Складання та оформлення управлінської документації

Статті на тему

Організаційно-розпорядча документація – саме з нею в основному працюєте всі ви. Змістовна частина документа, загальні вимоги. Пам'ятайте, що складання тексту документа – завдання творче. Етапи узгодження тексту, надання йому юридичної сили. Реквізити документа. Приклад оформлення документів.

Документування управлінської діяльності - основа справа-провадження та одне з найбільш складних питань, які вирішуються у процесі роботи з документами. Правильно складений та оформлений документ спрощує та прискорює процедури його обробки та дозволяє надалі краще зрозуміти його значення як історичного джерела та точніше встановити термін зберігання. Управлінська документація включає широке коло різнорідних документів, необхідні виконання функцій управління організації. Функціональна належність документів – це перше, що слід враховувати під час підготовки службової документації. У сучасній практиці використовуються уніфіковані системи документації за такими напрямками діяльності, як бухгалтерський облік, звітність та статистичний облік, зовнішньоторговельні та банківські операції, організаційно-розпорядча діяльність, пенсійне забезпечення та ін. Серед усіх застосовуваних систем документації особливе місце посідає , що застосовується при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності апарату управління та відіграє особливу роль серед усіх інших систем управлінської документації.ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОСПОРЯДНА ДОКУМЕНТАЦІЯ (ОРД)фіксує прийняті рішення з адміністративних питань і створюється у всіх федеральних органах державної влади, в органах місцевого самоврядування, на підприємствах та в організаціях незалежновід організаційно-правової форми та виду діяльностіСаме з ОРД працюють в основному фахівці служб документаційного забезпечення управління. Видовий склад цієї системи документації включає положення, правила, інструкції, накази, розпорядження, постанови, протоколи, акти, листи, службові записки, довідки, заяви та інші види документів організаційного, розпорядчого та довідково-інформаційного характеру. Підготовка будь-якого з цих документів включає два взаємопов'язані процеси: розробка змістовної частини (тексту або таблиці), тобто складання документа та надання юридичної сили тексту документа (оформлення документа).Розробка змістовної частини документаЗмістовна частина документа найчастіше буває представлена зв'язковим текстом, а при необхідності має форму таблиці або анкети. Для службових документів можливе поєднання текстових та табличних форм викладу змісту.

ТЕКСТ ОФІЦІЙНОГО ДОКУМЕНТА- інформація, зафіксована будь-яким типом листа чи будь-якого звукозапису, що містить у собі всю чи основну частину мовної інформації документа. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"

Текст документа по структурі, прийнятим формулюванням, стійким синтаксичним конструкціям безпосередньо пов'язаний з видом (лист, наказ, протокол, акт тощо) і різновидом документа (наказ щодо основної діяльності або наказ за особовим складом, лист-пропозиція або гарантійний лист, акт ревізії каси або акт про виділення до знищення документів зі строками зберігання та ін.).

Водночас можна виділити загальні вимоги до текстів службових документів:

Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці мають бути пронумеровані і нана наступних сторінках друкують лише номери граф; якщо таблиць у документі декілька, то над таблицею праворуч пишуть слово "Таблиця" та вказують її порядковий номер (без знака №). У тексті документа мають бути посилання на всі таблиці, що містяться в ньому. Розробка змістовної частини документа – творче завдання, що вимагає професійних знань з питання, що викладається в документі, тому на етапі складання тексту з документом працює відповідальний виконавець – спеціаліст структурного підрозділу, якому доручено підготовку документа. Разом про те важливу роль цьому процесі грає і служба документаційного забезпечення управління, перед якою стоять такі:

забезпечення працівників структурних підрозділів нормативно-методичними матеріалами, що дозволяють максимально скоротити час на роботу з текстом документа (інструкція з ведення діловодства в даній організації; Табель форм документів, що використовуються в організації; альбом уніфікованих форм документів; збірники типових та трафаретних текстів документів тощо) .);
формування та ведення бази даних за виданими керівником організації розпорядчими документами, що стосуються питань діяльності та правомочностей структурних підрозділів, а також порядку роботи з документами з урахуванням специфіки цієї організації;
надання консультативної допомоги відповідальним виконавцям з таких питань, як етичні аспекти тексту документа, що складається, і мова і стиль службових документів.

Оформлення тексту документа

Юридичну силу документу надають окремі написи, які називають реквізитами документаСкладений та узгоджений текст документа має бути оформлений за встановленими вимогами, головним з яких є наявність удокумент юридичної сили. Безпосередньо на юридичну силу впливають реквізити, які називаються складом посвідчення документів: гриф затвердження, підпис, друк. Для багатьох документів важливе значення мають візи ознайомлення. Майже всі документи, за рідкісними винятками, повинні оформлятися на службових бланках.

ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА- проставлення необхідних реквізитів, встановлених правилами документування. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"

Важливо наголосити, що правила оформлення окремих реквізитів є загальними для різних видів організаційно-розпорядчих документів.

РЕКВІЗИТ ДОКУМЕНТА- обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення"

Розглянемо як приклад схему оформлення одного з організаційних документів - положення про структурний підрозділ:

Заголовна частина

Змістовна частина

Оформлююча частина

Проілюструємо цю схему умовним прикладом положення про секретаріат, складеним та оформленим з урахуванням вимог, що пред'являються до змісту документів даного виду та порядку надання їм юридичної сили (складові частини реквізитів, що вносяться до документа від руки, виділені іншим шрифтом):

Вивчення практики роботи сучасних організацій показує, що далеко не кожен паперовий носій із записаною на ньому інформацією можна назвати документом. І головною причиною цього, як правило, є відсутність чи неправильне оформлення окремих реквізитів документа. У зв'язку з цим кожен спеціаліст, який працює зі службовими документами, повинендобре знати правила оформлення всіх написів на організаційно-розпорядчих документах, і навіть способи розташування реквізитів ОРД і відведених їм полів. Реквізити документів наносяться, як правило, на лицьову сторону аркуша паперу (одностороннє оформлення), але допускається друкування документів з використанням оборотної сторони аркуша. Двостороннє оформлення документів зручне при складанні документів із короткими (до 10 років) термінами зберігання. Документи, що підлягають тривалому, багаторічному зберіганню, краще оформляти з одного боку аркуша, забезпечуючи тим самим більшу ступінь збереження паперового носія інформації.