Складаємо номенклатуру справ

Автор: Олександр ГОРБАЧ, юрист 04 Грудень 2015 .

Тому якщо хтось вважає, що документи, що накопичилися в процесі діяльності підприємства, є не більш ніж його власністю, яка марно займає місце в офісі, і нікому до умов їх зберігання справи немає, він глибоко помиляється. Понад те, важливо знати, що ст. 23.37 Кодексу Республіки Білорусь про адміністративні правопорушення передбаченовідповідальність за втрату або незаконне знищення індивідуальним підприємцем або посадовою особою документів постійного чи довгострокового зберігання, а також за заподіяння ним непоправних пошкоджень —накладення штрафу у розмірі від 10 до 3 базових величин.

Забезпечити належне ведення документообігу в організації та зберігання створюваних та накопичуваних документівнеможливо без номенклатури справ, яка виконує функції:

- покажчика основних напрямів діяльності будь-якої організації;

- схеми угруповання (розподілу) виконавчих документів за тематичними комплексами (справами);

- Бази для індексації документів та справ;

-вказівника термінів зберігання справ;

- схеми побудови довідкової картотеки на невиконані документи у діловодстві та архіві організації;

- основи для складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання;

- Облікового документа в архіві організації для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Хто складаєноменклатуру справ

У великих організаціях розробка та складання номенклатури справ відбувається за безпосередньою участюслужби документаційного забезпечення управління (далі — служба ДНЗ), на яку покладається документаційне забезпечення управління, контроль задотриманням у структурних підрозділах організації єдиної системи діловодства, методичне керівництво роботою з документами та навчання працівників основ діловодства. Служба ДОП, у свою чергу, може включати до своєї структури такі підрозділи, як загальний відділ, секретаріат, канцелярія, архів та ін. У таких організаціях, як правило, питання діловодства та документообігу добре налагоджені.

Відповідальним за архів призначається працівник, який за своїми основними обов'язками пов'язаний з документообігом (секретар, юрисконсульт, бухгалтер). У його посадовій інструкції, окрім основних обов'язків, прописуються ще й обов'язки відповідального за архів.

В організації має бути також постійно діючаекспертна комісія (далі — ЕК), яка створюється для організації та проведення роботи з експертизи цінності управлінської документації та підготовки її до передачі на архівне зберігання або знищення.ЕК призначається наказом керівника організації у складі не менше трьох осіб із найбільш кваліфікованих спеціалістів під головуванням, як правило, одного із заступників керівника. До складу комісії в обов'язковому порядку включаються відповідальна за архів особа (призначається секретарем ЕК) та головний бухгалтер. Положення про ЕК також затверджується керівником організації, а підлягає узгодженню з державною архівною службою.

Таким чином, призначивши відповідальну за архів особу, створивши ЕК, розробивши та затвердивши в установленому порядку Положення про архів організації, Положення про ЕК, можна приступати безпосередньо до розробки номенклатури справ. До виконання цього завдання залучаються всі працівники організації (керівники структурних підрозділів), у діяльності якихутворюються документи, що підлягають включенню до номенклатури справ.

Загальні вимоги до складанняноменклатури справ

Розрізняють три види номенклатур: типова, зразкова та номенклатура справ окремої організації (конкретна). Типові та зразкові номенклатури справ розробляються службами ДНЗ міністерств для підвідомчої мережі. Об'єктом нашої уваги є конкретна номенклатура справ, тобто номенклатура справ конкретної організації. Її ще називають зведеною, так як у великих організаціях вона складається службою ДОП на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Зведена номенклатура справ будується по структурному чи структурно-функциональному принципу.

Складання номенклатури справ — відповідальне завдання, яке вимагає вдумливого ставлення до виконання. Тому аналітична робота, яка передує підготовці номенклатури, може і повинна вестися протягом усього року. Якщо структура організації та її завдання суттєво протягом року не змінилися, тоді достатньо уточнити діючу номенклатуру та знову в установленому порядку оформити її підписання та затвердження.

Підготовка якісної номенклатури справ заощаджує трудовитрати на її переробку та складання у наступний рік (або навіть кілька років).

Одна з найголовніших вимог до номенклатури справ (а в подальшому і до формування документів у справи) полягає в тому, що в одну справу включаються документи по ряду ознак (3) (номінальному, предметно-питанню, кореспондентському тощо). .) або їх поєднаннюі з однаковим терміном зберігання. Поміщати в одну справу документи різної значущості з різними термінами зберігання не допускається.

Заповнення графноменклатури справ

Форма номенклатури справ організації, наведена вДодаток 10 до Інструкції з діловодства, включає 5 граф, які заповнюються відповідним чином.

У графі 1 проставляються індекси (номери) справ, включених до номенклатури. Індекс справи в нашому випадку складатиметься із встановленого індексу розділу номенклатури та порядкового номера справи за номенклатурою в межах цього розділу. Наприклад, 01-12, де 01 вказує на розділ номенклатури - "Керівництво", 12 - на порядковий номер справи. Справи, в яких відкладаються документи з проблем, які вирішуються протягом 2 і більше років, включаються до щорічного примірника номенклатури справ під одним і тим самим індексом.

Індекс справи, зазначений у номенклатурі, потім використовується під час нумерації справ (папок) та реєстрації документів.

