Тендерний комітет замовника як організувати та розпочати роботу - Медіагрупа Адвокат-Консалтинг -
Ось і прийнято головний фінансовий документ країни – Закон "Про Державний бюджет України на 2010 рік" від 27.04.10 р. № 2154-VI. І поки головні розпорядники держкоштів перекроюють виділені ним ресурси між розпорядниками нижчої ланки, саме час скористатися моментом і підготуватися до гарячої пори - масового проведення тендерів. Почати ж доцільно з перегляду паперів про тендерний комітет (далі – ТК). А новачкам ми розповімо, як організувати роботу цього допоміжного органу, хто може входити до його складу і що слід знати, щоб уберегти себе від звинувачень контролюючих органів.
День народження ТК
• Як створюють. Створити ТК – обов'язок керівника замовника. Щоб гідно виконати цю почесну місію, він має видати розпорядчий акт (наказ, розпорядження чи будь-який інший документ), яким затвердити:
- кількість членів ТК;
- Персональний склад цих зборів;
• Скільки людей обрати. Мінімальна кількість членів ТК – 5 осіб (абз. 3 п. 18 Положення про закупівлю). А ось максимальної межі членів цього об'єднання не встановлено - тут все залежить від волі керівника замовника.
Цікавий факт!
Положення про закупівлю не містить обмежень у кількості ТК, створених одним замовником. Якщо останній складається з низки відокремлених структур, нічого не завадить створити ТК як у головній організації, так і у підрозділах. Тут замовником виступатиме головна організація. Створити ТК, затвердити положення про нього та підписувати договори у цьому випадку може керівник як головної організації, так і структурного підрозділу – звісно, за наявності таких повноважень.
(лист Мінекономіки України від 25.09.08 р. № 75-27/962, п. 2.7 Методрекомендацій№ 137)
• Хто керує ТК. Очолює комітет голова, якого призначає керівник замовника у наказі про створення ТК. Найчастіше такою особою призначають першого заступника (заступника) керівника, адже саме вони, згідно з довіреністю чи положенням про заснування, найчастіше мають право підпису договорів. (Керівника до уваги не беремо, адже щоб уникнути звинувачень у зловживаннях, вони часто самоусуваються від безпосередньої участі у тендерних процедурах.) І посада тут не головна.
Зверніть увагу!
Правомочність підписувати договори за результатами проведених тендерних процедур випливає не з повсякденної посади згідно зі штатним розписом установи (підприємства), а із факту призначення головою ТК. Таким чином, очолювати ТК може як посадова особа, так і інший працівник замовника. При цьому повноваження голови ТК підписувати договір не позбавляє керівника права самостійно це робити, бо він лише довіряє так чинити від його імені (див. лист Мінекономіки України від 08.12.08 р. № 3303-27/1150).
Призначення на посади інших діючих фігур ТК – заступника голови та відповідального секретаря, а також розподіл функцій між членами ТК – це компетенція голови ТК (абз. 5 п. 18 Положення про закупівлю, п. 3 розділу III Типового положення). Таке рішення зазвичай оформлюють вже на першому засіданні ТК протоколом у довільній формі.
Конкретний набір прав та обов'язків членів ТК вказують у Положенні про ТК згідно з приписами Типового положення.
• Кого обрати до складу ТК. Вибір кандидатур для ТК – виключне право керівника замовника, який може сформувати комітет як з керівників відділів, так і з інших працівників. І як некрути, а без бухгалтера та юриста цим зборам навряд чи обійтися. Виняткова доля керівника замовника - це право змінити структуру та персональний склад ТК - чи то за власним бажанням або за поданням голови комітету.
• Хто не може бути членом ТК. Згадує Положення про закупівлю, а потім і Типове положення, і про тих, хто не входить до ТК:
- посадові особи та представники учасників та їх близькі родичі;
- посадові особи об'єднань підприємств, їх представники та близькі родичі;
- експерти та консультанти, яких залучають на договірних засадах до роботи ТК;
- не працівники замовника (абзаци 2, 3, 9 п. 18 Положення про закупівлю, п. 5 розділу I Типового положення).
