Тонкощі MICE

Корпоративний виїзд. З цим словосполученням у більшості маркетологів та HR-ів пов'язані одночасно спогади про драйв і неймовірну напругу. Організація корпоративного заходу – не гра, але свічка ця витівка в більшості випадків стоїть. У розпал літніх тендерів ми розповімо Вам про тонкощі корпоративних виїздів: як організувати, на чому заощадити, що передбачити.

Читайте у блозі:

MICE - це ...

За абревіатурою MICE ховаються великі складові ділового туризму - зустрічі, стимулюючі та корпоративні заходи, конференції та виставки, корпоративні заходи (Meetings,Incentives,Conferences & ;Events). Якщо ваша компанія планує провести виїзний захід, Ви, мабуть, знайомі з тим, що в теорії він виглядає красиво, але на практиці з'ясовується, що бюджет занадто великий і кінцевий результат залишає бажати кращого.

Чому ж так відбувається?Сьогодні на ринку зустрічається безліч компаній, готових організувати будь-яку примху за ваші гроші та «зробити красиво». Потенційні виконавці навперебій обіцяють «поліпшити імідж», «зміцнити внутрішньокорпоративні зв'язки» та «перетворити поїздку на незабутнє свято». Вірити в такі розмиті обіцянки дуже необачно, тому що окрім профі в МICE-агентствах працюють і вчорашні студенти, і звільнені через бездарність піарники. Саме тому, перш ніж віддавати організацію виїзду на аутсорс, варто перевірити надійність підрядника, зрозуміти, який формат корпоративного заходу підходить саме вам і зважити «за» і «проти» самостійної організації заходу.

Що:протокольні візити, ділові зустрічі, бесіди та переговори.

Навіщо:заходивважаються ефективними як просування окремої компанії, і при освоєнні нових ринків чи напрямів діяльності.Нюанси:важливо правильно вибрати місце та час проведення «акції», скласти цікаву програму, знайти зацікавлену цільову аудиторію та бездоганно організувати логістику.

INCENTIVES

Що:преміально-мотиваційні поїздки для працюючої команди, партнерів чи клієнтів.

Навіщо:інсентив-програми є модним способом висловити подяку за хорошу роботу або заохотити найкращих співробітників, мотивувати партнерів чи клієнтів. Практика показує, що вкладення в такі поїздки виправдовують себе і в Україні вони вже перетворилися з модної активності в один з ключових інструментів b2b-маркетингу. Завдяки інсентив-турам покращуються показники, підвищується лояльність до компанії, гуртується колектив. Доведено, що ефективність такого нематеріального заохочення значно вища, ніж фінансових винагород та іншої матеріальної мотивації.

Нюанси:Нерідко такий захід поєднують з виставками, семінарами та тимбілдингом. В ідеалі воно має бути тематичним, незвичайним і лише частково діловим. А отже, потребує творчого підходу. Нерідко інсентив поєднується.

Читайте також

CONFERENCES

Навіщо:Покликані формувати імідж та репутацію компанії. Акцентують увагу учасників на діловій привабливості компанії. Виставки використовують для демонстрації власних досягнень та пошуку нових ринків збуту.

Нюанси:Неможливі без яскравої, продуманої корпоративної складової: презентацій, програми для учасників та гостей, сувенірної та друкованої продукції, екскурсій, урочистих вечерь, спецобладнання для конференцій.Також вам належить займатися візовою підтримкою, авіаквитками, трансферами, екскурсіями, перекладачами.

Що:тури та поїздки, мета яких – відвідати цікаві компанії міжнародні події.

Навіщо:подієвий туризм – це унікальний шанс інтегруватися у значні заходи з галузі спорту, культури та мистецтва.

Нюанси:щільно зав'язані на бронюванні готелів та квитків у «гарячий сезон», співпраці з PR-службами та негнучкими спортивними, культурними та іншими комітетами.

Звести баланс

Коли кілька років тому вибухнула криза, насамперед компанії скоротили витрати на корпоративи та MICE-заходи. Незабаром стало зрозуміло, що без них, можна чудово обійтися, а якщо дуже закортіло, доручити організацію не агентству, а особистому помічнику або ейчару. Спробуємо з'ясувати, який підхід до організації та проведення «виїздів» економічніший.

Селф-сервісом не гидують багато українських компаній незалежно від розміру та статусу. Усі завдання щодо підготовки заходів, конференцій або корпоративних турів виконують помічники, кадровики або спеціально створені для цього підрозділи. Принципова відмова від роботи з аутсорсерами ґрунтується на переконанні, що залучення посередників недоцільне та фінансово невигідне. Переконання, до речі, цілком здорове. І ось чому:

• Зв'язок між компанією та агентством здійснюватиметься через секретаря та менеджера. Кожен із них може зрозуміти завдання по-своєму. Результат у цьому випадку непередбачуваний.
• Працювати з MICE-компанією – те саме, що доручити організацію весілля мрії агентству. В останній момент вам можуть навести не ті квіти, не ті кулі та китайські ліхтарі бажань замість живих голубів. Повернути гроші за наданінедопослуги практично неможливо. Тому звертатися варто лише до перевіреної та рекомендованої агенції.
• Основна проблема більшості сучасних фірм, що надають послуги, – байдужість до замовника. Власником може бути палкий і відповідальний громадянин, але працівники нерідко залишають бажати кращого. Вони можуть вчасно не підтвердити броню квитків, замовити поганий готель, плюнути на корпоративну символіку – і ніхто їх за це не звільнить, гроші отримані! Інша річ, ваш секретар - спробуй він напортачити - відразу отримає догану або буде звільнений.

