Система PrintEffect функціональність та надійність
Автоматизована система PrintEffect призначена для оперативного обліку та управління підприємствами, що пропонують послуги у галузі оперативної поліграфії. У цю систему закладено типові бізнес-процеси, що описують технологічні операції, що існують на більшості невеликих поліграфічних підприємств. Завдяки можливостям системи PrintEffect забезпечується автоматизація всіх підрозділів, таких як продаж, маркетинг, переддрукарська підготовка, друк, фінішна обробка, доставка готової продукції, склади матеріалів та готової продукції.
Система PrintEffect дозволяє проводити розрахунок вартості замовлення та, згідно з пред'явленими характеристиками та вимогами, здійснювати контроль за всіма стадіями виконання замовлення від отримання макета замовлення від клієнта до відвантаження вже готової продукції, а також планувати завантаження обладнання та оцінювати час виконання кожної стадії виробництва.
PrintEffect дає можливість швидко і технологічно правильно розрахувати довільне або типове замовлення. Для цього в програмі є шаблони типових виробів, тому менеджеру залишається лише вказати основні параметри виробу, вибрати тип паперу і замовлення буде підготовлено.
Для ведення фінансового обліку PrintEffect дає користувачам можливість обмінюватись даними з програмою бухгалтерського обліку «1С:Бухгалтерія 7.7». Крім того, PrintEffect підтримує спільну роботу з касовим апаратом та фіскальним реєстратором (ККМ). Режим спільної роботи з ККМ забезпечує автоматичний друк чеків під час реєстрації операції оплати замовлення.
PrintEffect складається з кількох підрозділів, про кожен з яких ми детально розповімо нижче.
Довідник клієнтів
Цей же підрозділ забезпечуєотримання такої інформації щодо клієнта, як список замовлень за певний період, список документів щодо реалізації продукції за період та поточний стан взаєморозрахунків.
Довідник клієнтів підтримує два рівні доступу: доступ менеджера лише до своїх клієнтів і повний доступ для користувача з правами адміністратора. Серед функцій, які забезпечує довідник клієнтів, виписка відвантажувальних документів (ТТН) та реєстрація оплати (банк/каса).
Довідник клієнтів містить дві групи записів: «Приватні особи» та «Організації». У кожній групі є один фіксований запис «Розовий клієнт». При оформленні замовлення користувач повинен вибрати групу клієнтів, до якої належить замовник, а потім вказати конкретного клієнта або запис «Розовий клієнт». У разі вибору позиції «Розовий клієнт» реквізити замовника вводяться безпосередньо у бланку замовлення та зберігаються у довіднику клієнтів.
Оформлення заказу
Система PrintEffect забезпечує два режими оформлення та редагування замовлення. Перший – це режим менеджера, куди входить робота з майстром замовлення, а також із встановленими в систему або налаштованими користувачем шаблонами типових виробів. У режимі менеджера вводиться цілий перелік реквізитів, серед яких вид виробу (шаблон замовлення), найменування, реквізити замовника (вибирається з довідника клієнтів або вводиться як разовий), тираж, параметри замовлення (у тому числі дата отримання макета, закінчення препресу тощо) .д.), відмітка про застосування окремих фрагментів техпроцесу та, нарешті, параметри паперу.
Дуже зручна наступна функція: при натисканні на кнопку «Розрахувати» система сама формує бланк замовлення, виконує розрахунок замовлення та виводить на екран його калькуляцію. У режимі редагування система відкриває той самиймайстер із заповненими значеннями, а після закінчення редагування формує бланк замовлення заново та виконує необхідні розрахунки.
Другий режим - режим технолога - дозволяє виконувати роботу з оформлення довільного замовлення, що вимагає знань технологічних процесів. У цьому режимі процес оформлення відповідає оформленню за шаблоном або з нуля. Редагування у режимі технолога можуть піддаватися замовлення, оформлені за допомогою майстра в режимі менеджера. В результаті автоматичного розрахунку формуються результати, що відображають потребу в папері з урахуванням технологічних відходів, вартість замовлення (калькуляція у розрізі вартості паперу, вартості операцій) та розрахунок нормативного часу на кожну операцію. Режим технолога дозволяє редагувати такі результати розрахунку, як потреба у папері, ціна за одиницю, підсумкова вартість та знижка чи націнка.
