Три помилки у товарній номенклатурі
Пересортиця, рештки, боротьба з дублями. Якщо ви автоматизували магазин, але не стежите за номенклатурою — ви даремно витратили гроші, бо все одно займатиметеся ручним обліком.
Проблема може здатися надуманою: не потрібно особливих навичок, щоб запровадити пару цифр, призначити ціну та присвоїти штрихкод. Насправді виявляється, що й номенклатуру заводить кілька і без регламенту, то виникають труднощі: дублі позицій, помилки у назвах і групах.
Ефективність автоматизації при неправильному веденні номенклатури зменшується. Звіти не спрацьовують, робота з постачальниками порушується, складі псуються залишки, а проведення акцій стає неможливим.
Як відбувається у житті
Постачальник привіз 20 пляшок молока «Котедж у селі» — продавець не знайшов його у товарообліковій системі та додав нову позицію.
Другий продавець веде облік за своїми правилами та побачив, що молоко стоїть у холодильнику, але не внесено до системи. Він заніс молоко ще раз. Директор магазину планує закупівлю та бачить, що молока не вистачає: 15 пляшок «Котеджу в селі» розберуть за вечір — треба замовити ще.
Скільки пляшок молока «Котедж у селі» знаходиться в магазині?
Покупці не встигають розібрати молоко — воно псується, а магазин зазнає збитків.
Дублювання позицій
Головна проблема, особливо з товарами, що швидко псуються, — розбіжність номенклатурних даних з реальною кількістю. Відповідальний за постачання директор з прикладу вище може не помітити, що товар рознесений за різними номенклатурами. В результаті магазин втратить і товар, і гроші.
У довгостроковій перспективі дубльована номенклатурна позиція не тільки вводить в оману та заважає планувати закупівлі, а й унеможливлюєавтоматичний розрахунок оборотності товару. Ви не знаєте: потрібно закуповувати більше чи менше молока, чи варто зробити знижку чи навпаки – треба піднімати ціну.
Граматичні помилки
Якщо назва відрізняється символом, то товар у системі дублюється під новим найменуванням. Самі собою помилки не відіграють великої ролі, якщо людина, яка приймає наступну партію товару, знає «правила» за якими занесена попередня.
Однак, якщо ви хочете, щоб дані із системи міг зрозуміти не лише той, хто їх вносив, то ведіть номенклатуру за правилами української мови та вчасно виправляйте помилки.
Ми знайшли вісім способів занести пиво «Балтика».
Відсутність угруповання
Продавець додає товари без угруповання – одним списком. Пиво потрапляє до відділу "Алкоголь", без підгрупи. Ще гірше, якщо до списку "Продукти" потрапляє і хліб, і яйця, і пиво, і кефір.
Продавець заощаджує час на прийманні, але через його недбалість неможливо виставити знижку на групу товарів під час проведення акції чи обмеження на продаж алкоголю у нічний час. Магазин втрачає лояльних клієнтів та ризикує нарватися на штраф.
Чим докладніше класифікація - тим простіше аналізувати продажі.
Встановіть правила
Правильний заклад товарів можливий або за жорстким регламентом, або при виборі назв із каталогу.
Доопрацювання 1С коштує грошей, але вам заощаджує час - співробітник просто створює позиції, вибираючи параметри з пунктів каталогу. Якщо параметрів не вистачає, спочатку їх заносять саме в каталог.
Дешевше встановити правила: ви не заплатите грошей, але готуйтеся витратити час на продумування та сили на впровадження. З іншого боку, періодично доведеться перевіряти, як приймальник вніс товар у систему.
Обидва способи вимагають вкладень, але без цього не як, якщо ви хочете працювати з кількома постачальниками.
Призначте товарознавця
Товарознавець — це спеціаліст, який точно знає, як заводити номенклатуру, які звіти потрібні щотижня і що вимагатиме з постачальників. Щоправда, оплата праці висококласного товарознавця не вкладається до бюджету невеликого магазину. Спробуйте виростити власного товарознавця із амбітного співробітника. Нехай на початковому етапі він придумає та відстежує правильність внесення товарів до товарооблікової системи.
Замість ув'язнення
Мета автоматизації - спростити та підвищити ефективність процесів. Якщо рядове завдання викликає складності, весь процес побудований неправильно — шукайте слабке місце.