У графу 2 вносяться заголовки (найменування) справ, які являють собою коротке позначення відомостей про склад та зміст документів у справі.

Послідовність розташування заголовків справ у номенклатурі залежить від їхньої значущості та взаємозв'язку. Першими розміщуються заголовки справ із розпорядчими документами вищих органів, потім розташовуються групи організаційних документів (статути, положення), розпорядчі документи організації, плани, звіти, листування та інші групи документів. Усередині груп документів заголовки справ також розташовуються за рівнем їхньої важливості. Так, у групі планових документів першими йдуть річні плани, потім квартальні та місячні; те саме стосується і звітів: річний звіт, квартальний та місячний. У групі справ з листуванням спочатку розташовується листування з вищими органами, потім із сторонніми організаціями. Інші відносини систематизуються з урахуванням ступеня їх важливості в міру спадання. Форми, що використовуються для реєстрації, обліку документів, рекомендуєтьсярозташовувати наприкінці розділу. Таким чином, у кожному розділі справи розташовуються, як правило, у порядку зменшення термінів їх зберігання (які вказуються в графі 4).

Якщо протягом року в організації виникатимуть нові, раніше не передбачені документи (справи), то вони вносяться до номенклатури додатково, навіщо у кожному розділі номенклатури залишають кілька резервних номерів (порожніх лінійок). Кожен розділ номенклатури доцільно розпочинатиз нової сторінки.

Графа 3 «Кількість справ» заповнюється після завершення справ діловодством та закінчення року. У ній вказується кількість частин (томів) за кожним найменуванням. Оскільки кожна справа (папка) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм товщини), при більшому обсязі документів ділять на самостійні томи; документи кожного тому є продовженням наступного.

У графі 4 проставляють термін зберігання справ з посиланням на відповідні пункти Переліку. До речі, повна назва Переліку вказується наприкінці номенклатури справ.

У Переліку терміни зберігання документів поділено за двома групами організацій (графи 3 та 4 переліків). У графі 3 зазначено термін зберігання документів в організаціях, що є джерелами комплектування державних архівів, їх документи після відомчого зберігання надходять у відповідні держархіви. Зауважимо, що до таких організацій належать інедержавні організації та підприємства. У графі 4 визначено термін зберігання документів в організаціях, які не є джерелами комплектування держархівів. Документи, які утворилися у таких організаціях, зазвичай, немає практичного значення, у переліках їм встановлено тимчасові терміни зберігання (до 10 років включно). При складанніноменклатури справ, у тому числі і в недержавних організаціях, слід виходити із термінів зберігання, зазначених у графі 3 Переліку.

Довільнезниження термінів зберігання документівне допускається. У той же час за рішенням експертної комісії, якщо цього вимагає специфіка діяльності організації, терміни зберігання деяких документівможуть бути збільшені. Передбачена переліками відмітка ЕПК (експертно-перевірочна комісія), поставлена ​​до терміну зберігання деяких видів документів, проставляється також у номенклатурі справ. Вона означає, що, на відміну інших документів тимчасового терміну зберігання, окремі документи, які стосуються цієї групи, за змістом можуть мати як практичну, а й науково-дослідну цінність. Тому вони відбираються на постійне зберігання під час проведення експертизи цінності документів після закінчення діловодного (календарного) року.

Якщо у Переліку не відображено термінів зберігання деяких документів, то вони визначаються експертною комісією організації. У цьому випадку у графі 4 номенклатури справ замість посилання на пункт Переліку проставляється відмітка ЕК (експертна комісія): «3 роки. ЕК».

Терміни зберігання документів, що оформлюються в організаціях на різних носіях (електронні документи, документи на мікроплівці та ін.), відповідають термінам зберігання аналогічних документів на традиційних (паперових) носіях, включених до списків.

У графі 5 «Примітка» проставляються позначки про заведення справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін. Тут також обговорюються особливості передачі документів у відомчі архіви та на державне зберігання,додаткові умови виділення документів до знищення або умови їх зберігання протягом певного терміну (наприклад: «Після проведення податкової перевірки», «Після звільнення» тощо).

Прикінцеві положення

Номенклатура справ підписується керівником діловодної служби, а в нашому випадку — особою, відповідальною за архів (найменування посади вказується відповідно до штатного розкладу та посадової інструкції: секретар, юрисконсульт, бухгалтер тощо), погоджується з експертною комісією організації та державною архівною. службою, та був затверджується керівником організації.

Після закінчення кожного діловодного року (тобто у І кварталі чергового року) у номенклатурі робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів) за формою, наведеною у додатку 12 до Інструкції з діловодства. Дуже важливо підсумковий запис заповнити своєчасно, оскільки тут вказується кількість заведених протягом року справ з різними термінами зберігання: постійним, тимчасовим понад 10 років і тимчасовим до 10 років, а також кількість перехідних справ. Підсумковий запис засвідчується особою, відповідальною за архів.

Номенклатура справ складається, як правило,у чотирьох примірниках: перший екземпляр зберігається в канцелярії, другий — у структурних підрозділах, третій — в архіві організації, четвертий — у державній архівній службі. Очевидно, що кількість примірників номенклатури справ визначається структурою організації, наявність двох примірників є обов'язковою.