Уніфіковані форми оформляємо відпустку

Я.М. В'ЯЛОВА Канд. іст. наук, доц. РДГУ

Порядок оформлення щорічної основної оплачуваної відпустки
Порядок оформлення продовження, перенесення щорічної основної оплачуваної відпустки та відкликання з неї
Порядок оформлення щорічної додаткової оплачуваної відпустки
Порядок оформлення відпустки без збереження заробітної плати
Порядок оформлення відпустки на роботі за сумісництвом

Працівникам надаються щорічні відпустки із збереженням місця роботи (посади) та середнього заробітку. Стаття 114 ТК України

Для оформлення та обліку відпусток, що надаються відповідно до законодавства, колективного договору, локальних нормативних актів організації, трудового договору, застосовуються: форма Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові", в якій документується факт надання відпустки одному працівникові, та форма Т-ба "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам". Форма Т-ба використовується, коли кадрова служба організації оформлює у наказі за однією датою та одним реєстраційним номером факт надання відпустки кільком працівникам. Яку форму використовувати вирішує організація, причому нерідко використовують обидві форми.

Порядок оформлення щорічної основної оплачуваної відпустки

Текст уніфікованої форми Т-6 починається з фрази: "Надати відпустку", потім вказуються в давальному відмінку прізвище, ім'я, по батькові працівника, найменування структурного підрозділу, де він працює, його посада чи спеціальність, професія, зазначені у трудовому договорі, у наказі про прийом працівника, а якщо його було переведено, то у зміні до трудового договору та наказу про переведення. Вказуючи ці дані,кадровикам слід використовувати особисту картку працівника.

Потім заповнюється графа "за період з"____"_____________20____г.

по "___"_________________20____г.», тобто проставляється початкова

та остання дата робочого року, за який працівник має право на відпустку.

Далі потрібно заповнити відповідно до видів відпусток, встановлених ТК РФ, пункти А, Б, В, подані в уніфікованій формі Т-6. Оскільки ст. 115 ТК Україна встановлено, що тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів, заповнення пункту А не викликає у кадровиків питань.

При вирішенні питання про надання щорічної основної оплачуваної відпустки працівнику за перший рік роботи необхідно враховувати: згідно із ч. 1 ст. 122 ТК «Україна» право на використання такої відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення 6 місяців безперервної роботи в даній організації. Якщо досягається угода між роботодавцем та працівником, щорічна оплачувана відпустка може бути надана і до закінчення 6 місяців.

жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї;
працівникам віком до 18 років;
працівникам, які усиновили дитину (дітей) віком до 3 місяців;
в інших випадках, передбачених законодавством. Відпустки за другий та наступні роки можуть надаватися у будь-який час робочого року відповідно до правил, встановлених в організації.

Щорічна оплачувана відпустка може ділитися на частини. При цьому одна з його частин має бути не менше ніж 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ).

Статтею 120 ТК Україна передбачено, що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, до числакалендарних днів відпустки не включаються та не оплачуються.

У наказі про надання відпустки це буде відображено так:

У таких випадках кадрові служби мають бути гранично уважними та пояснювати працівникові, який написав заяву про надання відпустки, чому дні відпустки збільшуються, але не оплачуються.

Приклад оформлення наказу про надання відпустки працівникові (форма Т-6) див. у додатку 1, а працівникам організації (форма Т-ба) див. у додатку 2.

Порядок оформлення продовження, перенесення щорічної основної оплачуваної відпустки та відкликання з неї

Підстави продовження та перенесення щорічної оплачуваної відпустки встановлено у ст. 124 ТК України.

Відпустка продовжується у таких випадках:

тимчасової непрацездатності працівника, тобто коли вона підтверджена лікарняним листом;
виконання працівником під час щорічної оплачуваної відпустки державних обов'язків, якщо для цього законом передбачено звільнення з роботи;
в інших випадках, передбачених законами, локальними нормативними актами організації.

У зазначених випадках відпустка продовжується автоматично, тобто для цього не потрібна заява працівника, ані наказ роботодавця.

Стаття 124 ТК Україна передбачає, що щорічну оплачувану відпустку можна переносити на інший термін, якщо досягнуто згоди між роботодавцем та працівником у випадках:

якщо працівникові своєчасно не було здійснено оплату за час цієї відпустки;
якщо працівника не попередили за два тижні про час початку відпустки;
у виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові у поточному робочому році може несприятливо позначитися на нормальному ході роботиорганізації. У цьому випадку відпустка може бути перенесена на наступний рік, але повинна бути використана не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який вона надається.

На наш погляд, у перших двох випадках працівнику слід написати заяву з проханням про перенесення відпустки, де доцільно вказати причину, через яку він просить перенести відпустку на інший час – несвоєчасна оплата відпустки або несвоєчасне попередження про початок відпустки.