Щоправда, щодо перших двох застережень питань більш ніж достатньо. Ні Положення про закупівлю, ні Типове положення та натяку не містять на те, де керівнику замовника шукати розгадки на такі ребуси, як: "Чи є пан Іванов І. І. близьким родичем власника потенційного учасника торгів?", "Хто такий" близький родич ?" і т. п. Разом з тим включити таких осіб у ТК означає порушити принцип об'єктивності та неупередженості оцінок тендерних пропозицій, а там і до визнання торгів недійсними недалеко (абз. 2 п. 11, п. 90 Положення про закупівлю). , прозондувати ґрунт на предмет оточення членів ТК краще до створення цього органу Не завадить записати у наказі про створення ТК та процедуру самовідведення (відведення за ініціативою керівника замовника та/або голови ТК) особи, у неупередженості якої існують сумніви.
Кваліфікація перших осіб ТК
Все нове – це добре забуте старе. Саме така думка виникає під час ознайомлення з Положенням про закупівлю у частинінавчання членів ТК
ЦИТАТА
(абз. 6 п. 18 Положення про закупівлю, п. 4 розділу III Типового положення)
питанням підготовки фахівців у сфері держзакупівель та організувати їх втілення у життя (пп. пп. 12,18 п. 10 Положення про закупівлю).
Але на сьогодні інформація ні про плани навчання, ні про уповноважені навчальні заклади поки що так і не оприлюднена.Отже, доки не будуть створені умови для отримання таких знань, претензії контролерів - передчасні. І те, що на відсутність зараз нормативів щодо навчання звертають увагу як Мінекономіки (див. лист від 08.12.08 р. № 3303- 27/1150), так і ГоловКРУ (див. п. 2.4 Методрекомендацій № 137), свідчить про одне – з неможливістю карати за ненавчання погоджуються і вони.
Резюмуємо сказане:
Як працює ТК
Форма роботи ТК – засідання. Періодичність проведення зборів комітету або мінімальна їхня кількість на рік законодавство не встановлює, а лише визначає, що ініціатором засідань виступає голова та проводить їх за потреби. Рішення ТК оформлюють протоколом, який зобов'язані підписати всі члени комітету, які були присутні на засіданні, незалежно від їхньої позиції під час голосування (п. п. 12-13 розділу I Типового положення).
Заради вирішення окремих питань, які можуть виникнути у діяльності ТК, зовсім не обов'язково його скликати у повному обсязі. Голова Комітету письмовим рішенням цілком має право створити робочі групи (у кількості 3 осіб), причому навіть із залученням працівників замовника - не членів ТК. Вкажемо: такі робочі органи ТК нічого не винні підміняти собою ТК чи приймати він його функції. Їхня мета - виключно підготувати інформацію для розгляду комітетом.
Як встановлює п. 9розділу I Типового становища, робочу групу можна створити й у розкриття тендерних (цінових) пропозицій, але з суто членів комітету. Зверніть увагу: компетенція такого органу - скласти протокол розкриття пропозицій учасників торгів, оцінювати наведені пропозиції - вже доля ТК.
Підіб'ємо підсумки:
Список використаних нормативно-правових актів:
1. Положення про закупівлю - Положення про закупівлю товарів, робіт та послуг за державні кошти, затверджене постановою КМУ від 17.10.08 р. №921.
2. Типове положення - Типове положення про тендерний комітет, затверджене наказом Мінекономіки України від 20.05.09 р. № 470.
3. Методрекомендації № 137 - Методичні рекомендації щодо проведення органами державної контрольно-ревізійної служби перевірок державних закупівель, затверджені наказом ГоловКРУ від 05.06.09 р. № 137.
Зразок
ПОРЯДОК
розгляду скарг, поданих учасниками до моменту укладання договору
3. У цьому Порядку терміни вжито у значенні, наведеному в Положенні.
