Текст протоколу і двох частинвступний та основний
Вступна частина оформляється в наступній послідовності:
Голова – прізвище та ініціали;
Секретар - прізвище та ініціали;
Були присутні прізвище та ініціали присутніх співробітників підприємства в алфавітному порядку, потім посади та прізвища запрошених. Якщо присутніх понад 10, вказується їхня загальна кількість.
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:
СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ)
Протокол підписується головою та секретарем. Протоколи правління акціонерного товариства чи ради директорів мають бути підписані всіма присутніми на засіданні.
Акт – документ, складений кількома особами та підтверджує факти, події.
Акти складаються в різних ситуаціях і тому мають багато різновидів: акт прийому робіт за контрактом; акт приймання-передачі документів; акт списання матеріалів, комерційний акт тощо.
Акти складаються комісією, яка постійно діє або призначена за вказівкою керівника.
Далі вказується склад комісії: прізвище, ініціали голови та членів комісії в алфавітному порядку. За потреби зазначаються посади, прізвища та ініціали присутніх.
p align="justify"> Особливу групу утворюють акти, що встановлюють факти пошкодження, псування або недостачі вантажу, інших порушень правил транспортування. Такий акт складається на друкарському бланку встановленого зразка, що заповнюється без помарок, підчисток або закреслень. Усі доповнення та виправлення в акті мають бути обумовлені та завірені підписами двох сторін (вантажоодержувача та посадової особи, відповідальної за перевезення)вантажу).
Доповідна записка складається у разі потреби повідомити керівника про будь-які факти, події і може містити пропозиції укладача з питання, що викладається.
Доповідні записки (зовнішні), що направляються до вищих органів, мають бути підписані керівником підприємства.
Лист – узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою, кур'єром, за допомогою факсимільного зв'язку, електронною поштою тощо.
Листи інструкційні (директивні) виходять із державних чи муніципальних органів управління та містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз'яснення з питань звітності, податків, екології тощо.
Гарантійні листи містять гарантії оплати, термінів постачання чи якості продукції.
До інформаційних умовно належать листи, що містять повідомлення, прохання, нагадування, речення.
Текст листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Факти та події повинні представлятися об'єктивно, а всі сторони питання, що викладається, повинні висвітлюватися з достатньою повнотою, коротко і ясно.
Текст листа найчастіше складається з вступної частини та основної.
«У зв'язку з тим, що при отриманні вантажу 26.01.98 по накладній № 238864 у справному вагоні з непорушеними пломбами відправника вантажу при розтині ящиків і перевірці вмісту за участю представника… було встановлено недостачу. штук виробів у сумі ..(комерційний акт від 26.01.98 № 247)…»
У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, відмова, прохання, гарантія тощо), наприклад:
"На підставі викладеного просимо протягом 10 банківських днів перерахувати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок".