Службове відрядження облік витрат на проїзд

Іноді у співробітників фінансових служб установ виникають складні ситуації з прийняттям до обліку витрат на відрядження, щодо яких законодавчі документи не містять положень, як чинити в тих чи інших випадках. У цій статті пропонуємо ознайомитися з нормативними документами, якими слід керуватися при прийнятті до обліку витрат на проїзд співробітників, які направляються у службові відрядження, та з роз'ясненнями фінансового відомства щодо окремих нестандартних ситуацій. Крім того, розглянемо порядок бюджетного обліку розрахунків із співробітником, що відряджається.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).

Особливості порядку направлення працівників у службові відрядження як на території України, так і на території іноземних держав визначеніПоложенням №749[1]. Цим документом, зокрема, встановлено таке:

у відрядження направляються працівники, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем;
поїздка співробітника, що направляється за розпорядженням керівника або уповноваженої ним особи до відокремленого підрозділу командуючої установи (представництво, філія), що знаходиться поза місцем постійної роботи, також вважається відрядженням;
місцем постійної роботи є місце розташування установи (його відокремленого структурного підрозділу), робота в якому обумовлена трудовим договором.

Співробітнику, який направляється у службове відрядження, видаються:

службове завдання, яке затверджується керівником установи, яким визначається метайого відрядження (п. 6 Положення №749);
оформлюване в єдиному примірнику та підписане керівником установи посвідчення про відрядження, яким підтверджується термін перебування співробітника у відрядженні (дата приїзду в пункт (пункти) призначення та дата виїзду з нього (з них)) (п. 7 Положення №749).

Розміри відшкодованих витрат на проїзд

Зст. 168 ТК РФроботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику витрати на відрядження. До таких витрат, зокрема, відносяться витрати на проїзд до місця службового відрядження на території України та назад до місця постійної роботи, що підтверджуються відповідними проїзними квитками (п. 12 Положення №749) .

Відповідно доп. 11 Положення №749розміри відшкодованих витрат, пов'язаних з відрядженням, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом. У цьому розміри відшкодування зазначених витрат працівникам організацій, фінансованих рахунок коштів федерального бюджету, обмеженіПостановою Уряду Україна №729[2]. Зокрема, витрати на проїзд співробітника казенної установи до місця службового відрядження та назад до місця постійної роботи (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів, витрати за користування поїздами постільними приналежностями) відшкодовуються у розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами, але не вище вартості проїзду:

За відсутності проїзних документів, що підтверджують виконані витрати, – у розмірі мінімальної вартості проїзду:

Для цивільних службовців встановлено інші обмеження. Так, витрати на проїзд цивільних службовців до місцявідрядження та назад – до постійного місця проходження федеральної державної цивільної служби (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів, надання в поїздах постільних речей), а також на проїзд з одного населеного пункту до іншого (якщо цивільний службовець відряджено до кількох державних органів (організацій), розташованих у різних населених пунктах) повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом відшкодовуються за фактичними витратами, підтвердженими проїзними документами, за такими нормами (п. 21 Порядку №813 [3]):

Встановлені обмеження щодо відшкодування витрат на користування

морським та річковим транспортом

За вартістю квитка I класу

Не вище вартості проїзду в каюті «люкс» із комплексним обслуговуванням пасажирів

За тарифом вартості квитка бізнес-класу

Не вище вартості проїзду у двомісній каюті з комплексним обслуговуванням пасажирів

Громадянські службовці, які заміщають головні, провідні, старші та молодші посади цивільної служби

За тарифом вартості квитка економічного класу

Не вище вартості проїзду у чотиримісній каюті з комплексним обслуговуванням пасажирів

Командованому цивільному службовцю оплачуються витрати на проїзд до станції, пристані, аеропорту за наявності документів (квитків), що підтверджують ці витрати. За відсутності проїзних документів відшкодування таких витрат їм не провадиться (п. 22 Порядку №813).

Документальне підтвердження витрат на проїзд

В даний час проїзні документи найчастіше купуються в електронній формі, тобто у виглядіелектронного квитка. Як документально підтвердити витрати, пов'язані з придбанням такого квитка?

Спочатку зазначимо, що електронний квиток використовується для посвідчення договору перевезення пасажира в далекому слідуванні, в якому інформація про перевезення пасажира представлена в електронно-цифровій формі та міститься в автоматизованій системі керування пасажирськими перевезеннями на транспорті.

чек контрольно-касової техніки;
сліпи, чеки електронних терміналів під час проведення операцій із використанням банківської картки, власником якої є працівник;
підтвердження кредитної установи, в якій відкрито працівникові банківський рахунок, що передбачає здійснення операцій з використанням банківської картки, проведеної операції з оплати електронного авіаквитка;
інший документ, що підтверджує здійснену оплату перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності.

При цьому факт здійсненого перевезення засвідчує роздрук електронного документа – електронна маршрут/квитанція електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) на паперовому носії з одночасним поданням посадкового талону, що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаним в електронному квитку маршруту.

Бюджетний облік витрат на проїзд

Зп. 83 Інструкції №162н[4]для обліку казенними установами розрахунків з підзвітними особами з оплати транспортних послуг застосовуєтьсярахунок 208 22 000.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами має бути організований у розрізі підзвітних осіб, видів виплат та видів розрахунків (розрахунки за виданими грошовими коштами, розрахунки за отриманими грошовими документами) у Картці обліку коштів та розрахунків(ф. 0504051) або в Журналі з розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071) (п. 218 Інструкції №157н[5]). Зазначимо, що ці форми затвердженіНаказом №173н[6]. При цьому якщо аналітичний облік ведеться у картці обліку коштів та розрахунків, то при оформленні журналу операцій розрахунків з підзвітними особами графи 6 та 7 «Залишок на початок періоду» та графи 11 та 12 «Залишок на кінець періоду» можуть не заповнюватися.

Бухгалтерія здійснює списання підзвітних грошових сум на підставі даних затвердженого авансового звіту. При цьому дата затвердження авансового звіту керівником установи є датою визнання видатків у бюджетному обліку. Основні проводки, пов'язані з урахуванням розрахунків із співробітником, спрямованим у службове відрядження, за виданими за рахунок бюджетних коштів у підзвіт сумам на придбання проїзних квитків наведемо у таблиці.

Пункт Інструкції №162н

Видано співробітнику з каси установи готівку для оплати проїзду