Складові частини листа
Друге - це- дата (наприклад, December 21, 1996), яка ставиться кількома рядками нижче "шапки" (її, втім, ставлять іноді зверху).
Cetrum Collection Agency 4376 Hollywood Boulevard. Los Angeles, California 947651
П'яте це сам текст.
І, нарешті, сьоме — це ініціали того, хто листа відправляв і писав: MG/vr. Великі літери - це ваші ініціали, а другі дві буквочки, малі, - це ініціали, наприклад, вашої секретарки, яка набирала текст. Замість "деш", що йде після ваших ініціалів, можна ставити і двокрапку: MG:vr, це великого значення не має. Сьомий пункт комусь здасться не особливо суттєвим, але для педантичного американського бізнесмена, проте, він є важливим. Це данина поваги – нагадати, хто працював над складанням документа.
Я обіцяв розповісти, коли можна писати листи від руки. Бачите, не забув. В принципі, від руки можна писати завжди, якщо у вас чорний стрижень. При цьому ви повинні писати розбірливо, друкованими літерами. Останнє особливо важливе, коли ви пишете від себе особисто. Тоді ваш лист виходить інтимнішим, довірливішим, чи що. Ви демонструєте цим, що привід, яким ви пишете, вас хвилює. Це особливо важливо враховувати, якщо ви — студент із малозабезпеченої сім'ї або, наприклад, чорнобилець і маєте шанс поїхати на стажування, взяти участь у благодійній акції або просто відпочити в молодіжному таборі. Тоді ваш "Reference" навіть бажано писати від руки приблизно так:
Я повинен бути дуже приємним до вашої компанії, і якщо тільки можна використовувати таку приємну зміну, щоб вивчити практику в США, де я хотів зробити англійською і новими людьми.
Таке послання виглядає більш серцевим і зацікавленим, ніж донаприклад, надруковане на лазерному принтері і малює в уяві, швидше, успішного молодого референта, ніж нужденного в бідного студента. Але не забувайте, що всі канони і форма побудови ділового листа «шапка», дата, вітання, сам текст і підпис зберігаються. Також врахуйте, що в англійській мові вже давно не вживається так, як в українській, пропис із різними викрутасами, завитками та нахилом у правий бік. На Заході все більше пишуть прямо, друковано, без нахилу, а якщо й з нахилом, то ліворуч. Проте пропис із правим нахилом проте існує. Її використовують у якихось особливих, урочистих випадках: при вітаннях з ювілеєм, весіллям або з нагородою англійської королеви.
I am asking for your help! Ви повинні бути приєднані до Office Post до двох повідомлень. Одна адреса для вас в Bellorussia і одна адреса до того ж імені, тієї самої адреси, і міститься в "Белорусія" Бєларус, Росія.
Please send us a card or letter as soon as you receive this letter along with the data received. Вони були, що якщо адреса не є поточним, правильний один не буде отримувати mail. Ваша shirt ready to be mailed but we do not - want to lose it або не має ви receive it.
Наші кращі до вас і дуже love з усіх на Camp Alder-sgate і особливо Thomas Family.
Jeffrey C. Thomas
Як бачите - цілком дружній лист; проте воно витримано в канонах ділового листування. Тільки "Hi" замість офіційного вітання.
Повернемося до традиційного ділового листа.
Наступне, що треба зробити при складанні ділового листа, - це позбутися бажання "звучати" надто по-діловому. Ось, наприклад, фраза:
Як вам потрібно, please find eclosed herewith a checkв розмірі $16. 49.
Такі висловлювання, як "herewith" і "as per", не створюють нічого, крім зайвої манірності. А вам просто треба знайти щось середнє між дружнім та офіційним тоном.
As you requested. I am enclosing a check for $16.49.
Другий приклад простіший, зрозуміліший і продуктивніший. Та й лаконічніший. І ще. Забудьте у діловому листуванні про всі розмовні скорочення. Пишіть не"don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't ", a"have not"і т.д.
за допомогою наших повідомлень визнаннядозволення отримувати як з посиланням на
with regard to at hand on hand
attached please find enclosed please find
attached hereto enclosed herewith enclosed please find
for your information
in due course of time in receipt of in the near future in view of
our Mrs Johnson permit me to say pursuant to
thank you again thank you in advance thereon
Всі ці слова та словосполучення взяті з архівів американського ділового листування; самі американці радять один одному їх не вживати. А ось ще список слів і виразів, яких слід уникати (лівий стовпчик), а замість них користуватися тими, що в правому стовпчику: