Скорочення життєвого циклу продукту
Однією з основних причин, які роблять управління проектом життєво необхідним, є скорочення життєвого циклу вироблених продуктів.
Автоматизація проектування та виробництва також призвела до радикальних змін у життєвому циклі продуктів. Наприклад, сьогодні у галузях високих технологій життєвий цикл продукту в середньому становить від півтора до трьох років. Усього 30 років тому цикли, як правило, тривали від десяти до п'ятнадцяти років.
При значно стислішому життєвому циклі для компанії необхідно постійно мати на підході нову продукцію і встигнути виставити її на ринку раніше за своїх конкурентів. Піврічна затримка проекту у сфері розробки продукції високих технологій, як правило, призводить до втрати 33% потенційного доходу. Швидкість виведення ринку нової продукції з коротким життєвим циклом стала вкрай важливою всім організацій через високу швидкість зміни технології. Швидкість стає конкурентною перевагою; все більше організацій використовують крос-функціональні проектні групи та методи управління проектами для якнайшвидшого виведення на ринок нової продукції та послуг.
Глобальна конкуренція. Перехід від національних або регіональних економік до глобальної економіки в 1970-і роки призвів не тільки до корінних змін у технології, але й зумовив надзвичайні вимоги до підвищення якості та зниження цін. Сучасні відкриті ринки вимагають не лише дешевших товарів та послуг, а й товарів та послуг кращої якості. Це призвело до появи руху за якість ведення бізнесу через його міжнародну сертифікацію за системою ISO 9000. Система ISO 9000 – це система міжнародних стандартів управління та гарантії якості. Дані стандартипоширюються на процеси проектування, постачання, дотримання якості у всіх сферах - від банківської справи до промислового виробництва. Управління якістю та її поліпшенням неминуче призводять до управління проектом. Багатьом працівників перше ознайомлення з методами управління проектом відбувається на практичних заняттях з якості. Нагальна необхідність знижувати витрати може призвести не тільки до того, що виробництво зі США переміститься до Мексики або Сходу, що вже само по собі є значним проектом, але й до змін у тому, як організація діятиме в напрямку досягнення результатів. Дедалі більше видів робіт розглядають як проекти. Працівники відповідають за виконання конкретної мети в рамках встановленого кошторису проекту до певного терміну. Управління проектом, яке потребує уваги до трьох основних моментів — часу, витрат і якості виконання роботи — доводить, що воно є ефективним та гнучким способом ведення справ.
Вибух обсягу знань. Зростання обсягу знань зумовило ускладнення проектів, оскільки проекти, як правило, ґрунтуються на останніх досягненнях науки і техніки. Наприклад, тридцять років тому будівництво дороги було досить простим процесом. Сьогодні кожна ділянка робіт має дуже високий ступінь складності з точки зору застосовуваних матеріалів, технічної документації, нормативів, вимог естетики, обладнання, що використовується, і фахівців, що залучаються. Не тільки основні роботи, що вперше виконуються, стали більш складними, що вимагають більшого ступеня координації, а й уже існуючі продукти та послуги теж стали більш складними з технологічної точки зору. У наше електронно-цифрове століття все важче знайти нову продукцію, що не містить хоча б один мікрочіп.Складність продукції зумовила необхідність інтегрувати несумісні технології. І для вирішення цього завдання саме управління проектом виявилося вкрай необхідним та своєчасним.
Зменшення розміру корпораций. Після багаторічного прагнення до зростання і панування стереотипу «чим більше, тим краще» організації зіткнулися з неприємною реальністю, що «більше» означає й більші витрати. За останнє десятиліття відбулися різкі зміни у житті багатьох організацій. Скорочення (або приведення кількості працюючих до норми та збереження лише основних фахівців) стало необхідним для виживання багатьох фірм. Середньої ланки менеджерів більше немає. У сучасних, набагато менш роздутих організаціях, де постійно відбуваються зміни, управління проектом замінює середню ланку управління. Зменшення обсягу організацій закономірно призвело до зміни ставлення організацій до проектів. Сьогодні дуже рідко великий проект проводиться силами однієї організації. Компанії намагаються вивести за свої межі значні частини проектних робіт та менеджерам проектів доводиться керувати не лише працівниками своїх компаній, а й колегами з інших організацій.