В результаті оформлення замовлення формується низка різних документів. Це насамперед рахунок на оплату у довільній валюті (валюта рахунку повинна вказуватися як параметр замовлення), а також комерційна пропозиція та технологічна карта, що включає вимогу на папір.
Оформлені замовлення відображаються у системі як таблиці, що містить основні реквізити замовлень. Система забезпечує простий доступ до інформації про список документів (розрахункові, платіжні та товарні операції), про стан замовлення у виробництві та замовника.
Управління виробництвом (планування)
Технологічний процес будь-якого замовлення вважається лінійним, а послідовність операцій відповідає опису технологічного процесу у бланку замовлення. Тривалість операцій визначається за результатами розрахунку замовлення.
Замовлення поміщаються у виробничий план із встановлення користувачемвідповідної опції. При включенні у виробничий план операції на замовлення автоматично вишиковуються на кінець відповідних черг. Загальна картина завантаження обладнання відображається на діаграмі Гантта.
Управління чергами проводиться у режимі диспетчеризації, який дозволяє реалізовувати такі функції, як зміна порядку операції у черзі, переміщення операції з машини на машину та реєстрація факту виконання операції. У разі реєстрації штатного завершення операції (безаварійного) замовлення автоматично переміщується до хвоста наступної за техпроцесом черги.
Реєстрація факту забезпечує введення інформації про дату і час початку та закінчення операції, фактичне вироблення та ознаку аварійного завершення із зазначенням причини.
Щодо операцій з видачі клієнту готової продукції чи доставки, система PrintEffect розглядає їх як технологічні операції.
Типові процеси та операції підприємства оперативної поліграфії
Складський облік
Функції підрозділу про складський облік включають ведення номенклатурного довідника, введення та редагування початкових залишків, реєстрацію приходу та витрати матеріалів та отримання оборотної відомості за період.
Фактична собівартість
Система сама розраховує показники потреби у папері, планової тривалості операцій, планової собівартості (cost) та вартості (price). Потреба в папері розраховується виходячи з нормативів техвідходів на кожній операції та необхідного тиражу виробу на виході. Норматив техвідходів на операцію визначається нормою на приладку (у листах) і нормою на тираж (у відсотках). Планова тривалість операцій розраховується виходячи з часу, необхідного на приладження, та нормативної продуктивностіодиниці обладнання. Планова собівартість операції розраховується як нормативна собівартість години роботи, помножена на плановий час операції, або як собівартість приладки і вартість одиниці роботи, помноженої на тираж. Планова собівартість замовлення розраховується як вартість усіх робіт плюс вартість паперу. Планова собівартість машино-години встановлюється вручну. Після розрахунку фактичної собівартості цифра може коригуватися користувачем, виходячи з отриманих результатів.
Вартість всього замовлення розраховується одним із двох способів залежно від виду виробу. Перший спосіб полягає у розрахунку суми вартості робіт, помноженої на знижку або націнку, до чого додається вартість матеріалів, де сума вартості робіт складається з вартості всіх операцій, для кожної з яких нормуються вартість приладу та вартість одиниці роботи. Другий спосіб призначений для певних видів виробів. Тут вартість замовлення визначається за прайсом, у якому вказується вартість одного виробу залежно від його параметрів. Вигляд виробу та пов'язані з ним параметри прайсу вводяться у процесі оформлення замовлення.
Застосування системи оперативного обліку та управління PrintEffect дозволяє збільшити швидкість оформлення замовлення і при цьому уникнути виникнення помилок, координувати роботу різних підрозділів, знижуючи тимчасові витрати співробітників, управляти завантаженням обладнання, вести складський облік і управляти закупівлями матеріалів, здійснювати фактичний розрахунок собівартості виробів, що випускаються. і навіть проводити аналіз діяльності всього підприємства.