Що стосується випадку перенесення відпустки на наступний рік з ініціативи роботодавця, то тут, на нашу думку, доцільно підготувати письмову пропозицію, з якою працівник повинен погодитися (або відмовитися), і свою згоду (відмову) письмово викласти на Пропозиції. Така форма про перенесення відпустки може мати такий вигляд.

При досягненні домовленості про перенесення відпустки вноситься відповідна інформація до графіка відпусток (форма Т-7): у 8-й графі вказується підстава перенесення відпустки, а у 9-й - нова дата надання відпустки.

Заборонено не надавати щорічну оплачувану відпустку протягом двох років поспіль, а також працівникам віком до 18 років та працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці.

Відповідно до ст. 125 ТК Україна за згодою працівника він може бути відкликаний із відпустки. Невикориста частина відпустки надається на вибір працівника у зручний для нього час протягом поточного робочого року або приєднується до відпустки за наступний робочий рік. Накази про відкликання з відпустки оформляються як накази щодо основної діяльності, хоча їх проекти готує кадрова служба.

Не можна відкликати з відпустки працівника віком до 18 років, вагітних жінок тапрацівників, зайнятих на роботах із шкідливими та (або) небезпечними умовами праці.

Порядок оформлення щорічної додаткової оплачуваної відпустки

Загальна тривалість щорічної відпустки - це сума календарних днів щорічної основної та додаткової відпусток. Стаття 120 ТК України

Зверніть увагу! Поважність причин відпустки без збереження заробітної плати визначає роботодавець

Кадровикам потрібно знати умови їх надання, тому що це впливає на заповнення пунктів Б та Уніфікованої форми Т-6.

Відповідно до ТК України щорічні додаткові оплачувані відпустки надаються працівникам:

зайнятим на роботах із шкідливими та (або) небезпечними умовами праці;
які мають особливий характер роботи;
які мають ненормований робочий день;
працюючим у районах Крайньої Півночі (24 календарні дні; ст. 321 ТК РФ) і прирівняних до них місцевостях (16 календарних днів; ст. 321 ТК РФ).

Законодавством також передбачена можливість встановлювати цей вид відпустки федеральними законами.

При заповненні форми Т-6 потрібно мати на увазі, що тривалість щорічної та додаткової оплачуваних відпусток обчислюється в календарних днях та максимальною межею не обмежується.

Порядок оформлення відпустки без збереження заробітної плати

Надання відпустки без збереження заробітної плати визначено ст. 128 ТК України. Він може представлятися працівникові за його письмовою заявою з сімейних обставин та інших поважних причин. Його тривалість визначається угодою між працівником та роботодавцем.

Є низка випадків, коли роботодавець не має права відмовити у наданні відпустки без збереження заробітної плати. Він зобов'язаний надативідпустка за наявності письмової заяви працівника:

учасникам Великої Вітчизняної війни – до 35 календарних днів на рік;
працюючим пенсіонерам по старості (за віком) – до 14 календарних днів на рік;
батькам та дружинам (чоловікам) військовослужбовців, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих при виконанні обов'язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов'язаного з проходженням військової служби, - до 14 календарних днів на рік;
працюючим інвалідам – до 60 календарних днів на рік;
працівникам у випадках:
народження дитини – до 5 календарних днів;
під час реєстрації шлюбу - до 5 календарних днів;
смерті близьких родичів – до 5 календарних днів.

Порядок оформлення відпустки на роботі за сумісництвом

Статтею 286 ТК Україна визначено, що якщо працівник в організації працює за сумісництвом, то щорічна оплачувана відпустка має надаватися йому одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, причому, якщо на роботі за сумісництвом працівник не відпрацював 6 місяців, відпустка йому повинна надаватися авансом. При цьому закон не передбачає обов'язки працівника повідомляти на роботі за сумісництвом про час своєї щорічної відпустки за основним місцем роботи. Отже необхідно враховувати: навіть якщо працівник-сумісник при складанні графіка відпусток вкаже ту чи іншу дату своєї відпустки, а потім напише заяву з проханням надати йому відпустку в інший час (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи), то роботодавець зобов'язаний буде надати йому відпустка у той час, про яку він просить, навіть якщо це не збігається із затвердженим графіком відпусток. У разі діє гарантія, встановлена ст. 286 ТКРФ.

Крім того, слід враховувати, що якщо на роботі за сумісництвом тривалість чергової відпустки менша, ніж тривалість відпустки за основним місцем роботи, то роботодавець на прохання працівника повинен надати суміснику відпустку без збереження заробітної плати відповідної тривалості.

При оформленні відпустки працівнику-суміснику форма Т-6 заповнюється і за основним місцем роботи, і в організації, де він є сумісником. Накази про надання відпустки працівнику будуть оформлені в кожній організації, але в їхньому тексті нічого не буде говорити про сумісництво.