Більше уваги клієнту. Конкуренція, що посилилася, зробила прибуток компаній більш залежною від задоволеності клієнта. Клієнти більше не задовольняються товарами і послугами, виробленими з розрахунку масове споживання. Їм потрібні товари та, вироблені лише їм і задовольняють саме їх потребам. Подібна вимога об'єктивно стимулює тіснішу співпрацю виробника зі споживачем, керівники бухгалтерій та відділів продажів все більшою мірою починають відігравати роль менеджерів проектів, працюючи в організаціях так, щоб забезпечитизадоволення потреб та побажань кожного їх клієнта. Такі зміни практично призвели до виробництва товарів та послуг для конкретного клієнта. Наприклад, купити набір ключок для гольфу 10 років тому було досить простою справою. Ви робили вибір, ґрунтуючись на ціні і на тому, чи зручні вам ці ключки. Сьогодні існують ключки для гравців високого і низького зростання, ключки для гравців, які намагаються підрізати м'яч, ключки для гравців, які намагаються підчепити м'яч, високотехнологічні ключки, що використовують останні досягнення в галузі металів і сплавів і таким чином гарантують збільшення дальності кидка м'яча, і т.д. . Управління проектом при цьому є вкрай важливим для того, щоб зуміти виробити подібні товари та послуги, орієнтовані на конкретного клієнта, і отримати прибуток.
Швидкий розвиток країн третього світу та країн із закритою економікою. Геополітичні зміни у світі за останні 15 років призвели в багатьох країнах до вибуху попиту на споживчі товари та інфраструктурні послуги, який раніше тривалий час залишався незадоволеним. Компанії низки передових у технологічному відношенні країн Заходу відчайдушно виборюють постачання саме своїх товарів та послуг на нові ринки, і багато хто з них використовують методи управління проектом для створення каналів експорту та своїх представництв за кордоном. З метою зниження ризику та максимального використання кращих працівників все більше і більше іноземних фірм створюють спільні підприємства з місцевими фірмами для виконання великих та малих проектів. Такі спільні підприємства на чільне місце висувають здатність фахівців у галузі управління проектами адаптуватися до національних особливостей і цінностей, стилю роботи та орієнтирів в інших країнах.
Маленькі проекти подають великі проблеми. Швидкість змін, необхідних для того, щоб залишитися конкурентоспроможним або хоча б на плаву, створила такий організаційний клімат, в якому сотні проектів мають виконуватися одночасно. У цьому кліматі виникло мультипроектне середовище з величезною кількістю нових проблем. Для керівників високого рівня однією з основних проблем є необхідність спільного використання та пріоритетного розподілу ресурсів за проектами. Керівник невеликого проекту часто стикається навіть із великою кількістю найрізноманітніших проблем, ніж керівник одного гігантського проекту. Найчастіше в організаційній культурі відсутня підтримка невеликих проектів, а системи контролю відсутні зовсім. Тисячі компаній, що виробляють товари та послуги, стикаються з безліччю проектів, що постійно розробляється. Багато фірм взагалі не уявляють, які проблеми можуть виникнути внаслідок неефективного керівництва малими проектами. Малі проекти, зазвичай, пов'язані з тими самими чи навіть великими ризиками, як і великі. Помилково вважати, що малі проекти незначно впливають на основну роботу, оскільки вони не вимагають великої кількості завжди обмежених ресурсів та/або грошей. Через те, що малих проектів зазвичай дуже багато і всі вони виконуються одночасно, а сприйняття неефективності таких проектів дуже слабке, їх неефективність практично ніколи не вимірюється. На жаль, слід зауважити, що саме малі проекти дуже часто призводять до великих фінансових втрат. Щороку на малих проектах організації втрачають багатьох клієнтів та мільйони доларів.
Багато малих проектів можуть відволікати людські ресурси підприємства і зумовлювати таким чином невидимі витрати,що вимірюються системою бухобліку організації. Організації, що працюють одночасно над безліччю малих проектів, стикаються з найважчими проблемами та в галузі управління проектом. Ключовим стає питання: як створити організаційне середовище, що підтримуватиме управління безліччю проектів. Необхідний процес розробки та визначення пріоритетів у портфелі малих проектів, який сприяв би меті організації.
На закінчення відзначимо, що у світі бізнесу існує безліч найрізноманітніших факторів, які роблять хороше управління проектом дедалі актуальнішим у всіх галузях та секторах промисловості. Очевидно, що управління проектом ідеально підходить до бізнесу, де необхідні підзвітність, гнучкість, інновації, швидкість та постійне вдосконалення. Однак люди не відразу і не просто усвідомлюють необхідність змін; у наступному розділі ми розповімо у тому, як повільно і поступово приживаються у створенні методи управління проектом.