Строк зберігання журналу реєстрації трудових договорів, Статті, Журнал «Кадрова справа»
Статті на тему
Трудовий договір один із найважливіших документів на підприємстві, що регулює взаємини працівника та роботодавця. Чи обов'язково вести журнал реєстрації трудових договорів і що таке. Який термін зберігання журналу реєстрації трудових договорів, і як вести облік та її зберігання.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- для чого потрібен журнал реєстрації трудових договорів і чи вимагає його законодавство;
- як вести облік та зберігання журналу реєстрації трудових договорів;
- який термін зберігання журналу реєстрації трудових договорів у 2017 році;
- як вчинити у разі помилкового ведення журналу реєстрації.
Строк зберігання журналу реєстрації трудових договорів
Відповідно до законодавства, документи, що беруть участь у документообігу компанії, повинні бути враховані та зберігатися, залежно від зазначених у нормативних документах термінів. При цьому особисті дані належать до приватної власності співробітника, тому необхідно взяти письмовий дозвіл на обробку та зберігання інформації про нього.
Усі правила та терміни зберігання кадрових документів у наочній шпаргалці.
Мабуть, найважливіший документ при влаштуванні працювати — це трудовий договір. Його укладають між роботодавцем та працівником із зазначенням усіх умов роботи співробітника, його посадові обов'язки тощо. буд. Подібні документи зазначаються у спеціальному журналі реєстрації трудових договорів та угод. Це потрібно для зручності подальшого пошуку та обліку термінів зберігання.
Журнал реєстрації трудових договорів: облік та зберігання
Реєстрація даних - це позначка ввідповідний документ про існування договору або будь-якого іншого паперу. Таким чином, підтверджується факт створення документа та його отримання. Після реєстрації документа, він набуває додаткової юридичної чинності.
Внутрішні документи реєструються того ж дня. Відмітка про наявність документів, як правило, відбувається в журналі реєстрації, де вказується реєстраційний номер за порядком, особисті дані працівника, посада, професія, назва документа, його номер, дата створення, відповідальна особа, дата розірвання за необхідності.
Оскільки договір оформляється у двох примірниках, один підшивається до журналу реєстрації, а інший віддається співробітнику під підпис.
Сам журнал зазвичай пломбують номерною пломбою. Це дозволяє виявити факт неправомірного доступу до журналу.
Перед початком роботи з журналом, необхідно заповнити титульний лист і вказати який саме тип документів буде реєструватися в журналі, в даному випадку має бути згадано про трудові договори. І має бути зазначений номер пломби.
Журнал допомагає не лише систематизувати доступ до трудових договорів, а й мати доступ у разі конфлікту зі звільненим працівником. І відсутність запису про договір у журналі реєстрації може бути перевагою на стороні працівника.
Цей журнал дозволяє у разі потреби знайти потрібний договір і підтвердити факт роботи того чи іншого співробітника, якщо це потрібно працівнику на новому місці. І за потребою видати довідку. І тільки уявіть, як би ця ситуація була ускладнена, якби потрібно було знайти договір серед величезної кількості документів.
Вести журнал обліку трудових договорів потрібно дуже уважно. Якщо виявиться факт неправильного ведення, то його можна достроковозакрити та завести новий, вказавши при цьому причину дострокового припинення. Законодавчо це буде порушенням.
Журнал реєстрації трудових договорів: термін зберігання
Справа в тому, що будь-який документ на підприємстві має свій термін зберігання відповідно до встановленого законодавства строку. Все залежить від типу документа та важливості його для організації.
Трудовий договір є важливим документом і відноситься до документів особового складу, тому вони повинні зберігатися протягом 75 років, або до моменту ліквідації організації. Хоча навіть у таких випадках документи можуть бути передані до державного архіву на зберігання. Проте варто зазначити, що термін зберігання може бути змінений ще й за допомогою відомчого нормативного акта.
Журнал може вестись як у паперовому варіанті, так і в електронному. У разі невідповідності, перевага надається паперовому варіанту.
Оскільки законодавчо передбачено лише ведення журналу з обліку трудових книжок, журнал з обліку трудових договорів може вестися на розсуд кадровиків організації у довільній формі. Прошивати та пломбувати журнал необхідно перед самою здаванням до архіву на зберігання. Оскільки самі трудові договори мають зберігатися 75 років, то й журнал, відповідно, також.
Оформлення будь-якої документації на підприємстві має дуже важливий характер і слід не забувати про це. Правильний облік та зберігання може забезпечити швидкий доступ і дозволить уникнути багатьох незручних ситуацій у разі конфлікту із працівником.