Торгівля - бізнес-закупника

Своїм досвідом роботи ділиться Олександр Бєлов, підприємець із Тули

Наш магазин колготок та білизни працює з 2003 року. Він вийшов експериментальним, оскільки жодних конкурентних переваг у загальноприйнятому розумінні він не має. Натомість є професійний закупник – і це специфічна особливість нашого бізнесу. Ви вважаєте, що всі керівники роздрібних точок є такими за промовчанням? Якщо ваш бізнес дуже успішний, то погоджуся, що саме ви – професійний закупник. Але чи це так у загальній масі? Як і більшість власників малого торгового бізнесу, моя дружина Олена займається закупівлями особисто, причому з 2006 року, коли у нас народився син, вся її закупівельна діяльність проходить виключно за комп'ютером. Іногородніх постачальників востаннє ми відвідували дев'ять років тому. Закупівельна діяльність є максимально закритим аспектом будь-якого торговельного бізнесу. Однак ми вирішили поділитися своїми напрацюваннями і впевнені, що колеги-підприємці, а також закупівлі-початківці знайдуть для себе в цій статті корисну практичну інформацію. Ми розповімо про систему закупівель. Про те, що, на нашу думку, обов'язково потрібно розуміти та робити для грамотних закупівель товару у будь-якому торговому бізнесі. Ми покажемо, як відбувається формування замовлень на поповнення товарного запасу, яка для цього інформація використовується, звідки вона береться і як обробляється. Ті, хто тільки планує свій роздрібний бізнес, отримають унікальну інформацію про технологію закупівельної діяльності, що дозволить точніше представляти перспективи та уникнути фінансових втрат. Закупівельну діяльність можна як управління товарними запасами підприємства (втім, як і управління доходами).

ЯКА МЕТА УПРАВЛІННЯ ЗАПАСами?Це несамоціль! Це не данина моді. Це не примус бізнес-тренера. Це не є підставою для виправдання витрачених на навчання грошей. То навіщо треба керувати запасами? Основною конкурентною перевагою нашого магазину перед магазинами аналогічного профілю ми вважаємо максимально високий відсоток задоволення запитів покупців. Якщо, наприклад, протягом дня надійшло 100 запитів покупців і на 70 з них ми змогли зробити адекватну пропозицію товару, то відсоток виконання запитів дорівнює 70. Вважаємо, що найважливішою умовою конкурентоспроможності будь-якого торгового бізнесу, як роздрібного, так і оптового, є максимальне значення цього показника проти результатами конкурентів. Таким чином, основний фактор, що впливає на продаж, – це наявність у магазині потрібного товару у потрібний момент часу. Інші фактори, які також суттєво впливають на продаж, – кількість відвідувачів магазину, що належать до цільової аудиторії, ціна та якість товару, його викладення, кваліфікація продавця – працюватимуть лише в тому випадку, якщо в наявності є потрібний покупцеві товар. Високий відсоток задоволення запитів покупців тягне у себе більший обсяг продажу та вищий рівень прибутковості проти конкурентами. Метою управління запасами є максимізація прибутку за допомогою найповнішого задоволення запитів покупців. Ціна грамотного управління товарними запасами у торгівлі дуже висока. Серед видань українською мовою найбільше повно цю тему розкриває книга Джона Шрайбфедера «Ефективне управління запасами». Книга корисна будь-якому підприємцю у сфері торгівлі, проте за глибиною та системністю розкриття теми вона орієнтована на топ-менеджмент та професійних закупників великих компаній, у яких оптимізаціяуправління запасами здатна принести максимальний економічний ефект. Ми ж на прикладі свого магазину для білизни розповімо, як можна ефективно керувати запасами без великих матеріальних вкладень на підприємствах будь-якого масштабу. Ця можливість є особливо актуальною для підприємств малого торгового бізнесу. Отже, перейдемо до викладу суті.

