УПРАВЛІННЯ КОМУНІКАЦІЯМИ, Управління внутрішніми комунікаціями організації - Ділові комунікації

В результаті вивчення цього розділу студент повинен:

знати

– цілі та завдання управління внутрішніми комунікаціями організації;
- Значення термінаpublicrelations і для чого організації потрібні зв'язки з громадськістю;
– знати сучасні системи керування зовнішніми комунікаціями;
– як діє система комунікації, спрямовану встановлення зв'язків із громадськістю;
- Які види текстів використовуються в PR-діяльності для передачі інформації;
– навіщо організаціям необхідно вибудовувати зв'язки з державними структурами – GR (Government Relations);
- як може бути організована робота GR-менеджера у компанії;
– чим обґрунтовано необхідність діяльності організацій та зв'язків з інвесторами;

вміти

володіти

–способами організації роботи з управління внутрішніми та зовнішніми комунікаціями організації.

Управління внутрішніми комунікаціями організації

Будь-яким процесом треба керувати, тим більше таким розгалуженим і важливим для життя організації, як рух інформації в процесі її діяльності. Надзвичайно важливо керувати технологічним (виробничим) процесом, процесами поставок та відвантаження продукції, процесом найму персоналу, навчання працівників та ін. Але управління всіма цими процесами не може здійснюватися без організації руху інформації.

Вдосконалення роботи з інформацією сьогодні ведеться дуже активно. При цьому основними напрямками є створення баз даних, комп'ютерних мереж, впровадження професійних програмних продуктів. Це, безумовно, дуже важливі аспекти, але лише технічними засобами нерозв'язати проблему вдосконалення комунікацій. Справа в тому, що основні проблеми лежать у полі "людина-людина", і удосконаленням взаємодії "людина-машина" цю проблему не вирішити. Однак лише деякі організації підходять до питання комплексно, вдосконалюючи всі важливі для комунікацій аспекти – і технічні, і аспекти людських взаємин, питання ставлення до роботи, та інших. Управління комунікаціями має здійснюватися системно, тобто. має бути створена цілісна, продумана система управління.

Основнимицілями роботи системи управління комунікаціямиє налагодження:

• інформаційну підтримку управлінських рішень;
• інформаційну підтримку управління змінами – реструктуризацію компанії, освоєння нових технологій, злиття бізнесів;
• скорочення опору змінам із боку працівників організації;
• виявлення комунікаційних та управлінських проблем компанії;
• формування корпоративної спільності колективу та створення мотивації співробітників;
• формування та підтримка корпоративної культури (корпоративних цінностей та норм поведінки).

Так само як і інші галузі функціонального менеджменту (кадрового, фінансового, управління якістю та ін.) управління комунікаціями випливає із цілей та стратегії організації, реалізується в тактичних рішеннях, має свої власні цілі, програми, бюджет.

Управління комунікаціями всередині організації необхідно для того, щоб сформувати і впорядкувати потоки циркулюючої в ній інформації. Велику роль грає реалізація цієї функції у формуванні ідеології підприємства. Спрямовані потоки інформації створюють психологічну атмосферу, трудовий настрій, допомагають уникнути конфліктів танерозуміння.

Робота фахівців із внутрішніх комунікацій відрізняється від підприємства до підприємства, через специфіку своєї діяльності. Нижче наведено зразковий список напрямів діяльності спеціаліста з внутрішніх комунікацій:

Як видно, робота з управління внутрішніми комунікаціями організації різноманітна та досить об'ємна. Рідко фахівець займається всіма перерахованими роботами одночасно та одноосібно. Як правило, якщо компанії потрібний широкий спектр діяльності в цій галузі, то створюється ціле підрозділ, наприклад, відділ внутрішніх комунікацій. Втім, навіть якщо є така необхідність, ухвалити рішення про створення такої структурної одиниці непросто.

