Система обліку запасів - Облік торгових операцій - Основи фінансового обліку
Кожне торгове підприємство потребує корисної та надійної системи для визначення як кількості, так і вартості наявних товарів. До двох основних систем кількісного обліку запасів відносяться система періодичного обліку запасів та система безперервного обліку запасів.
При системі періодичного обліку запасів наявні запаси підраховують періодично, зазвичай, наприкінці облікового періоду. Протягом періоду докладний облік фактично наявних запасів не ведеться. Собівартість проданих товарів при системі періодичного обліку запасів визначається відповідно до формату, яким слідувала корпорація «Фенвік Фейшин» в іл. 4-1 та рис. 4-3. У найпростішому випадку вартість закуплених запасів накопичується на рахунку Закупівлі.
Для отримання собівартості проданих товарів наприкінці облікового періоду вартість фізичних запасів, заснована на фактичному підрахунку, віднімається від собівартості товарів, наявних на продаж. Наприкінці облікового періоду робляться проводки, щоб прибрати запаси початку періоду (запаси наприкінці попереднього періоду) і додати запаси наприкінці поточного періоду. Це єдині проводки, які зроблять на рахунку «Запаси» за весь період. Отже, кількість наявних запасів є точним лише на дату балансу. Як тільки здійснюються закупівлі чи продажі, ця кількість стає показником минулого періоду і залишається такою до введення нової суми запасів на кінець наступного облікового періоду.
Багато роздрібних і оптових підприємств використовують систему періодичного обліку запасів, оскільки вона вимагає великого обсягу роботи службовців. Якщо підприємство відносно невелике, то його керівництво може контролювати запаси.шляхом звичайного спостереження чи використання автономної системи карток чи комп'ютерного обліку. З іншого боку, для більших підприємств нестача докладної документації може бути причиною неефективності, що призводить або до втрачених продажів, або до високих операційних витрат.
У багатьох країнах світу, особливо в Австралії, Франції, Німеччині, Японії та Сполучених Штатах, використання системи безперервного обліку набуває все більшого поширення, оскільки збільшується доступ до комп'ютерів не тільки у великих, а й у невеликих підприємств.
Система безперервного обліку запасів
За системою безперервного обліку запасів ведеться документація за кількістю і, як правило, вартістю кожної окремої одиниці запасів у міру їх придбання або продажу. Детальна інформація, яку має керівництво компанії при системі безперервного обліку запасів, дозволяє відповідати на запити покупців про наявність продукції, більш ефективно замовляти запаси і таким чином уникати нестачі товару на складі і контролювати фінансові витрати, пов'язані з інвестиціями в запаси.
При системі безперервного обліку запасів вартість кожної одиниці запасів враховується на рахунку "Запаси" при придбанні. При продажу товарів їхня вартість переноситься з рахунку «Запаси» на рахунок «Собівартість проданих товарів». Таким чином, у будь-який момент часу сальдо за рахунком «Запаси» дорівнює собівартості товарів, наявних, а сальдо за рахунком «Собівартість проданих товарів» дорівнює собівартості проданих покупцям товарів. За системи безперервного обліку рахунок «Закупівлі» не користується.
Зазвичай система періодичного обліку запасів використовується компаніями, які продають великі обсяги недорогих товарів, через труднощі та дорожнечу обліку закупівлі.та продажу кожної одиниці товару. До таких компаній можна віднести аптеки, магазини з продажу автомобільних запчастин, універмаги, магазини знижених у ціні товарів та компанії з продажу зерна. І навпаки, компанії, які продають дорогі товари (прилади, автомобілі), схиляються до застосування системи безперервного обліку запасів. Ця різниця між високою та низькою вартістю одиниці товару для обліку запасів суттєво згладилася останніми роками через широке використання комп'ютерів. Хоча система періодичного обліку запасів все ще поширена, використання системи безперервного обліку запасів значно збільшилося.
Проведення інвентаризації
Фактичний підрахунок всіх товарів, наявних, називається проведенням інвентаризації. Це може бути важким завданням, тому що легко пропустити будь-який товар або порахувати його двічі. Інвентаризація повинна проводитись як за системи періодичного, так і безперервного обліку запасів.
Запаси включають усі товари, придатні для продажу, якими володіє підприємство, незалежно від того, де вони знаходяться - на полицях, у коморах, на складах або у вантажних машинах, що рухаються зі складів у магазини. Товари, що знаходяться в процесі доставки від постачальників, включаються в запаси, якщо право власності на них вже перейшло до торговельного підприємства, що купило їх. До запасів на кінець періоду не входять вже продані, але ще не доставлені покупцям товари, а також товари, які не можуть бути продані через пошкодження або старіння. Однак якщо пошкоджені або застарілі товари можуть бути продані за зниженими цінами, їх також слід включити в запаси на кінець періоду за їх зниженими цінами.
Технологія на практиці
Багато продуктові магазини, які зазвичай використовували систему періодичногообліку запасів, зараз застосовують штрих-кодову систему. Електронне маркування на кожному продукті, що називається штрих-кодом або універсальним кодом продукту (UPC Universal Product Code), застосовується для оновлення даних за фізичними запасами шляхом зчитування штрих-кодів касовими апаратами, пов'язаними з комп'ютером, у міру продажу одиниць товару. Використання штрих-кодів набуло поширення у всіх типах компаній роздрібної торгівлі, а також на виробничих підприємствах та в лікувальних закладах. Деякі точки роздрібної торгівлі використовують систему безперервного обліку запасів для відстеження фактичного руху запасів та систему періодичного обліку запасів для складання фінансової звітності.