Управління електронними документами

Програмний модуль "Управління електронними документами" призначений для вирішення завдань, обсяг та складність яких зростає разом із зростанням числа самих документів: пошук інформації, підтримання її в актуальному стані, забезпечення режиму конфіденційності та збереження документів тощо.

Для зберігання документів використовуються папки. Кожен тип документів (накази, листи, протоколи та ін.) має у системі свій життєвий цикл, що автоматично змінює стан документа під час роботи користувачів з ним.

Кожен документ може мати в системі необмежену кількість версій, при цьому версії того самого документа можуть бути в різних форматах.

Модуль використовує можливості файлових сховищ для роботи з документами великого обсягу, і навіть створення довгострокового електронного архіву документів.

Введення та перетворення документів

Для полегшення введення інформації з різних носіїв системи передбачено служби введення документів. Служби забезпечують масове введення документів зі сканерів, з МФУ ("сендерів"), папок файлових систем, факсів, ящиків електронної пошти і т.д.

Служби введення документів включають такі спеціальні послуги з інтеграції з обладнанням і захоплення образів документів, як: сервіс введення з факсу; сервіс уведення з електронної пошти; сервіс введення із файлової системи; сервіс вилучення штрих-коду; Сервіс перетворення на багатосторінковий TIFF-файл.

Служби введення документів також реалізують первинну обробку документів: наприклад, поділ потоку сторінок за різними ознаками – наявності та типу штрих-коду, білого листа, кількості сторінок тощо.

Подальше опрацювання введених у систему документів може здійснюватися службами перетворення документів,які переводять документи в інші формати (зокрема, у формати PDF та HTML) та витягують із них необхідну інформацію.

Організація зберігання електронних документів

Служби файлових сховищ системи дозволяють зберігати документи в електронному вигляді як у базі даних SQL-сервера, так і у файлових сховищах, що практично необмежено розширює доступний для зберігання документів простір та забезпечує потоковий доступ.

Можливості пошуку електронних документів

У системі передбачені різноманітні можливості для оперативного пошуку документів в електронному вигляді. Пошук може здійснюватися за заданими реквізитами картки документа, а також вмістом документа з урахуванням всіх граматичних форм слів на основі морфологічного аналізу (повнотекстовий пошук).

Є можливість здійснювати спеціалізований пошук електронних документів, використовуючи наперед визначені параметри пошуку, додаткові пошуки за найчастіше використовуваними критеріями, вільні пошуки, критерії яких задає користувач системи, а також можливість завдання для будь-якого документа пов'язаних з ним за змістом або логікою документів та переходу від одного пов'язаного документа до іншого, включаючи власні пов'язані документи.

Для пошуку документів за паперовим аналогом використовується технологія швидкої ідентифікації документа, яка, використовуючи маркування паперових аналогів документів унікальним штрихкодом, дозволяє користувачам, застосовуючи надалі сканер штрих-кодів, знайти електронний документ у системі оперативно та безпомилково. При цьому штрихкод дозволяє однозначно ідентифікувати документи та виключити помилки, спричинені розбіжністю електронного та паперового документів.

У системі передбачено і варіант так званого глобального пошуку, прияким результатом пошуку може стати будь-який об'єкт системи (документи, папки, завдання, завдання). Цей варіант зручний у тому випадку, коли користувач не знає, який об'єкт шуканий, і йому необхідно скористатися всіма джерелами інформації в системі для отримання необхідних даних. Пошук відображає користувачеві всі об'єкти системи, які містять фразу в картці та/або в тексті об'єкта (залежно від параметрів пошуку).

При цьому підтримується механізм релевантності повнотекстового пошуку, який здійснює перевірку відповідності результатів пошуку початкового запиту. Результати цієї перевірки відображаються як рейтинг знайдених об'єктів, за яким користувач може провести додаткове сортування для полегшення пошуку.

Крім того, реалізовано швидкий пошук, який дозволяє шукати документи, завдання, завдання, папки за критеріями пошуку Текст та Картка з урахуванням останніх налаштувань у вікні загального пошуку.

Система дозволяє використовувати будь-які програми для створення та редагування електронних документів (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw та ін.).

Для оперативного створення однотипних електронних документів використовуються шаблони, що визначають початковий вміст документа, наприклад, шаблони "Вхідний лист", "Рахунок на оптлату", "Розпорядження" і т.п. При цьому в текст документа можуть автоматично підставлятися поля, заповнені карткою документа. Крім того, робота з документами в електронному вигляді можлива за допомогою конструктора документів та майстрів дій. Конструктор документів дозволяє створювати типові документи (накази, службові записки, заяви, договори) з урахуванням вже підготовлених макетів. Генерація документа на основі макета, як правило,здійснюється за допомогою майстрів дій. Майстри дій дозволяють автоматизувати кілька однотипних, що йдуть підряд дій (щодо введення даних у процесі заповнення документа, відправлення документа на узгодження) з використанням інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу.

