Уніфікація, стандартизація та класифікація документів
Основним напрямом удосконалення роботи з документами є уніфікація та стандартизація. Під уніфікацією розуміється приведення чогось до єдиної системи, форми, однаковості.
Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів та різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм та правил їх складання, оформлення та створення трафаретних текстів.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення одноманітних вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження трудових, тимчасових та матеріальних витрат на підготовку та обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, що створюються у різних галузях діяльності.
Управлінська діяльність будь-якої організації характеризується набором функцій, що вона виконує. Є ряд типових функцій, які характерні для будь-якої організації, - організаційно-розпорядча діяльність, планування, облік та звітність та ін Є специфічні (галузеві) функції, які можуть бути відсутніми в організації: наприклад, освітня діяльність притаманна не будь-якій організації.
Кожна управлінська функція реалізується через комплекс (систему) документів, характерних лише цієї функції.
Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення.
Уніфікація документів передбачає:
- Встановлення номенклатури діючих у рамках системи уніфікованих форм документів;
- Розробку єдиної моделі (схеми) побудовидокументів системи з використанням, як правило, формуляра-зразка;
- Розробку структур документів;
- Створення загальних синтаксичних правил побудови документів.
Під час проведення уніфікації документів враховувалися всі вимоги до документів на всіх стадіях їх створення, заповнення, обробки та зберігання, а також психофізіологічні можливості людини та параметри технічних засобів.
Результати проведеної уніфікації документів доводяться до рівня обов'язкової правової форми стандарту (або інших документів зі стандартизації).
Уніфікована система документації (УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління певною сферою діяльності.
В даний час розроблені та діють такі УСД:
- уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
- уніфікована система банківської документації;
- уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій;
- уніфікована система звітно-статистичної документації;
- уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
- уніфікована система документації з праці;
- уніфікована система документації Пенсійного фонду України;
- Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
На кожну уніфіковану систему документації розроблено державний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), які здійснюють координацію у тій чи іншій галузі діяльності.
Щоб виробити певні принципи у складанні, оформленні, способах, формах та методах роботи зрізними документами необхідно провести їх класифікацію.
Класифікація документів - розподіл документів на класи за найбільш загальним ознаками подібності та відмінності.
Класифікація документів у діловодстві забезпечує швидкий пошук необхідних документів, підвищує оперативність роботи з ними.
Усі документи по відбиваються у яких видах діяльності діляться на великі групи. Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто. з питань загального керівництва підприємством та його діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства.
Документи із загальних та адміністративних питань:
- організаційні документи (статут, установчий договір, структура та штатна чисельність, штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);
- розпорядчі документи (накази щодо основної діяльності, розпорядження, рішення, укази, постанови);
- інформаційно-довідкові та довідково-аналітичні документи (акти, листи, факси, довідки, протоколи, доповідні та пояснювальні записки та ін.).
Усі перелічені документи називають скорочено ОРД (організаційно-розпорядча документація). Саме ця система документації є предметом вивчення дисципліни «Документаційне забезпечення управління».
Друга група - документи щодо функцій управління. Такі документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії, постачання та збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних підрозділів.
Документи можуть класифікуватись:
- за місцем складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) та зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій таприватних осіб);
- за походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, та особисті, що стосуються конкретної особи та є іменними;
- за виглядом оформлення: оригінали (оригінали), копії, виписки, дублікати.
Іноді для роботи потрібна не копія справжнього документа, а виписка з того чи іншого розділу. При оформленні виписки треба обов'язково вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб та печаткою. Підприємствам та організаціям надано право у разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), який має однакову юридичну силу з оригіналом.
Мета класифікації документів:
1. Підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів та обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації.
2. Економія праці з допомогою використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).
Значення класифікації документів:
- Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;
- Підвищення оперативності роботи з ними.
Першим щаблем класифікації є угруповання виконаних документів у справи (справа - сукупність документів або документ з одного питання, поміщені у тверду обкладинку, оформлену відповідним чином). Вона є основою правильного формування справ.