4. Будь-який учасник процедури закупівлі, який вважає, що він зазнав або може зазнати збитків внаслідок порушення ТК замовника процедур закупівель, встановлених Положенням, може оскаржити його рішення, дію чи бездіяльність:
- у ТК замовника - відповідно до цього Порядку;
- до уповноваженого органу (Міністерство економіки України) - згідно з Порядком розгляду скарг, наданих учасниками до моменту укладання договору про закупівлю, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 30.01.09 р. № 65;
-до суду - відповідно до законодавства.
5. Не можуть бути об'єктом оскарження зробленийвибір процедури закупівлі та рішення про відхилення всіх тендерних пропозицій.
6. Скарги, що надійшли від учасника не пізніше ніж у 15-денний строк з дня допущення порушення процедури закупівлі, замовником не розглядаються.
7. Скаргу потрібно викладати українською мовою та оформлювати:
- учасником-юросібом: на бланку юрособи, за підписом уповноваженої особи, скріпленої печаткою цього суб'єкта господарювання;
- учасником-фізособою: за підписом учасника або уповноваженої ним особи, скріпленої печаткою (за наявності).
8.Скарга повинна містити:
в) виклад змісту рішення, дії чи бездіяльності ТК, які оскаржуються;
г)інформацію, у тому числі документи (за наявності), що підтверджують порушення замовником процедур закупівель;
д) документ, що підтверджує подання учасником тендерної (цінової) пропозиції;
е) іншу інформацію, яка має відношення до предмета скарги, - за бажанням скаржника.
9. На титульному листі скарги вказують дату та вихідний номер листа скарги (у разі його присвоєння). Усі копії документів, що додаються до скарги, засвідчують печаткою учасника-юросіб або нотаріусом (іншою особою, уповноваженою на вчинення нотаріальних дій) - у разі подання скарги фізособою.
10.У день надходження скарги її реєструє голова ТК, який не пізніше наступного робочого дня зобов'язаний скликати позачергове засідання ТК для повідомлення членів ТК про надходження скарги та початок її розгляду.
11. У день надходження скарги голова ТК інформує замовника про такий факт. Керівник замовника має право вимагати від членів ТК письмових пояснень щодо викладених у скарзі обставин.
12. На засіданні, зазначеному у п. 10 цього Положення, ТК приймаєрішення про зупинення процедури закупівлі, про що цього ж дня письмово повідомляє орган Державного казначейства (відділення банку), який був зазначений у тендерній документації (запиті цінових пропозицій) для проведення розрахунків із закупівлі. Датою зупинення процедури закупівлі вважають дату ухвалення такого рішення. Термін припинення процедури закупівлі не перевищує 20 робочих днів із дати отримання скарги замовником.
13. Скарга, яка не відповідає вимогам п. п. 4-9 цього Порядку, а також у разі її відкликання учасником, який надав її, залишається без розгляду. Таке рішення замовник зобов'язаний надіслати скаржнику протягом 3 робочих днів із дня його прийняття.
15. Протягом 20 робочих днів із дня отримання скарги ТК замовника приймає одне з таких рішень:
- про залишення скарги без задоволення - у разі якщо обставини, зазначені в скарзі, не знайдуть свого підтвердження;
- про задоволення скарги – у разі обґрунтованості скарги.
16. Підставою задоволення скарги є порушення ТК замовника приписів Положення.
17. ТК замовника приймає рішення у межах доводів та матеріалів, наведених у скарзі, з урахуванням пояснень членів ТК, матеріалів, наданих експертами та консультантами.
18. Примірник рішення ТК замовника за наслідками розгляду скарги надсилається:
- уповноваженому органу – протягом трьох робочих днів з дня його прийняття;
- Учаснику, який подав скаргу, - протягом п'яти робочих днів з дня його прийняття;
- органу Державного казначейства України (обслуговуючому банку), зазначеному у п. 12 цього Положення – протягом п'яти робочих днів з дня його прийняття.
19.Відповідальність за реєстрацію скарг, підготовку до їхрозгляду, інформування у встановлені строки передбачених Положенням та цим Порядком суб'єктів про стан розгляду скарги несе голова ТК.
Голова тендерного комітету