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ТОВАРНИМ ЗАПАСОММаксимальне задоволення купівельних запитів забезпечує система управління товарним запасом. Будь-яка система складається із взаємозалежних елементів. Кожен із них відіграє життєво важливу роль для системи в цілому. Забери будь-який з елементів – і система перестане працювати, подібно до механічних годинників, з яких дістали одну шестерню. Елементами нашої системи управління товарними запасами є: 1. Система обліку товару. 2. Правильно організована структура бази даних товар. 3. Методика прогнозування попиту та розрахунку замовлень. 4. Аналіз структури купівельного попиту. 5. Інструменти розрахунку замовлень на основі прогнозування обсягу та структури купівельного попиту. 6. Постачальники товару, здатні технологічно взаємодіяти з професійним клієнтом-закупником і забезпечувати достатній рівень виконання замовлень.

СТРУКТУРА БАЗИ ДАНИХ ПРО ТОВАРБази даних за визначенням мають наступні відмітні ознаки: дані в базах даних зберігаються в електронному вигляді, мають формалізовану структуру і доступні для вилучення та обробки за допомогою ЕОМ. Припустимо, що нам потрібно зробити перший запис про прихід першої товарної позиції до системи товарного обліку. Виникає питання: як правильно зробити цей запис? Складність і важливість цього питання в момент започаткування бізнесу зовсім не очевидні. Але насправдіскладність полягає в тому, що дані про товар, які ви повинні внести до списку (або таблиці), згодом повинні будуть використовуватися різними користувачами для різних цілей. Цими групами користувачів є: - закупники товару; - покупці товару; - матеріально відповідальні співробітники компанії; - бухгалтери та фінансисти; - співробітники компанії, відповідальні за логістику; - інші спеціалісти компанії. Навіть якщо ви починаєте торговий бізнес поодинці, то змушені будете виконувати функції, пов'язані із закупівлями, продажами, товарним обліком (як для визначення фінансових результатів бізнесу, так і з метою управління товарними запасами), а також вирішувати завдання логістики. Головним користувачем товарної бази у торговому бізнесі є закупник товару. Він важлива правильна ідентифікація товару з погляду споживача. Якщо, наприклад, при однаковій ціні закупівлі та продажу колготок бухгалтера влаштує запис у базі даних «колготки Attiva 40», закупник у цьому випадку ніяк не дізнається, скільки колготок даного артикула різних розмірів та кольорів придбали покупці, і не знатиме, скільки моделей якого типу потрібно замовити. Для закупника, як і покупця, це різні колготки. Товари, різні з погляду покупців, й у товарної базі повинні враховуватися як різні товари. Покупці товару є важливими для бізнесу користувачами товарної бази. Для роздрібних покупців з допомогою товарної бази даних автоматично формуються цінники товари. І покупець повинен мати можливість ідентифікувати товар за даними, вказаними у ціннику. Також дані із товарної бази використовуються для автоматичного формування касових чи товарних чеків. Для цього (як і попереднього) завдання важливі компактність записів ішвидкість обробки інформації, тобто швидкість розрахунків за товар. Ще однією групою користувачів можуть бути покупці інтернет-магазину. Для них важливі якісні зображення, описи, зручність пошуку та вибору потрібного товару за його споживчими властивостями. Для роботи з товаром усередині компанії (прихід, переміщення, списання, переоцінка) оформлюються внутрішні облікові документи. Вони формуються автоматично, у своїй дані товарі повинні витягуватися з товарної бази і підставлятися до документа. Для проведення реальних операцій з товаром усередині компанії важливо, щоб записи в паперових документах збігалися із записами на упаковці товару, щоб співробітники компанії могли ідентифікувати відповідність товару оформленим документам. Якщо на ціннику для покупця потрібно вивести колір «чорний», то на упаковці цей колір може бути позначений мовою виробника: «nero» або «blaсk». Щоб мати можливість виводити в різних документах колір у різних варіантах, то і вносити його до бази даних потрібно як в українськомовному, так і у варіанті виробника. У нашому бізнесі в систему обліку вводяться лише дані, достатні для кількісного та вартісного обліку товарів. Дані, необхідні закупнику для аналізу купівельного попиту, накопичуються та зберігаються в електронній таблиці Excel. Перед розрахунком чергового замовлення вони поєднуються з даними про продажі, отримані із системи товарного