Деяку гарантію надійності та сумлінності провайдера MICE-послуг підтверджує його наявність у Єдиному Федеральному Реєстрі Туроператорів (http://reestr.russiatourism.ru/). У нього включені компанії, які працюють на ринку ділового туризму в рамках чинного законодавства РФ, дбають про безпеку Клієнтів. Усі послуги з бронювання готелів, квитків, організації транспортного обслуговування, екскурсій та інших туристичних послуг можуть надавати лише організації, які мають офіційний статус туроператора. Для клієнтів статус туроператора говорить про наявність у компанії обов'язкового страхування її діяльності, що дозволить клієнту добиватися відшкодувань при недобросовісному наданні послуг. Як правило, компанії в галузі ділового туризму дорожать своїм іміджем і не доводять ситуацію до будь-яких судових розглядів. Резюмуємо: якщо назва фірми знайдеться у списку, то в принципі їй можна довіряти.

Читайте також

• Доручення бізнес-поїздки необізнаному співробітнику може призвести до додаткових грошових витрат або навіть зриву поїздки. Особливо це стосується організації великих та логістично-складних ділових заходів, конференцій та корпоративів.
• Компанія має шанс уникнути витрат, про які вона може навіть не підозрювати. Наприклад, купуючи авіаквитки, фірма завжди переплачує, т.к. індивідуальним замовникам авіакомпанії виставляють ціни апріорі вищі, ніж туроператорам та агентам. Але послуги підрядника також не безкоштовні (мінімум 10% від загальної вартості банкету).
• Послугами travel-агентів вигідно користуватися, якщо в компанії діловий туризм поставлено на потік: тоді будуть і знижки, і бонуси, і менше від головного болю. Іноді варто все ж таки моніторити ринок MICE-послуг: життя показує, що навіть дуже лояльна агенція, підгодувавшись у постійного клієнта, замість того, щоб давати знижку і балувати, починає бити з нього безбожні гроші за принципом «якщо платить, значить може».

Цього року ми вийшли на новий ринок збуту, причому дуже вдало. Начальство вирішило віддячити топ-менеджерам (14 осіб) і відправити їх на чотири дні до Італії, як приємну опцію запропонувавши провести там тест-драйв Ferrari. Організували все самостійно, без накладок та проблем. Керівників середньої ланки (35 осіб) нагородили поїздкою до Австрії, де вони каталися на гірських лижах та займалися тимбілдингом. Єдине, що віддали на відкуп відповідної компанії – тімбілдінгові заходи. Іван Леваков, керівник HR-відділу великої будівельної компанії

Читайте також

• Доручення бізнес-поїздки необізнаному співробітнику може призвести до додаткових грошових витрат або навіть зриву поїздки. Особливо це стосується організації великих та логістично-складних ділових заходів, конференцій та корпоративів.
• Компанія має шанс уникнути витрат, про які вона може навіть не підозрювати. Наприклад, купуючи авіаквитки, фірма завждипереплачує, т.к. індивідуальним замовникам авіакомпанії виставляють ціни апріорі вищі, ніж туроператорам та агентам. Але послуги підрядника також не безкоштовні (мінімум 10% від загальної вартості банкету).
• Послугами travel-агентів вигідно користуватися, якщо в компанії діловий туризм поставлено на потік: тоді будуть і знижки, і бонуси, і менше від головного болю. Іноді варто все ж таки моніторити ринок MICE-послуг: життя показує, що навіть дуже лояльна агенція, підгодувавшись у постійного клієнта, замість того, щоб давати знижку і балувати, починає бити з нього безбожні гроші за принципом «якщо платить, значить може».

Робота з агентством дозволяє консолідувати всі «елементи» заходу в одного підрядника. Це так звана система одного вікна: ви підписуєте один договір з агентом, і тим самим доручаєте йому всі питання - з підрядниками, операторами, артистами та іншими фізичними та юридичними особами. Важливим є і формат поїздки. Наприклад, круглий стіл можна влаштувати і «своїми руками», а от якщо йдеться про конференцію чи інсентив, краще звернутися до профі, які з'їли на цій справі не лише собаку, а й усіх інших представників фауни. Ірина Білим, директор MICE-компанії

Читайте також

Основи бізнес-туризму

Що потрібно знати маркетологам та HR-ам, щоб корпоративна поїздка за кордон вдалася:

І якщо прості заходи має сенс проводити власними силами, то при проведенні інсентивів, тимбілдингів, виїзних корпоративів, конференцій та інших складних заходів варто всерйоз замислитися над вибором зовнішнього підрядника чи проведенням регулярних тендерів, завдяки яким ви зможете отримати певний зріз ринку та вибрати одразу з кількох ідей і не відволікати своїх співробітниківвід роботи. І такі компанії на українському ринку існують, потрібно лише пошукати та придивитися до них уважніше.

При написанні використані матеріали http://www.officemagazine.ru

Підпишіться на безмежну розсилку SOLBY!

Отримуйте календарі закордонних виставок та конференцій, спецпропозиції щодо їх відвідування та закордонні семінари з обраних професійних тем прямо на електронну пошту

Автор: Євген Білим

Директор з розвитку SOLBY, підприємець, експерт у галузі запуску та розвитку прогресивних онлайн-проектів

---