахунків за ним;
- обороти по дебету синтетичного рахункурівні сумі оборотів за дебетом аналітичних рахунків цього синтетичного рахунки;

обороти за кредитом синтетичного рахунки дорівнюють сумі оборотів за кредитом аналітичних рахунків даного синтетичного рахунки.

Здійснення принципу тотожності даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на перше число кожного місяця реалізується за допомогою складання оборотно-сальдових відомостей за рахунками синтетичного та аналітичного обліку, що дозволяють перевірити на практиці правильність та взаємопов'язання хронологічних та систематичних записів.

Оборотна відомість являє собою таблицю, що містить номери та назви рахунків, суми початкового та кінцевого сальдо (дебетового або кредитового) та оборотів за дебетом та кредитом кожного рахунку (табл. 5.7).

Таблиця5.7.Оборотно-сальдова відомість за синтетичними рахунками (скорочена форма)

Підсумки оборотної відомості за синтетичними рахунками містять три пари рівностей:

- сальдо початку звітного періоду по дебету і кредиту всіх рахунків;
- обороти по дебету та кредиту всіх рахунків;
- сальдо на кінець звітного періоду з дебету та кредиту всіх рахунків. Перша рівність показує, що підсумкова сума всього майна організації початку періоду дорівнює підсумковій сумі джерел цього майна. Ці дані відбивають баланс організації початку періоду. Друга рівність випливає з принципу подвійного запису, у якому кожен факт господарського життя відбивається у однаковій сумі по дебету і кредиту різних рахунків, і якщо суми не збігаються, це свідчить про помилки при записах на рахунках бухгалтерського обліку чи підрахунках. Третя рівність, так самояк і перше, випливає з рівності підсумків майна організації та джерел його формування та показує баланс на кінець звітного періоду.

У оборотній відомості за синтетичними рахунками містяться узагальнені відомості про стан, зміну та залишки майна та зобов'язань організації. Оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку становлять окремо до кожного синтетичного рахунку, яким ведеться аналітичний облік. Вони мають різну форму залежно від особливостей об'єктів аналітичного обліку. За рахунками аналітичного обліку застосовують три форми оборотних відомостей:

- При веденні натурально-вартісного обліку;
- При веденні обліку тільки в грошах:
— під час обліку за рахунками розрахунків із різними дебіторами і кредиторами.

Якщо об'єкт обліку відбивається на аналітичних рахунках лише у вартісному вираженні, то оборотні відомості з цих рахунках складаються у такій формі, як і оборотні відомості з рахунках синтетичного обліку. Якщо об'єкт обліку відбивається на аналітичних рахунках у вартісному, а й у натуральному чи трудовому вираженні, то показники оборотних відомостей з цих рахунках наводяться у вартісному, натуральному чи трудовому вираженні (табл. 5.8).

Таблиця 5.8.Оборотно-сальдова відомість за синтетичним рахунком "Товари"

Оборотно-сальдові відомості за рахунками аналітичного обліку - це зведення оборотів і сальдо за всіма аналітичними рахунками, відкритим до синтетичного рахунку. Підсумки оборотних відомостей за аналітичними рахунками звіряються з даними відповідного синтетичного рахунку в оборотних відомостях за рахунками синтетичного обліку.

Для узагальнення інформації про рух майна таджерел організації, а також з метою контролю правильності здійснення бухгалтерських записів складається шахова оборотна відомість із синтетичних рахунків (табл. 5.9).

У шахову оборотну відомість у першій графі записані найменування всіх рахунків, що мають обороти. Кореспондуючі рахунки представлені у стовпцях. У кожну клітину шахової оборотної відомості проставляється сума обороту з однаковою кореспонденцією рахунків.

Шахова оборотна відомість дає можливість ознайомитися з характером фактів господарського життя, будучи одночасно технічним прийомом контролю правильності складання бухгалтерських проводок.

Таблиця 5.9.Шахова оборотна відомість за синтетичними рахунками (зразок)