обліку. Закупник отримує інструмент для прогнозування продажу та розрахунку замовлення на запланований період. На нашу думку, та інші специфічні дані для вирішення суміжних завдань повинні накопичуватися, зберігатися та використовуватися поза системою товарного обліку. Наприклад, дані про вагу та розміри товарів для вирішення завдань логістики; дані про розміри займаноївиставкової площі для керування викладкою товару та інші. У цьому розділі ми розглядаємо лише структуру бази даних про товар, що зберігаються в системі товарного обліку з метою ведення кількісного та вартісного обліку. Жоден з наших оптових постачальників, які працюють у нашому місті, не веде товарну базу за кольорами та розмірами. Замовляючи, наприклад, колготки моделі «Attiva 40» у трьох кольорах та чотирьох розмірах, замість дванадцяти рядків у накладній ми маємо одну із загальною кількістю колготок даного найменування. До накладної нам додають бланк нашого замовлення, в якому зазначено, скільки яких товарів з дванадцяти замовлених варіантів нам відвантажили. Ця інформація потрібна нам для того, щоб врахувати прихід товару за розмірами та кольорами. Таким чином, наші постачальники не залишають собі інформацію про те, скільки колготок певних кольорів та розмірів придбали їхні покупці. Відповідно, відсоток виконання замовлення іноді буває невисоким. А це пряма втрачена вигода для обох сторін і, гірше за те, догляд покупців до конкурентів за відсутнім товаром. Отже, який запис буде правильним? По-перше, вона має бути структурована. Для запису повинен бути визначений формат, що дозволяє автоматично виділяти з нього потрібні дані, а потім їх обробляти. Усі записи про товар мають бути зроблені у суворій відповідності до прийнятого формату. По-друге, запис повинен ідентифікувати товар з погляду кінцевого споживача. Різний з погляду споживача товар й у товарної основі має враховуватися як різний. Наприклад, якщо якась модель швейного або трикотажного виробу представлена ​​у чотирьох кольорах і шести розмірах, то з точки зору споживачів це 24 різних товарів, адже виріб чорного кольору не можна замінити на виріб кольору білого, а маленький розмірне можна замінити великим. Навіть якщо всі ці вироби купуються та продаються за однією ціною, кількісний облік ми повинні запровадити за кожним із 24 варіантів. Таким чином, одиницею кількісного обліку має бути сукупність даних «модель – колір – розмір». Більшість підприємств у нашій країні використовує для обліку товарних операцій програму 1С. Користувачам цієї програми рекомендується найменування товарів (артикул постачальника або торгову марку) вносити до довідника товарів, а кольори та розміри (та їх значення) враховувати у характеристиках та властивостях товару. У програмі можна вести кількісний облік продажів у розрізі розмірів та кольорів. Однак, як уже було зазначено, якщо спробувати витягти з 1С дані, необхідні для розрахунку замовлення по одній позиції, але в чотирьох кольорах та шести розмірах, то з'ясується, що користуватися таким підходом неможливо через тривалий час отримання необхідних даних. Тому «модель, колір, розмір» – сукупність даних, за якою має вестися кількісний облік – вноситься нами в одне поле «найменування», і цій сукупності облікова система надає унікальний код. Відповідно, при оформленні операції приходу нового товару одного найменування, але представленого в чотирьох кольорах та шести розмірах, до товарної бази вносяться 24 товарні позиції, що складаються з найменування моделі (або торгової марки, або коду виробника – все це ідентифікує модель), кольору та розміру . На можливе заперечення про високу трудомісткість цієї операції ми маємо два аргументи. По-перше, вилучення необхідної інформації за методикою 1С значно трудомісткіше, ніж її введення за нашою методикою. По-друге, облік за сукупністю даних «модель – колір – розмір» використовується найбільшими операторами на ринку білизни та колготок в Україні:компаніями «Єдина Європа – Еліт», ЗАТ ТД «Мілавіца», JS Сompany, «Дарсі Трейд» та іншими. Це можна побачити, подивившись на їхні накладні. Ці компанії враховують незрівнянно великі товарні потоки, ніж доводиться враховувати у малому бізнесі. Як приклад наведу витримку з накладної JS на групу колготки:

№ Артикул Товари (роботи, послуги) Кількість Од. Ціна Сума 1 Gatta BODY CONTROL 40 (daino gtt, 3) 2 шт 142,00 284,00 2 Fiore ALEXANDRA (black, 2) 2 шт 141,00 282,00 3 Marilyn ANGORA E65 шкарпетки (assorti, unica) 4 шт 150,00 600,00

  • Головна
  • Статті