Внутрішні комунікації є щодо новим видом роботи вітчизняних компаній. Потреба у них визнається нещодавно і, важливість управління внутрішніми комунікаціями найчастіше залишається недооціненою керівниками. Справді, далеко не всі керівники розуміють, навіщо потрібні внутрішні комунікації. Головний аргумент "проти" звучить приблизно так: "жили ж якось раніше" або "десятиліттями не було на підприємствах фахівців цього профілю і нічого, все функціонувало". Керівництво підприємства завжди вирішує питання доцільності та ефективності, тобто. співвідношення витрат (грошей, часу, зусиль) та результату. Знайти кваліфікованого спеціаліста, забезпечити всім необхідним для роботи, платити заробітну плату та податки – все це вимагає згаданих вище витрат. А який буде результат? Для великих компаній внутрішні комунікації – завдання для цілого колективу фахівців, отже витрати ще більше. Однак у великих компаніях і необхідність у внутрішніх комунікаціях очевидніша, а значить, рішення про створення відповідного підрозділупевною мірою приймається керівником легше.

Розглянемо докладніше, чому сучасна компанія на певному етапі свого розвитку не може обійтися без побудови системи управління внутрішніми комунікаціями.

У найзагальнішому вигляді діяльність у цій галузі має чотириосновні задачі.

- Формуватикорпоративну культуруорганізації;
-мотивуватиперсонал;
– формувати та підтримуватиімідж компанії-роботодавця;
- Підвищуватиефективність праці.

Корпоративна культураяк сукупність норм, правил, цінностей, етичних стандартів, що поділяються всіма співробітниками, формується у процесі роботи організації. Потрібно, щоб цей процес відбувався не стихійно, а цілеспрямовано. І тут можна сформувати корпоративну культуру, яка сприятиме ефективної роботі. Велику роль цьому процесі грають внутрішні комунікації.

Створення та підтримання іміджу компанії-роботодавця.Це робота, що має дві головні цілі: залучення в компанію кваліфікованих фахівців та утримання в ній вже наявних співробітників. Іншими словами, йдеться про дві цільові аудиторії - вже працюючих і потенційних співробітників компанії. І робота з обома цими аудиторіями є важливою для ефективності діяльності компанії в цілому. Завдання залучення вирішується шляхом транслювання у зовнішнє середовище позитивної інформації про компанію-роботодавця.

Утримання співробітників тобто називається підвищенням їх "лояльності". Лояльний співробітник - це, в ідеалі, людина, що розділяє цілі компанії-роботодавця, відданий її інтересам, всебічно зацікавлена в її успіху. Лояльнихспівробітників серед найманих працівників мало, набагато менше, ніж роботодавцям хотілося б думати. Підвищення лояльності співробітників великою мірою забезпечується грамотною та своєчасною подачею інформації, що знову ж таки є результатом роботи з управління внутрішніми комунікаціями.

Підвищення ефективності праці.Мотивація персоналу, про яку говорилося раніше, призводить в кінцевому підсумку до підвищення ефективності праці. Однак є у внутрішніх комунікацій ще одна функція, що дозволяє впливати на ефективність безпосередньо. Йдеться створення так званих неформальних горизонтальних зв'язків.

Неформальні зв'язки надзвичайно важливі, тому що для взаємодії і, тим більше для співпраці, співробітників різних відділів має сенс як мінімум перезнайомити. Дати чи запитати пораду, попросити чи запропонувати допомогу, "підкинути" ідею чи отримати її – все це значно підвищує швидкість та ефективність роботи. Особливо якщо спілкуватися безпосередньо, минаючи формальні бюрократичні канали. Для цього має сенс знати колег "в обличчя" та за іменами, а також уявляти, хто чим займається. Навіть у випадку, якщо в компанії є добре розвинений майданчик для спілкування онлайн, з колегами, щонайменше, з сусідами по офісу, завжди корисно бути знайомим особисто.

Засобами внутрішніх комунікацій можна домогтися формування стійких неформальних зв'язків, отже, об'єднання і згуртування, чи, як мінімум, знайомства співробітників із різних відділів.

За атмосферу командну роботу всередині кожного відділу відповідає безпосередній начальник. Відносини між співробітниками компанії в цілому часто пускаються на самоплив. І результат далеко не завжди можна вважати добрим чи хоча б задовільним.

Крім того, приНаявність високо розвиненої системи неформальних комунікацій значно полегшується процес адаптації, тобто. входження до організації нових співробітників. Для компанії це означає, що новий співробітник швидше почне приносити користь компанії.

Управління внутрішніми комунікаціями- це діяльність на стику HR (Human Resources, кадри) та PR (Public Relations - зв'язки з громадськістю). Відділ внутрішніх комунікацій може належати до HR, PR-департаменту або департаменту з якоюсь узагальненою назвою.