Крім створення документа засобами системи, користувач може внести в систему вже готовий документ з будь-якого файлу операційної системи, а також безпосередньо зі сканера за допомогою функції імпорту документів, або електронного листа.

Інтеграція з Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а також з пакетом офісних додатків OpenOffice.org, що безкоштовно розповсюджується, дозволяє відправляти документ на погодження безпосередньо з програми, працювати з його карткою, дивитися історію роботи з документом і пов'язані документи, вставляти штрих-код та порівнювати версії документів.

Життєвий цикл та версії електронного документа

Кожен документ у системі може мати необмежену кількість версій. Це дозволяє зберігати історію зміни змісту документа (наприклад, у процесі погодження) та уникати роботи із застарілою інформацією. При цьому версії того самого документа можуть бути представлені файлами різних форматів, що полегшує пошук, зберігання і доступ до документа і значно підвищує зручність роботи користувачів. Наприклад, версії, що виникають у процесі розробки та узгодження, можуть зберігатися у зручному для редагування форматі DOC, а остаточна узгоджена версія – у незмінному форматі PDF.

Версія електронного документа відбиває актуальність його вмісту. Кожна версія може бути в одному зі станів: у розробці, що діє, застаріла. Для візуального представлення стану версії використовується особливе зображенняшрифт.

Для кожного типу документа (листи, накази та ін.) у системі передбачається свій життєвий цикл, у якому задаються стадії життєвого циклу та правила переходу між ними. Перехід між стадіями може здійснюватись автоматично.

Забезпечення конфіденційності електронних документів

Одним із найважливіших функціональних завдань системи електронного документообігу та управління взаємодією є захист інформації від несанкціонованого доступу.

Конфіденційність документів, що зберігаються в системі, забезпечується такими можливостями:

Для запобігання прямому доступу до текстів документів, минаючи програмне середовище системи, реалізовані спеціальні засоби захисту файлових сховищ, так і сховищ на SQL-сервері.

Електронний підпис

Система підтримує два види ЕП: візуючу та стверджуючу. Візуючий електронний підпис свідчить про те, що користувач, який підписав документ, ознайомився з ним (завізував його). Стверджуючий підпис може бути поставлений обмеженим колом осіб у межах заданих повноважень та свідчить про остаточне затвердження документа. Підпис будь-якого виду, поставлений на версії документа, захищає його від наступних змін.

Організація колективної роботи з електронними документами

У разі одночасної роботи великої кількості користувачів у єдиному інформаційному просторі системи виникає проблема одночасного редагування одного документа кількома користувачами. Для вирішення цього завдання в системі передбачено спеціальний механізм блокувань, завдяки якому користувачі можуть одночасно редагувати різні версії документа та картку, а також створювати нові версії, у тому числі у різних форматах. При цьому рештакористувачі можуть переглядати редаговані версії та картку документа.

Тіньові копії документа, що автоматично створюються, дозволяють повернутися до випадково віддаленого або некоректно зміненого вмісту документа.

У системі є можливість отримання сповіщень про звільнення документа, якщо під час спроби відкриття цей документ уже заблоковано іншим користувачем. Це дозволяє швидко повернутися до документа одразу після того, як інший користувач звільнить його.

Система дозволяє працювати з окремими документами в автономному режимі (наприклад, забрати файл із системи «з собою», попрацювати з ним, потім повернути файл до системи).

Існують можливості експорту документа із системи та імпорту документа в систему, а також можливість блокування експортованого документа доти, доки не буде здійснено його повернення до системи.

Експорт документа також можливий не тільки в оригінальний формат, а й у ZIP-архів, PDF, а також спеціально розроблений відкритий формат структурованого електронного документа (ESD). ESD-документ містить усі атрибути картки та електронні підписи, тобто. зберігає юридичну значимість документа і може бути використаний для взаємодії із сторонніми організаціями.

Ефективність роботи з електронними документами

Таким чином, система підтримує повний спектр можливостей роботи з електронними документами, забезпечуючи підвищення ефективності роботи організації за рахунок:

  • швидкого введення інформації у систему;
  • швидкого пошуку необхідної інформації;
  • швидкого зіставлення паперового та електронного документів за штрихкодом;
  • надійного зберігання документів, зокрема. у різних форматах;
  • дотримання режимуконфіденційність доступу до документів;
  • підтримки гнучких життєвих циклів та актуальності стану документів;
  • запобігання втраті документів;
  • накопичення корпоративних знань;
  • застосування електронного підпису;
  • підтримка електронного документообігу між різними організаціями.

  • управління електронними документами
  • електронний архів
  • управління діловими процесами
  • канцелярія
  • управління договорами
  • управління нарадами
  • управління взаємодією з клієнтами
  • звернення громадян та організацій
  • територіально розподілена робота
  • інструменти користувальницької розробки
  • служби взаємодії та ЕЦП
  • служби файлових сховищ
  • служби введення документів
  • служби маркування та ідентифікації
  • інтеграція із суміжними системами
  • мобільний та веб-доступ

пропозиції, що дозволяють компанії Pba Consult бути універсальним джерелом задоволення Ваших інформаційних потреб.