Структура та функції PR-відділу - Діяльність PR-відділу підприємства

Одним з найважливіших компонентів, що впливає успішне існування організації в умовах сучасного ринку, є те, як її сприймає громадськість. Не випадково при виборі тієї чи іншої маркетингової стратегії та прийняття управлінських рішень всезростаюче значення мають обґрунтовані відповіді на питання «що робити», «що сказати громадськості», «як це сказати». Стає очевидним, що успішна реалізація суспільного аспекту діяльності організації неможлива без визнання ролі комунікації, що неухильно зростає, спілкування з різноманітними групами внутрішньої та зовнішньої громадськості. Як наслідок виникає необхідність включення до структури організації елемента, що відповідає за налагодження комунікацій як із внутрішньою громадськістю, так і з групами зовнішнього загалу, а також за формування та підтримку позитивного іміджу організації в цілому. Структурним елементом організації, виконує зазначені функції і є PR-отдел. [Королька]

У рамках першого підходу PR-відділ розглядається як один з ключових механізмів управління діяльністю організації та її розвитку. І тут він виступає «системообразующим елементом», безпосередньо підпорядковується керівництву підприємства міста і має широкі повноваження використання ресурсів організації.
При використанні другого підходу PR-відділу відводиться роль «проміжної ланки» між компанією та зовнішніми суб'єктами інформаційної діяльності. Його завдання при цьому обмежуються сформульованим керівництвом переліком та, як правило, обмежуються моніторингом засобів масової інформації, проведенням заходів та взаємодією зі ЗМІ.
Третій підхід передбачає використання інструментів аутсорсингу, тобто доручення виконання низки функцій стороннім організаціям.Необхідність у власному PR-відділі у разі відпадає чи основною метою її діяльності стає координація робіт підрядників.
необхідність компанії в ефективному PR та значення, що надається PR її керівництвом;
спеціальні вимоги, які організація ставить перед PR.

Рис.1.Можлива структура PR-відділу великої компанії.

Таким чином, структура та функції PR-відділу можуть змінюватись в залежності від підходу керівництва організації до його формування, розмірів самої організації, а також від загального бачення місця та ролі PR-діяльності в успішному функціонуванні організації.

робота зі зв'язків з державними установами та громадськими організаціями;
управління корпоративним іміджем;
створення сприятливого образу особистості;
побудова сприятливих відносин із ЗМІ;
закріплення кадрів, створення добрих відносин із персоналом;
взаємини із інвесторами;
відносини із споживачами товарів та послуг;
проведення мобілізаційних та презентаційних заходів;
управління кризовими ситуаціями;
керування процесом адекватного сприйняття аудиторією повідомлень. [Чумиків з 42]

Конкретизуючи напрямки PR-діяльності, вказані О.М. Чуміковим та М.П. Бочаровим, Ф. Джефкінс та Д. Ядін пропонують перелік робіт, відповідальність за які несе PR-відділ:

Організація прес-конференцій, прийомів відвідувачів.
Організація проведення інтерв'ю керівників у пресі, на радіо та на телебаченні.
Редагування та виробництво видань, призначених для зовнішнього користування.
Підготовка та друк текстових матеріалів, таких як навчальна література, історія компанії, річні звіти,ознайомча література нового персоналу, навчальні плакати для шкіл тощо.
Доручення зовнішнім структурам підготовки та проведення виставок та демонстрацій, у тому числі забезпечення цих заходів транспортними засобами.
Замовлення зовнішнім структурам підготовки та підтримки у відповідній кількості та з належною якістю необхідних засобів фірмового стилю, таких як логотипи, кольорові діаграми, фірмові стильові рішення, шрифтове оформлення, відмітні знаки транспортних засобів, особливості одягу тощо.
Організація заходів чи аналогічних відвідувань, наприклад, польоти чи морські подорожі до місць розташування структур організації, місцеві поїздки тощо.
Присутність, за погодженням з керівництвом, на засіданнях ради директорів та нарадах з питань виробництва, маркетингу, продажу та інших функціональних напрямів.
Зв'язок із консалтинговими PR-структурами, якщо з ними здійснюється співпраця.
Навчання співробітників відділу.
Замовлення зовнішніх структур проведення оглядів громадської думки чи інших досліджень.
Встановлення зв'язків із політиками та чиновниками.
Аналіз зворотний зв'язок та оцінка результатів зусиль залежно від заявлених целей.[Джеф]

Ф. Джефкінс та Д. Ядін відзначають той факт, що всі ці різноманітні дії входять до запланованої на рік програми PR-діяльності. Наведений перелік напрямів діяльності зі зв'язків із громадськістю, а також конкретних форм їх реалізації наочно показує калейдоскопічну природу роботи в галузі PR та високий ризик невдач, якщо надто мало зусиль витрачається на дуже велику кількість проектів. Цей широкий діапазон також свідчить про необхідність відповідноїпрофесійної підготовки та кваліфікації у співробітників відділу.

Таким чином, основним завданням PR-відділу є формування та підтримка позитивного іміджу організації у тих чи інших груп громадськості за допомогою встановлення взаємовигідних відносин із групами внутрішньої та зовнішньої громадськості. Його чисельність може змінюватись в залежності від розмірів організації, значення, яке надається PR-діяльності керівництвом, а також від особливих вимог до цього відділу. На сьогоднішній день сформовано широкий спектр напрямків PR-діяльності, а також форм їх реалізації, що є підставою для пред'явлення PR-фахівцеві все більш і більш високих професійних вимог і водночас надає йому великий арсенал засобів для налагодження ефективних комунікацій.